⚠️ Offert sur demande pour les restaurants hors Québec. La disponibilité au Québec suivra une fois la certification MEV complétée. Intéressé? Contactez votre représentant des ventes pour l'activer.

Grands groupes, banquets, service aux chambres : il arrive qu'un montant doive s'ajouter automatiquement à l'addition plutôt que de dépendre du client. Virtuo vous permet de définir des frais de service ou un pourboire obligatoire, de les attacher à un centre de revenus et de laisser le POS les appliquer de lui-même lorsqu'une facture atteint un montant minimum ou un nombre de couverts — ou de laisser le serveur les ajouter à la main.

Frais de service ou pourboire? Choisissez d'abord le bon

	Frais de service	Pourboire
Où va l'argent	Vos revenus	Le pourboire du serveur
Taxable	Toujours	À votre choix — sauf au Québec, où c'est toujours taxable
Sur le total de la facture	Inclus dans le total	Affiché séparément et dû en plus du total
Dans vos rapports	Ventes et Revenus → Frais de service	Ventes et Revenus → Pourboire et gratifications

Un seul des deux peut être sur une facture à la fois. Le client peut toujours laisser un pourboire volontaire en plus.

1. Créer le frais

Dans le back office, ouvrez Frais de service & pourboire, choisissez l'onglet Frais de service ou Pourboire, puis Créer un frais de service ou Créer un pourboire.

Nom — pour votre référence. Les serveurs ne le voient que si le POS leur demande de choisir entre frais de service et pourboire. Il n'est pas imprimé sur le reçu.
Taux — un pourcentage. Laissez-le vide et le serveur tape le pourcentage sur le POS chaque fois. Un frais automatique doit avoir un taux.
Taxable / Non taxable (pourboire seulement) — les emplacements au Québec sont verrouillés à Taxable. Ailleurs, vérifiez les règles qui s'appliquent chez vous avant de choisir Non taxable : à certains endroits, un pourboire que le client ne peut pas refuser doit être taxé.
Traitement des rabais — Après rabais (par défaut) ou Avant rabais. Les emplacements au Québec sont verrouillés à Après rabais.
Catégories de produits — le taux s'applique uniquement au sous-total des catégories sélectionnées. Appliquer à toutes les catégories de produits inclut aussi les catégories créées par la suite. Les cartes-cadeaux, les surcharges et les frais de livraison ne font jamais partie de la base. Les frais de livraison eux-mêmes se configurent sur la plateforme de livraison (UEAT, par exemple), pas ici — voir Commande externe (UEAT).
Condition d'application — Appliquer à toutes les additions, Dépense minimale ou Nombre de couverts minimum. La dépense minimale se mesure sur les catégories sélectionnées, après rabais et avant taxes.
Déclencheur — Automatique — appliqué lorsque la condition est remplie ou Manuel uniquement — le serveur doit l'ajouter explicitement.

2. L'attacher à un centre de revenus

Allez dans Centres de revenus, ouvrez le centre de revenus et son onglet Frais de service & pourboire. Choisissez un Frais de service et un Pourboire, ou Aucun. Rien ne s'applique sur le POS tant que cette étape n'est pas faite, et chaque centre de revenus ne porte qu'un frais de chaque type.

3. Configurer les couverts (si un frais en dépend)

Allez dans Méthodes de commande, ouvrez la méthode (le service aux tables, par exemple) et repérez Configuration des couverts :

Définir automatiquement le nombre de couverts selon le nombre de sièges (par défaut) — les couverts suivent les sièges utilisés; les serveurs n'entrent rien.
Nombre de couverts par défaut peu importe le nombre de sièges — chaque commande commence à 0 couvert ou 1 couvert et les serveurs l'ajustent.
Demander le nombre de couverts lors du début d'une nouvelle commande — le POS le demande avant que quoi que ce soit soit commandé. L'invite ne peut pas être ignorée.

4. Donner la permission aux bons rôles

Dans POS Rôles et permissions, trois permissions comptent : Ajouter/Modifier les frais de service, Ajouter un pourboire et Modifier le nombre de couvertures. Sans les deux premières, ajouter, modifier ou retirer un frais sur le POS demande le NIP d'un gestionnaire. Les frais automatiques s'appliquent sans aucune permission. À régler sur vos rôles de gestionnaires avant la première grosse soirée, pas pendant.

