Übersicht der Rollen
Unser System kennt sechs Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen.
Administrator
Für wen: Geschäftsführung, IT-Verantwortliche
Der Administrator hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Bereiche:
Vollzugriff auf alle Module
Verwaltung von Benutzern und Rollen
Konfiguration aller Einstellungen
Verwaltung von Integrationen
Zugriff auf Personalverwaltung
Kann alle Rollen zuweisen (inkl. Administrator-Rolle)
Einschränkungen: Keine
Büroleiter
Für wen: Büro- und Verwaltungspersonal
Der Büroleiter hat weitreichende Rechte für den operativen Betrieb:
Vollzugriff auf Aktivitäten und Planung
Verwaltung der Zeiterfassung und Personalverwaltung
Verwaltung von Benutzern und Rollenzuweisung (außer Administrator-Rolle)
Bearbeitung von Vorlagen
Einschränkungen:
Kann keine Administrator-Rolle zuweisen
Kann Administratoren nicht herabstufen
Kann keine Administratoren erstellen, einladen oder bearbeiten
Einstellungen zu Integrationen und Zeiterfassung nur im Lesemodus
Tipp: Ideal für Personen, die das Tagesgeschäft organisieren und die meisten administrativen Aufgaben übernehmen.
Projektmanager
Für wen: Projekt- und Teamleiter, Disponenten
Der Projektmanager fokussiert sich auf Projekt- und Terminmanagement:
Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten
Erstellen und Verwalten von Terminen
Vollständige Sicht im Kalender
Zugriff auf alle Aktivitäten
Verwaltung von Dateivorlagen
Einschränkungen:
Kein Zugriff auf Personalverwaltung (Abwesenheiten, Arbeitszeitpläne)
Keine Benutzer- oder Rollenverwaltung
Die meisten Einstellungen nur im Lesemodus
Tipp: Perfekt für die operative Planung ohne Personalverantwortung.
Service-Mitarbeiter
Für wen: Techniker und Service-Mitarbeiter mit erhöhten Rechten
Der Service-Mitarbeiter kann aktiv an der Planung teilnehmen:
Sieht und bearbeitet freigegebene Aktivitäten
Kann eigene Termine anlegen
Bearbeitung von eigenen Terminen in zugewiesenen Aktivitäten
Upload und Verwaltung von Dateien
Dokumentation in Aktivitäten
Einschränkungen:
Kein Zugriff auf Personalverwaltung oder Einstellungen
Sieht nur eigene bzw. zugewiesene Aktivitäten
Kann keine neuen Aktivitäten erstellen
Kann nur eigene Termine erstellen
Tipp: Gut geeignet für erfahrene Mitarbeiter, die selbstständig ihre Termine organisieren.
Mitarbeiter
Für wen: Standard-Mitarbeiter, ausführende Kräfte
Der Mitarbeiter hat Zugriff auf seine zugewiesenen Aufgaben:
Zugriff auf freigegebene Aktivitäten und Termine
Kann Status und Beschreibungen bearbeiten
Upload von Dateien
Schreiben in der Dokumentation
Erfassung eigener Arbeitszeiten
Einschränkungen:
Kein Zugriff auf Personalverwaltung oder Einstellungen
Keine Erstellung von Aktivitäten oder Terminen
Sieht nur zugewiesene Aktivitäten
Kann nur eigene Dateien löschen
Tipp: Die Standardrolle für die meisten Teammitglieder.
Betrachter
Für wen: Controlling, Geschäftsführung mit reinem Überblicksinteresse
Der Betrachter hat reinen Lesezugriff:
Lesezugriff auf Kalender und alle Aktivitäten
Ansicht von Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Export von Arbeitszeiten
Einschränkungen:
Keine Bearbeitungsrechte in allen Modulen
Kann keine Daten erstellen, ändern oder löschen
Tipp: Ideal für Personen, die einen detaillierten Überblick benötigen, ohne aktiv einzugreifen.
Detaillierte Berechtigungen nach Bereichen
ℹ️ Die folgenden Tabellen beschreiben die Web-App-Oberfläche. Nutzt du die neue native App? Navigation und einige Funktionen unterscheiden sich. Alle Details findest du im Artikel „Unterschiede zwischen Web-App und mobiler App".
Hier findest du eine Übersicht, welche Rollen in welchen Bereichen arbeiten können.
Legende:
✅ = Voller Zugriff
⚠️ = Eingeschränkter Zugriff
❌ = Kein Zugriff
Dashboard / Meine Zeitguthaben
Rolle | Aktuelle Meldungen sehen | Meine Zeitguthaben | Abwesenheitsanträge stellen | Team-Einladungen verwalten |
Administrator | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Service-Mitarbeiter | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
Mitarbeiter | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Meine Zeitguthaben: Administrator & Büroleiter nutzen die Mitarbeiterseite. Projektmanager hat „Meine Zeitguthaben" als eigenen Menüpunkt. Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter finden „Meine Zeitguthaben" auf dem Dashboard.
