ℹ️ Welche Funktionen du nutzen kannst, hängt von deiner Rolle ab.
Planungsassistenten öffnen
Navigiert in der oberen Leiste zum Planungsassistenten.
Einstellungen konfigurieren
Bevor ihr den Planungsassistenten nutzt, richtet ihr ihn einmalig ein. Klickt dazu oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und öffnet die Einstellungen. Dort findet ihr mehrere Reiter:
Statusmatrix
Legt fest, welchen Status eine Aktivität bzw. ein Termin nach der Planung erhalten soll. Ihr könnt z. B. festlegen, dass eine Aktivität automatisch auf „geplant" gesetzt wird, sobald die Planung abgeschlossen ist – genauso für Termine. Wenn ihr das nicht nutzen wollt, lasst die Option auf „Status nicht ändern".
Adressen
Hier hinterlegt ihr die Adressen für die Routenplanung. Für jeden Planungsdurchgang ist eine Start- und eine Endadresse erforderlich.
Legt eine neue Adresse an (z. B. „Standort Berlin Mitte")
Ihr könnt eine Adresse als Standardadresse festlegen – sie wird dann automatisch bei Teams und Mitarbeitern hinterlegt
Fahren Mitarbeiter von zu Hause los oder kehren dorthin zurück, hinterlegt am besten auch deren private Adressen hier
Ziele: Effizienz und Kapazität
Zwei Zielprofile stehen zur Auswahl:
Effizienz – plant möglichst viele Aktivitäten mit einer möglichst kosteneffizienten Fahrtstrecke ein
Kapazität – befüllt die Planungstage nach maximaler Auslastung
Wir empfehlen, beide Ziele zu testen, um herauszufinden, welches am besten zu eurem Vorhaben passt.
Firmenstandards
Arbeitstage mit Start- und Endzeit (individuelle Arbeitszeiten, z. B. ein kürzerer Freitag, passt ihr in der Team- bzw. Mitarbeiterverwaltung an)
Pausen in einem flexiblen Zeitraum mit fester Dauer. Pausen können fest eingeplant oder flexibel sein – bei „flexibel" können sie je nach Planungsszenario entfallen. In den Team-Einstellungen könnt ihr auch festlegen, dass gar keine Pause berücksichtigt wird.
Standardservicezeit für Aktivitäten (bei der Planung individuell änderbar)
Reiseart: standardmäßig „Täglich nach Hause" (Rückfahrt ins Büro oder nach Hause am Tagesende) oder „Im Feld übernachten" (für Serviceteams und Monteure, die weite Strecken fahren und unterwegs übernachten)
Speichert Änderungen über den Speichern-Button oben.
Teams und Mitarbeiter anlegen
Team hinzufügen: Vergebt einen Teamnamen, übernehmt die Arbeitstage/-zeiten aus den Firmenstandards oder stellt individuelle Arbeitszeiten ein. Legt eine Start- und Zieladresse fest – standardmäßig die Standardadresse, ihr könnt aber weitere Adressen wählen oder manuell eingeben, auch tagesindividuell. Wählt die Pauseneinstellung (Firmenstandards, keine Pause oder eine eigene Pause fürs Team), legt fest, ob die Fahrzeit Teil der Arbeitszeit, außerhalb davon oder eine flexible Mischung ist, und ob Überstunden nach Schichtende erlaubt sind. Weist dem Team abschließend einen Nutzer zu.
Mitarbeiter hinzufügen: gleicher Dialog wie bei Teams, nur für einen einzelnen Mitarbeiter.
Nutzt eher Teams, wenn bei euch manchmal eine zweite Person mitfährt (z. B. ein Azubi) oder ihr mit Service-Monteuren arbeitet.
Schließt die Einstellungen anschließend über das Symbol oben rechts.
Aktivitäten planen
Zeitraum, Team und Aktivitäten auswählen
Wählt einen Zeitraum aus (z. B. einen einzelnen Tag)
Fügt ein Team bzw. einen Mitarbeiter hinzu. Ihr könnt dessen Einstellungen hier direkt noch einmal anpassen – diese Änderungen gelten dann nur für dieses Planungsszenario und überschreiben nicht die Standardeinstellungen. Schließt ihr den Planungsassistenten und öffnet ihn am nächsten Tag erneut, gelten wieder die Standardeinstellungen.
