Assista ao vídeo tutorial:
A) Por que criar uma Medição de Contrato no Mais Controle?
Gerenciar contratos é uma tarefa difícil quando se tem muitos serviços com terceirizados. Ao cadastrar uma medição de contrato no Mais Controle, você consegue:
ter controle sobre todos os contratos;
saber o saldo e quanto ainda falta para terminar;
consultar e armazenar toda a evolução do contrato.
B) Passo a passo para cadastrar uma Medição de Contratos
Acesse o menu Obras e clique em Medição de Contratos. Logo em seguida, clique no botão + Novo Contrato.
Ao abrir a janela de Novo contrato, insira os campos necessários, como:
Obra;
Neste campo, você seleciona a obra deste contrato.
Fornecedor;
Neste campo, você seleciona o fornecedor com quem está realizando o contrato. Lembre-se de que este fornecedor deverá estar cadastrado em Catálogo > Fornecedores ou Catálogo > Profissionais.
Tipo de serviço;
Este é o tipo de serviço que vai ser realizado no contrato. Exemplo: marcenaria. A lista de serviços fica cadastrada em Configurações > Gerenciar Termos > Tipos de Composição.
Título do contrato (opcional).
Neste campo, que é opcional, você pode dar um título que mostre o que é o contrato. Exemplo: Serviço com mão de obra e material.
Depois de inserir as informações, clique no botão Criar contrato.
C) Como cadastrar serviços do Contrato
O próximo passo é você começar o preenchimento dos serviços do seu contrato. Você tem 3 opções:
Incluir uma nova etapa manualmente; ou
Importar Excel; ou
Importar Etapa de Orçamento.
Conheça os detalhes de cada uma das opções:
Incluir uma nova etapa manualmente:
Nessa opção, você pode começar a incluir suas etapas, subetapas e itens de forma manual ou importar de orçamentos existentes de suas obras.
Importar itens de uma planilha modelo (botão Importar Excel):
Ao escolher a opção Importar Excel, vai aparecer uma nova tela com as etapas de importação de planilha no Mais Controle. Siga os passos:
a) Nesta nova tela, clique no botão Baixar Planilha para baixar uma planilha modelo.b) No seu computador, preencha essa planilha modelo com os itens do seu contrato.
c) Depois, volte para esta tela do sistema e clique no botão Importar Planilha.
d) Importe a planilha modelo que você preencheu.
Importar Etapa de Orçamento
Aqui, você seleciona a Obra e importa diretamente a Etapa dessa Obra para sua Medição de Contratos.
D) Vinculando etapas e itens ao Orçamento
E, se desejar, vincule as etapas e itens de um contrato às respectivas etapas e itens do seu Orçamento. Isso garante a rastreabilidade financeira e automatiza a apropriação de insumos durante a geração de Medições. Confira o vídeo:
Ou leia o passo a passo:
4. 1 . Clique no botão Configurar Vínculos.
📖Dica!
Para o botão Configurar Vínculos aparecer habilitado para você, é preciso cumprir 3 passos:
1º) A Obra precisa ter Orçamento criado.
2º) A opção Editar serviços do contrato precisa estar habilitada:
3º) E o Contrato precisa ter itens de Orçamento:
Se fizer tudo isso e ainda não habilitar, tecle F5 para atualizar a página. Assim você vai conseguir configurar o vínculo, ok?
4.2 Vai ser exibida uma tela para você vincular cada item do Contrato ao respectivo item do Orçamento.
4.3 Por padrão, o tipo de vínculo do Contrato vem selecionado com a opção por Etapas. Se precisar alterar, clique em Alterar tipo. Então escolha se quer que o vínculo seja por etapas; por itens ou subetapas.
4.4 Depois, selecione a correspondência no lado direito da tela.
4.5 Se desejar que todos os itens do Contrato sejam vinculados ao mesmo item do Orçamento, selecione o primeiro vínculo e depois ligue o botão Sincronizar todos os seletores.
4.6 Note que: ao selecionar as etapas, vai aparecer escrito Vinculado do lado direito de cada vínculo. E essa informação já fica salva automaticamente.
4.7 E se precisar abrir o Orçamento completo, é só clicar em: Você pode visualizar todo o Orçamento aqui.
4.8 Mas se quiser apagar todos os vínculos que acabou de fazer, clique em Limpar todos os vínculos.
4.9 Repare ainda que vai aparecer um símbolo de um elo verde, indicando o vínculo e a que está vinculado:
5) Pronto!!! Seus serviços estão inseridos, e seu contrato está criado. Agora, confira como seu Lançamento Financeiro da Medição fica prático quando você faz este vínculo:
- Ao clicar no símbolo do $ para fazer o Lançamento Financeiro da Medição do Contrato, a apropriação já vem pronta.
E) Habilitando ou desabilitando a edição de serviços do contrato
Um recurso que pode ajudar a manter a segurança dos dados do seu contrato é o bloqueio de edição de serviços do contrato.
Ao desabilitar a opção Editar serviços do contrato, ele estará protegido contra qualquer alteração de pessoas usuárias que não tenham permissão para habilitar a edição.
Para que uma pessoa tenha a permissão de habilitar ou desabilitar essa edição , ela precisa ter Alçada. Consulte aqui como conceder alçadas (artigo de configurações iniciais de contatos).
Dica: anexe arquivos nos seus contratos!
Manter os documentos centralizados é uma boa prática para que você tenha todo o histórico do contrato em um único lugar.
Por isso, uma dica é usar a função de anexar arquivos referentes àquela medição de contrato. Isso vai facilitar qualquer tipo de consulta futura!
Anexe seus documentos na aba Arquivos:
Espero ter conseguido te ajudar. 🚀
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Caso ainda tenha dúvidas, nos acione no Chat de Suporte!
Um abraço!
Equipe Mais Controle 👷🏽