Ce qui se passe sur le POS

Les frais automatiques apparaissent dans la commande dès que la condition est remplie et disparaissent si elle ne l'est plus — des articles annulés qui font passer sous le minimum, par exemple. Ils sont revérifiés à chaque changement d'articles, de prix ou de couverts, et une dernière fois au paiement ou à l'impression.
Si un centre de revenus a à la fois des frais de service automatiques et une gratification automatique, le POS demande une fois à l'ouverture de la table : Des frais de service (…) et une gratification obligatoire (…) s'appliquent. Lequel souhaitez-vous ajouter? — Frais de service ou Gratification. Si vous ne voulez pas que les serveurs tranchent à chaque table, ne rendez qu'un des deux automatique.
Pour en ajouter un à la main, ouvrez l'écran de paiement et utilisez l'onglet Frais de service ou Gratification. Si le frais a un taux, il s'applique tout de suite; sinon, un clavier demande le pourcentage.
Grisé? Le centre de revenus n'a pas de frais de ce type, aucun article de la facture n'est dans ses catégories, ou la condition n'est pas encore remplie. Un frais à nombre de couverts minimum non atteint n'affiche aucun message — l'onglet est simplement grisé.
Pour en retirer un, touchez l'icône de poubelle à côté de la ligne sur l'écran de paiement. Un frais automatique retiré reste visible, barré, avec un + pour le remettre — et il ne se réappliquera pas de lui-même pour le reste de la commande.

Les couverts sur le POS

En mode table, la bande des sièges affiche un bouton Couv. avec le nombre actuel. Touchez-le pour ouvrir Entrez le nombre de couverts. Le nombre ne peut pas descendre sous le siège le plus élevé qui a déjà des articles, et le maximum est 999. Les couverts limitent aussi le nombre de sièges qu'un serveur peut ouvrir sur la table, et un transfert vers une autre table refuse les sièges au-delà du nombre de couverts de la table de destination.

Les couverts s'impriment sur la facture et apparaissent sur vos lectures sous Couverts, Couverts servis et Vente moyenne par couvert. Ils n'alimentent pas les rapports du back office.

Remboursements

Un remboursement complet crédite tout, frais inclus. Sur un remboursement partiel par articles, les frais de service sont remboursés en proportion des articles remboursés. Le pourboire ne l'est pas — il ne revient que si la ligne de pourboire elle-même est remboursée.

Sur vos lectures et rapports

Lecture, section Frais supplémentaires : Frais de service, Gratuité (taxable), Gratuité (non-taxable).
Lecture, section des taxes : Frais taxables regroupe les frais de service, la gratification taxable et la surcharge taxable; Frais non-taxables regroupe la surcharge non taxable. Une gratification non taxable est un pourboire, donc elle n'apparaît dans aucun des deux.
Les paiements par mode comptent la gratification dans la colonne des pourboires, et Pourboires et gratifications sur le rapport de fin de quart l'inclut.
Back office, Ventes et Revenus : les frais de service sont dans vos ventes sous Frais de service; la gratification est listée sous Gratifications (taxable, inclus dans le pourboire) ou Gratifications (non-taxable, inclus dans le pourboire) et dans Pourboire et gratifications. Elle ne fait jamais partie de vos revenus réglés.

Québec

Une gratification est toujours taxable et est déclarée au MEV-WEB comme un frais : elle apparaît comme Frais de service sur le reçu — jamais comme un pourboire. Le traitement des rabais est toujours Après rabais.

Si vous voyez l'un de ces messages

Les frais de service nécessitent un montant minimum de 50,00 $ pour être appliqués. / La gratification obligatoire nécessite un montant minimum de 50,00 $ pour être appliquée. — le sous-total des catégories du frais est sous le minimum que vous avez fixé. Ajoutez des articles ou baissez le minimum dans le back office.
L'ajout de frais de service nécessite une autorisation du gestionnaire (aussi La modification des frais de service…, Le retrait des frais de service…, et les trois mêmes pour une gratification) — le rôle connecté n'a pas Ajouter/Modifier les frais de service ou Ajouter un pourboire. Un gestionnaire entre son NIP, ou vous accordez la permission au rôle.
Ce gestionnaire n'a pas la permission requise — le gestionnaire qui a entré le NIP ne l'a pas non plus.
La table ciblée a 4 couverts, le client 5 ne peut donc pas être utilisé — augmentez les couverts de la table de destination avant de transférer.
La valeur minimale est de 3. / La valeur maximale est de 999. — sur le clavier des couverts : impossible de mettre moins de couverts que de sièges déjà utilisés, ou plus de 999.

💰 Frais de service et pourboire obligatoire