Fügt Aktivitäten hinzu. Wichtig: Eine Aktivität muss eine Adresse haben, um verplant werden zu können – fehlt eine Adresse, wird das angezeigt und die Aktivität kann nicht ausgewählt werden. Über das Icon könnt ihr eine Aktivität öffnen, um Informationen einzusehen oder zu bearbeiten. Ihr könnt nach Aktivitäten suchen sowie nach Aktivitätstyp und Aktivitätsstatus filtern.
Für alle hinzugefügten Aktivitäten ist standardmäßig eine Dauer von 1 Stunde 30 Minuten eingestellt. Ihr könnt diese Standarddauer für alle ändern oder individuell pro Aktivität anpassen.
Klickt auf „Berechnen"
Planungsergebnis prüfen und übernehmen
Nach der Berechnung seht ihr eine Vorschau der Termine sowie rechts die Routenplanung für den Tag: Startadresse und -zeit, gefahrene Kilometer, Fahrtdauer und -geschwindigkeit sowie Start- und Endzeit jedes Termins.
Passt die verfügbare Arbeitszeit nicht für alle ausgewählten Aktivitäten, werden einzelne nicht verplant und entsprechend angezeigt. Fügt in diesem Fall mehr Aktivitäten hinzu, um das Zeitfenster möglichst vollständig auszulasten.
Um die Vorschau in echte Termine umzuwandeln, habt ihr zwei Möglichkeiten:
Termine einzeln bestätigen
Alle Termine auf einmal übernehmen
Ihr könnt einzelne Vorschläge auch öffnen und einsehen oder entfernen und damit verwerfen. Klickt abschließend auf „Fertig".
Route in der Kartenansicht anzeigen
Wechselt in den entsprechenden Tag und klickt auf „Kartenansicht", um die komplette Fahrtroute auf einer Karte zu sehen.
Planung um bestehende Termine herum
Der Planungsassistent berücksichtigt bereits vorhandene Termine: Sie werden im Planungsassistenten angezeigt, und neue Aktivitäten werden so eingeplant, dass eine möglichst vollständige Auslastung entsteht – die Abfahrtszeit wird entsprechend angepasst, damit der bestehende Termin optimal erreicht wird.
⚠️ Liegen bestehende Termine außerhalb der im Planungsassistenten festgelegten Arbeitszeit, erscheint eine Fehlermeldung und die Planung kann nicht durchgeführt werden, bis das behoben ist. Ihr habt zwei Möglichkeiten:
Verschiebt den Termin in die reguläre Arbeitszeit, oder
Legt die Arbeitszeit in den Einstellungen so fest, dass sie den bestehenden Termin einschließt
Erweiterte Optionen
Unter „Weitere Optionen" könnt ihr:
die Option „Im Feld übernachten" aktivieren
das Optimierungsprofil zwischen Effizienz und Kapazität wechseln
die Verkehrsdichte anpassen (z. B. für Stadtverkehr und Stau)
das maximale Tempo anpassen
Die Standardeinstellungen funktionieren in der Regel gut, ihr könnt sie hier aber individuell feinjustieren.
Unterschied zwischen Effizienz und Kapazität
Effizienz erzeugt eine möglichst kurze, kostengünstige Fahrtstrecke. Das funktioniert sehr gut für einzelne Tage oder für mehrere Tage mit bereits bestehenden Terminen. Bei der gleichzeitigen Planung vieler Tage kann Effizienz die Aktivitäten teilweise unregelmäßig auf die Tage verteilen.
Kapazität befüllt die Tage nacheinander vollständig (z. B. erst Montag komplett, dann Dienstag).
Testet beide Optionen, um herauszufinden, welche für euren Anwendungsfall am besten funktioniert – z. B. beim Verplanen neuer Tage, einzelner Tage oder beim Füllen von Lücken in einer laufenden Woche.
Option „Im Feld übernachten"
Für Teams und Servicemonteure, die Aktivitäten durchführen, die weiter von der Heimatadresse entfernt liegen: Ist die Option nicht aktiviert und eine Aktivität zu weit entfernt, erscheint eine Fehlermeldung. Aktiviert in diesem Fall „Im Feld übernachten".
Mit aktivierter Option plant der Planungsassistent eine vollständige Route über verschiedene Standorte inklusive Übernachtungen unterwegs – z. B. Abfahrt vom Hauptstandort, mehrere Aktivitäten an einem entfernten Ort, Übernachtung dort, Weiterfahrt zum nächsten Standort usw. Aktivitäten, die nicht mehr in die Planung passen, werden euch angezeigt.
Experimentiert mit der Anzahl der Aktivitäten und den Orten, um das optimale Planungsergebnis zu erhalten.