Abwesenheitsanträge stellen: Administrator & Büroleiter erstellen Abwesenheiten direkt über die Mitarbeiterseite mit Status „genehmigt". Projektmanager reicht eigene Anträge über „Meine Zeitguthaben" ein, nicht über das Dashboard. Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter können eigene Anträge (Status: ausstehend) über das Dashboard einreichen.
Aktivitäten
Rolle | Sehen | Erstellen | Bearbeiten | Löschen |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ⚠️ Nur zugewiesene | ❌ | ⚠️ Eingeschränkt | ❌ |
Mitarbeiter | ⚠️ Nur zugewiesene | ❌ | ⚠️ Eingeschränkt | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter: Sehen nur Aktivitäten, denen sie zugewiesen wurden. Bearbeiten können sie nur Beschreibung, Adresse und Status – alle anderen Felder sind gesperrt.
Termine
Rolle | Sehen | Erstellen | Bearbeiten | Löschen |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ✅ | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene |
Mitarbeiter | ✅ | ❌ | ⚠️ Eingeschränkt | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Service-Mitarbeiter: Sieht alle Termine in zugewiesenen Aktivitäten. Kann eigene Termine erstellen, bearbeiten und löschen.
Mitarbeiter: Sieht alle Termine in zugewiesenen Aktivitäten. Kann bei zugewiesenen Terminen Status und Beschreibung bearbeiten.
Hinweis: Service-Mitarbeiter und Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf den Planungskalender. Termine werden über „Meine Termine" verwaltet.
Kontakte – Kontaktseite
Rolle | Sehen | Erstellen | Bearbeiten | Löschen |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Service-Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Kontakte – in Aktivitäten
Rolle | Sehen | Zuweisen / Erstellen / Bearbeiten |
Administrator | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ⚠️ Nur zugewiesene | ❌ |
Mitarbeiter | ⚠️ Nur zugewiesene | ❌ |
Betrachter | ❌ | ❌ |
Hinweis: Die Kontaktseite im Menü und Kontakte innerhalb von Aktivitäten sind zwei verschiedene Zugangswege auf dieselben Daten. Projektmanager haben keinen Zugriff auf die Kontaktseite, können aber innerhalb einer Aktivität Kontakte auswählen, erstellen und bearbeiten. Service-Mitarbeiter und Mitarbeiter können Kontakte in ihren zugewiesenen Aktivitäten nur einsehen.
Dateien
Rolle | Sehen | Hochladen | Download | Bearbeiten | Löschen | Dateifilter |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ✅ | ✅ | ✅ | ⚠️ Basis-Editor | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur nutzen |
Mitarbeiter | ✅ | ✅ | ✅ | ⚠️ Basis-Editor | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur nutzen |
Betrachter | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Administrator, Büroleiter, Projektmanager: Voller PDF-Editor verfügbar.
Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter: Zugriff nur auf Dateien in zugewiesenen Aktivitäten. Steht nur der Basis-PDF-Editor zur Verfügung. Eigene Dateien können gelöscht werden, Dateien anderer nicht. Dateifilter können genutzt, aber nicht erstellt oder bearbeitet werden.
Dokumentation
Rolle | Sehen | Erstellen | Bearbeiten | Löschen |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ✅ | ✅ | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene |
Mitarbeiter | ✅ | ✅ | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter: Zugriff nur auf Dokumentation in zugewiesenen Aktivitäten. Eigene Einträge können bearbeitet und gelöscht werden, Einträge anderer nicht.
Fakturierbare Stunden
Rolle | Sehen | Erstellen | Bearbeiten | Löschen | Export |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene | ❌ |
Mitarbeiter | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene | ⚠️ Nur eigene | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
Administrator, Büroleiter, Projektmanager: Können fakturierbare Stunden für alle Mitarbeiter erstellen und verwalten.
Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter: Können nur eigene fakturierbare Stunden sehen und verwalten.
Meine Termine
Rolle | Sehen | Erstellen | Check-in / Check-out |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ✅ | ⚠️ Nur eigene | ✅ |
Mitarbeiter | ✅ | ❌ | ✅ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter – Personalverwaltung
Rolle | Mitarbeiterseite sehen | Abwesenheitspläne verwalten | Arbeitszeitpläne verwalten | Abwesenheiten erstellen | Anträge genehmigen |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Service-Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Administrator & Büroleiter: Erstellen Abwesenheiten direkt mit Status „genehmigt" für alle Mitarbeiter.
Projektmanager: Kein Zugriff auf die Mitarbeiterseite. Kann eigene Abwesenheitsanträge (Status: ausstehend) über „Meine Zeitkonten" einreichen.
Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter: Können eigene Abwesenheitsanträge (Status: ausstehend) über das Dashboard einreichen.
