Als je werknemers een budget hebben voor woon-werkverkeer (= Flex budget) of een budget voor professionele verplaatsingen (= Business budget), dan kan het handig zijn om hun uitgaven te beperken op niet-werkdagen, d.w.z. weekends en/of feestdagen. Maar je wil natuurlijk ook niet dat ze niet kunnen laden of tanken wanneer dat nodig is.
Het correct instellen van je uitgavenbeperkingen in Mbrella kan in het begin ingewikkeld lijken, maar wij helpen je er doorheen! Zodra je uitgavenbeperkingen correct zijn ingesteld, hoef je je er geen zorgen meer over te maken.
Waar kan je de uitgavenbeperkingen beheren
Ga in Mbrella naar "Uitgaven"
Klik rechtsboven op "Uitgavenbeperkingen"
Zorg ervoor dat je hier de juiste uitgavencategorieën selecteert;
💡Je ziet een kolom met elke categorie per budget
💡Je kan de vakjes uitvinken voor de budgetten die je niet gebruikt in jouw bedrijf, maar dit is niet noodzakelijk
💡De kolom "geen budget" laat toe om uitgaven aan te maken zonder budget. Als je werknemers geen uitgaven buiten hun budget mogen doen, vink dan al deze vakjes uit. Let op dat Mbrella de categorie "Openbaar vervoer" nodig heeft als Mbrella je derdebetalersovereenkomsten voor openbaar vervoer beheert!
Klik op het tweede tabblad: "Kalender"
Je ziet hier 2 secties:
Budgetgebruik toestaan tijdens weekends en op feestdagen
Schakel kalenderbeperkingen uit voor specifieke categorieën
In deze laatste sectie kan je de kalenderbeperkingen voor Laden, Brandstof en Parkeren afzonderlijk beheren.
Hoe kan je de kalenderbeperkingen voor Laden, Brandstof en Parkeren correct instellen?
Kosten voor laden, brandstof en parkeren zijn wettelijk uitgesloten van het wettelijk mobiliteitsbudget. Deze kalenderbeperkingen hebben daarom geen invloed op je Wettelijk Mobiliteitsbudget.
Het Flex budget wordt echter vaak gebruikt voor woon-werkverkeer en het Zakelijk budget voor professionele verplaatsingen. Daarom wil je misschien dat je werknemers deze budgetten niet kunnen gebruiken tijdens het weekend en op feestdagen. Maar je wilt natuurlijk niet dat je werknemers langs de kant van de weg staan en niet kunnen laden, tanken of parkeren. Daarom willen we deze uitgavencategorieën wel toegankelijk maken tijdens het weekend en op feestdagen.
Als je werknemers kosten voor laden, brandstof en/of parkeren mogen maken met hun Flex of Business budget, zorg er dan voor dat deze categorieën zijn geselecteerd in de uitgavenbeperkingen, in de kolom onder het juiste budget.
Als je niet wilt dat werknemers hun Flex of Business budget gebruiken tijdens het weekend en op feestdagen, zorg er dan voor dat deze vakjes niet zijn aangevinkt onder "Kalender" - Sectie 1: "Budgetgebruik toestaan tijdens weekends en op feestdagen".
Als je een uitzondering wilt maken op deze regel voor kosten voor laden, brandstof en/of parkeren, vink dan de betreffende vakjes aan onder "Kalender" - Sectie 2: "Schakel kalenderbeperkingen uit voor specifieke categorieën".
Zo kunnen je werknemers Mbrella Pay niet gebruiken of uitgaven aanmaken in Mbrella op een weekend- of feestdag. Maar ze zullen wel hun kaart kunnen gebruiken en/of uitgaven kunnen toevoegen in de categorieën laden, brandstof en/of parkeren.
💡 Als je de kalenderbeperkingen uitschakelt, worden de instellingen uit de bovenstaande sectie opgeheven, wat betekent dat je Flex- en Business-uitgaven tijdens het weekend en op feestdagen toestaat of blokkeert. Er wordt hier geen onderscheid gemaakt tussen het Flex en Business budget. Maak je geen zorgen, over het algemeen zijn deze uitgavencategorieën gekoppeld aan een van deze budgetten en niet aan beide.
Een voorbeeld voor het zakelijke budget, waarin laden en brandstof zijn toegestaan op weekend- en feestdagen, maar parkeerkosten zijn geblokkeerd tijdens weekenden en feestdagen.
De uitgavenbeperkingen
Brandstof, parkeren en laden zijn aangevinkt in de kolom "Zakelijk"
De kalenderbeperkingen
Sectie 1: Budgetgebruik toestaan tijdens weekends en op feestdagen
Zowel het weekend als de feestdagen zijn niet aangevinkt.
= Zakelijke uitgaven zijn niet toegestaan tijdens het weekend en op feestdagen.
Dit betekent dat je werknemers op die dagen geen uitgaven kunnen toevoegen aan het zakelijke budget (zoals taxi of gedeelde mobiliteit).
Sectie 2: Schakel kalenderbeperkingen uit voor specifieke categorieën
Laden en Brandstof zijn ingeschakeld. Parkeren is uitgeschakeld
= Kosten voor laden en brandstof zijn toegestaan tijdens het weekend en op feestdagen.
Parkeren is niet toegestaan tijdens het weekend en op feestdagen.
Dit betekent dat je werknemers geen kosten voor taxi of gedeelde mobiliteit of parkeren kunnen toevoegen aan het zakelijke budget. Maar ze kunnen wel kosten voor opladen en brandstof toevoegen (hetzelfde geldt voor kosten gemaakt met Mbrella Pay).
We hopen dat dit verduidelijkt hoe je de uitgavenbeperkingen kan instellen in lijn met het mobiliteitsbeleid van jouw bedrijf. Aarzel niet om contact op te nemen met je Account Manager of support@mbrella.eu voor meer informatie.