Quer importar pagamentos em massa de uma planilha sua pro sistema? É só usar a importação inteligente do Mais Controle.
Essa funcionalidade é perfeita para você que precisa inserir um grande volume de despesas retroativas de uma única vez, normalmente no momento do início do uso do sistema.
Então, confira o passo a passo.
1) Baixando a planilha modelo e importando seus dados pro sistema
➡️Passo a passo:
1.1) Comece acessando: Financeiro → Pagamentos → Lançamentos.
1.2) Clique nos 3 pontinhos e na opção de Importar:
1.3) Na nova tela, clique em Baixar Planilha Modelo.
1.4) No seu computador, abra a planilha modelo. É nela que você vai copiar e colar seus dados. Antes de preenchê-la, confira algumas informações.
⚠️Atenção! O preenchimento correto da planilha garante que os seus Pagamentos serão importados para a sua conta do Mais Controle.
Na primeira aba da planilha, você irá encontrar instruções importantes para a importação. Leia atentamente:
Apenas Pagamentos à vista (parcela única) podem ser importados.
Deverá ser cadastrado um único Centro de Custo por pagamento.
A planilha não poderá conter mais de 2.000 registros.
O campo Descrição não poderá conter mais de 200 caracteres.
Os valores não podem conter mais de duas casas decimais.
Não é permitido importar texto nas colunas de datas. Caso necessário substitua "/" por "-" nas colunas de datas.
❗IMPORTANTE: todos os campos com asterisco* na planilha possuem preenchimento obrigatório. Os demais campos podem ser vazios.
1.5) Ciente dessas informações, copie os seus pagamentos para a segunda aba: Planilha de Importação. E, se precisar de um modelo, olhe a terceira aba: Planilha Exemplo.
📖 Significados de algumas palavras da planilha:
Data de competência: data de emissão da nota fiscal, data da compra ou data de contrato.
Data de vencimento: data-limite para o pagamento.
Data de pagamento: data em que foi feito o pagamento/a baixa. Se ainda não foi pago, deixe em branco.
Pago a: informe para quem foi pago (profissional ou fornecedor).
Categoria: informe se esse pagamento é um Material, Mão de Obra, Equipamento…
Quem paga: se o responsável pelo Pagamento é a sua Empresa ou o Cliente.
Centro de Custo: é o local que essa despesa será apropriada. Pode ser para uma Obra ou para a sua Empresa.Índice Etapa/Item: use este campo se desejar vincular o Pagamento a uma Etapa/Item do Orçamento.
Sempre que estiver com dúvida, passe o mouse sobre a descrição da Coluna e leia as orientações. Exemplo:
1.6) Com tudo preenchido, basta salvar o arquivo no seu computador e importá-lo, clicando em Selecionar Arquivo.
1.7) O sistema vai verificar algumas informações da sua planilha e você passa para a segunda etapa: Cadastros de dados.
2) Verificando se os dados estão cadastrados no sistema
Depois, o sistema verifica se os dados necessários para a importação já estão cadastrados no sistema. Se estiverem cadastrados, você já será direcionado para a etapa de análise de dados.
Se não estiverem cadastrados, vai aparecer uma tela para você realizar este cadastro. Na parte inferior da tela, aparece uma mensagem informando quantas pendências existem na sua planilha.
Confira o exemplo de uma planilha em que as contas bancárias do Inter e Bradesco ainda não estavam cadastradas no sistema.
Neste caso, foi necessário preencher o proprietário da conta bancária e Salvar.
📖 Dica!
O prático é que, assim que você faz o cadastro nesta tela, as informações já são cadastradas automaticamente no sistema, evitando seu retrabalho!
3) Análise dos dados
Nesta etapa, o sistema vai avaliar:
❌ se algo foi preenchido de forma incorreta;
📝se alguma informação essencial para a importação não foi preenchida;
✅ se todas as informações essenciais foram preenchidas.
Nos 3 casos, o sistema também vai te avisar com uma mensagem no fim da página.
E, para saber o que está faltando ou incorreto, observe o fim da linha. Vai aparecer uma mensagem com o selo de inválido, basta estacionar o mouse nela para entender o problema detectado.
Confira o exemplo desta planilha em que o erro foi que pessoa cadastrou uma Obra, mas o Centro de Custo era Empresa:
📖 Dica!
Essa também é uma boa hora para terminar o preenchimento dos seus dados. Ainda que não sejam dados obrigatórios, é uma forma de você já deixar seu Mais Controle mais completo!
Aproveite que este tela já mostra, de forma prática e visual, um ícone de um lápis nas linhas em que algo ficou em branco!
Então, faça os ajustes necessários. Assim que terminar de fazer os ajustes, o botão de Finalizar Importação vai ficar verde, o que significa que você já pode clicar nele para finalizar.
4) Finalização
Na última etapa, o sistema mostra uma mensagem que está tudo ok com sua Importação e já te direciona para a tela dos Lançamentos, mostrando as suas informações importadas.
Confira se está tudo ok e pronto!
Agora, você já pode focar nos seus próximos pagamentos de hoje em diante.
Espero ter conseguido te ajudar.
Caso ainda esteja com dúvidas, nos chame no Chat de Suporte!🚀
Um abraço!
Equipe Mais Controle 👷🏽