Planung & Kalender
Rolle | Kalender sehen | Termine erstellen / bearbeiten / verschieben | Abwesenheiten verwalten |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ⚠️ Nur eigene |
Service-Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ❌ |
Projektmanager: Kann eigene Abwesenheitsanträge (Status: ausstehend) über den Kalender einreichen, hat aber keinen Zugriff auf die Abwesenheitsübersicht anderer.
Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter: Kein Zugriff auf den Planungskalender.
Arbeitszeiten
Rolle | Eigene Zeiten sehen | Eigene Zeiten erfassen / bearbeiten | Alle Zeiten sehen | Alle Zeiten bearbeiten | Export |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Service-Mitarbeiter | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Betrachter | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
Einstellungen – Personal & Zeiterfassung
Rolle | Abwesenheitseinstellungen | Arbeitszeitpläne | Zeiterfassungseinstellungen | Feiertage |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht |
Projektmanager | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Service-Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Betrachter | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht |
Einstellungen – Projekte & Ressourcen
Rolle | Aktivitätstypen | Ressourcen | Kalender-Sortierung | Dateivorlagen |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Projektmanager | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ✅ |
Service-Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Betrachter | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht |
Einstellungen – System & Benutzer
Rolle | Nutzerverwaltung / Persönliches Profil | Integrationen | Bildupload-Qualität |
Administrator | ✅ | ✅ | ✅ |
Büroleiter | ⚠️ Eingeschränkt | ⚠️ Leserecht | ✅ |
Projektmanager | ⚠️ Nur eigenes Profil | ❌ | ⚠️ Leserecht |
Service-Mitarbeiter | ⚠️ Nur eigenes Profil | ❌ | ❌ |
Mitarbeiter | ⚠️ Nur eigenes Profil | ❌ | ❌ |
Betrachter | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht | ⚠️ Leserecht |
Nutzerverwaltung / Persönliches Profil: Administrator & Büroleiter verwalten alle Profile über die Nutzerverwaltung, eigenes Profil inklusive. Projektmanager, Service-Mitarbeiter & Mitarbeiter haben keinen Zugang zur Nutzerverwaltung, dafür einen eigenen Menüpunkt „Persönliches Profil" – nur das eigene Profil bearbeitbar. Betrachter sieht die Nutzerverwaltung mit Leserecht, kann aber nur das eigene Profil bearbeiten.
Büroleiter – Nutzerverwaltung & Rollen: Kann keine Administratoren einladen, erstellen oder bearbeiten. Kann die Admin-Rolle nicht vergeben und bestehende Admins nicht herabstufen.
Gilt für alle Rollen: Niemand kann die eigene Rolle ändern oder den eigenen Account auf inaktiv setzen.
Angebote & Rechnungen
ℹ️ Das Modul "Angebote & Rechnungen" verwendet ein eigenes, unabhängiges Rollensystem (Administrator, Manager, Rechnungsersteller, Freier Mitarbeiter, Mitarbeiter, Keine Berechtigung), das separat von diesen Rollen verwaltet wird.
Wichtige Konzepte verstehen
Freigabe von Aktivitäten
Service-Mitarbeiter und Mitarbeiter sehen nur Aktivitäten, für die sie explizit freigegeben wurden:
Freigabe erfolgt beim Erstellen der Aktivität
Automatische Freigabe bei Termin-Zuweisung
Nachträgliche Anpassung durch Administrator, Büroleiter oder Projektmanger
Beispiel: Max ist Mitarbeiter und wurde einem Termin für "Projekt Müller" zugewiesen. Er sieht automatisch die gesamte Aktivität "Projekt Müller" mit allen Dateien und Dokumentation.
Basis vs. Vollständiger PDF-Editor
Vollständiger PDF-Editor (Administrator, Büroleiter, Projektmanager):
Erstellen von Formularfeldern (Widgets)
Erweiterte Annotations
Voller Zugriff auf alle Bearbeitungsfunktionen
Basis PDF-Editor (Service-Mitarbeiter, Mitarbeiter):
Ausfüllen vorbereiteter Formularfelder
Bilder hinzufügen
Unterschrift setzen
Freihand zeichnen
Lesemodus in Einstellungen
Einige Rollen haben Lesezugriff auf bestimmte Einstellungsbereiche:
Können Einstellungen sehen
Können keine Änderungen vornehmen
Hilfreich für Transparenz und Verständnis der Systemkonfiguration
Rollenwechsel und -zuweisung
Wer kann Rollen zuweisen?
Administrator:
Kann alle Rollen zuweisen
Inklusive Administrator-Rolle
Büroleiter:
Kann alle Rollen zuweisen
Ausnahme: Kann keine Administrator-Rolle zuweisen
Ausnahme: Kann Administratoren nicht auf andere Rollen herabstufen
Wichtig: Niemand kann seine eigene Rolle ändern. Die Änderung muss immer durch einen anderen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen erfolgen.