Kalender öffnen
Navigiere zu "Planung" im Hauptmenü
Du siehst eine Kalenderansicht mit allen Terminen, Mitarbeitern und Ressourcen
Kalender verstehen
Unser Kalender ist ein sogenannter “Scheduler” mit zwei Achsen:
Y-Achse (vertikal): Mitarbeiter und Ressourcen (jede Zeile = eine Person/Ressource)
X-Achse (horizontal): Zeit (Stunden, Tage)
Termine erscheinen als Blöcke in der entsprechenden Zeile zur entsprechenden Zeit.
Live-Updates im Kalender
Der Kalender zeigt Änderungen in Echtzeit für alle Planer:
Neue Termine erscheinen sofort
Gelöschte Termine verschwinden sofort
Statusänderungen werden sofort sichtbar
Verschiebungen per Drag & Drop sind sofort für alle sichtbar
Wie funktioniert das:
Alle Planer, die den Kalender geöffnet haben, sehen dieselben Änderungen gleichzeitig
Keine manuelle Aktualisierung notwendig
Verhindert Doppelbuchungen und Konflikte
Was du sehen kannst:
Ein anderer Planer verschiebt einen Termin → Du siehst es sofort
Ein Termin wird gelöscht → Verschwindet bei dir sofort
Ein neuer Termin wird erstellt → Erscheint bei dir sofort
Status wird geändert → Farbe ändert sich sofort
Hinweis: Wenn Zeilen im Kalender plötzlich größer oder kleiner werden, ist das normal - ein anderer Planer hat gerade Termine hinzugefügt, entfernt oder verschoben. Siehe FAQ.
Überbuchungswarnungen
Der Kalender warnt dich automatisch bei zeitlichen Überschneidungen von Terminen:
Wann erscheint die Warnung:
Wenn du einen Termin erstellst oder verschiebst
Und dieser Termin mindestens 15 Minuten mit einem anderen Termin überlappt
Nur für zukünftige Termine (ab aktueller Uhrzeit)
Was wird geprüft:
Nur Nutzer (Mitarbeiter), nicht Ressourcen
Alle Termine, die dem Nutzer zugewiesen sind
Überschneidung muss mindestens 15 Minuten betragen
Was zeigt die Warnung:
Welche Nutzer von der Überbuchung betroffen sind
Liste der überschnittenen Nutzer
Du kannst trotzdem speichern (Warnung, kein Fehler)
Wichtig:
Vergangenheit: Keine Warnung für bereits vergangene Termine
Ressourcen: Keine Überbuchungsprüfung für Fahrzeuge oder Werkzeuge
Die Warnung ist ein Hinweis, verhindert aber nicht das Speichern
Beispiel: Du verschiebst einen Termin für Mitarbeiter Max von 10:00-12:00 Uhr auf 11:00-13:00 Uhr. Max hat bereits einen Termin von 12:00-14:00 Uhr.
Kalenderansichten
Tagesansicht:
Detaillierte Stunden-Ansicht für einen Tag
Ideal für Tagesplanung
Wochenansicht:
7 Tage auf einen Blick
Standard-Ansicht für die meisten Planungen
Mehrere Wochen:
Überblick über mehrere Wochen gleichzeitig
Kompaktere Darstellung und horizontal scrollbar
Wichtig: Es gibt keine klassische Monatsansicht, wie du vielleicht von Google oder Outlook gewohnt bist.
Navigation
Heute: Springe zum aktuellen Datum
Pfeile: Navigiere vor/zurück
Datumsauswahl: Wähle ein beliebiges Datum
Kalender entsperren
Wichtig: Der Kalender ist standardmäßig schreibgeschützt. Zum Bearbeiten:
Klicke auf "Planung bearbeiten"
Der Kalender wird entsperrt
Jetzt kannst du direkt auf dem Kalender Termine erstellen und per Drag & Drop verschieben
Termine im Kalender erstellen
Wichtig: Beim Erstellen eines Termins kann auch eine neue Aktivität direkt erstellt werden. Du musst nicht zwingend eine bestehende Aktivität wählen.
Methode 1: Doppelklick
Entsperre den Kalender ("Planung bearbeiten")
Doppelklicke auf einen freien Zeitslot
Ein 3-Stunden-Termin wird standardmäßig erstellt
Das Termin-Formular öffnet sich
Mitarbeiter und Zeit sind bereits vorausgewählt (basierend auf dem Klick)
Fülle die restlichen Felder aus
Methode 2: Click & Drag
Entsperre den Kalender ("Planung bearbeiten")
Klicke auf einen freien Zeitslot und halte die Maustaste
Ziehe nach rechts, um die Dauer zu bestimmen
Lasse los
Das Termin-Formular öffnet sich
Mitarbeiter und Zeit sind bereits vorausgewählt
Fülle die restlichen Felder aus
Methode 3: "Neu"-Button
Klicke auf "Neu" im Kalender
Wähle "Termin erstellen"
Das Formular öffnet sich leer
Du musst Aktivitätstyp, Aktivität, Mitarbeiter und Zeit manuell auswählen
Von der Aktivität aus
Du hast auch auf dem Kalender vollen Zugriff auf deine Aktivitätstypen und Aktivitäten, wie du es vom Menüpunkt “Aktivitäten” gewohnt bist.
Siehe "Termine erstellen"
Aktivität ist bereits vorausgewählt
Termine per Drag & Drop bearbeiten
Wichtig: Termine können nur verschoben werden, wenn der Kalender entsperrt ist ("Planung bearbeiten").
Termin verschieben
Entsperre den Kalender
Klicke auf einen Termin und halte die Maustaste
Ziehe ihn zu einem neuen Zeitslot (horizontal = Zeit, vertikal = Mitarbeiter/Ressource)
Lasse los - der Termin wird verschoben
Funktioniert auch über Tage hinweg
Dauer ändern
Entsperre den Kalender
Bewege die Maus über das Ende eines Termins (rechts)
Cursor ändert sich zum Größenanpassungs-Symbol
Ziehe nach rechts oder links, um die Dauer zu ändern (X-Achse = Zeit)
Termine per Pop-up bearbeiten und löschen
Bewege die Maus über einen Termin
Wähle “Bearbeiten” oder “Löschen”
Das Bearbeitungsformular oder die Bestätigung zum Löschen öffnet sich
Mitarbeiter und Ressourcen im Kalender
Zeilen
Jede Zeile repräsentiert einen Mitarbeiter oder eine Ressource
Termine erscheinen in der entsprechenden Zeile zur entsprechenden Zeit
Farbcodierung: Aktivitätsstatus und Terminstatus haben konfigurierbare Farben (siehe "Status definieren")
Sortierung und Gruppierung
Teams können gruppiert werden
Reihenfolge ist anpassbar
Konfiguration in Einstellungen → Sortierung und Gruppierung auf dem Kalender
Mehr dazu: "Kalender-Sortierung"
Abwesenheiten im Kalender
Anzeige
Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) erscheinen als Blöcke in den Mitarbeiterzeilen
Farblich unterschieden von Terminen
Überlappung mit Terminen wird sichtbar
Erstellen
Abwesenheiten können nicht per Doppelklick oder Click & Drag im Kalender erstellt werden
Auch nicht per Drag & Drop verschieben
Stattdessen: Klicke auf "Neu" im Kalender → Wähle "Abwesenheit"
Bearbeiten/Löschen
Bewege die Maus über eine Abwesenheit
Ein Popup mit Abwesenheitsinformationen erscheint
Klicke auf "Bearbeiten" oder "Löschen" im Popup
Das Bearbeitungsformular oder die Bestätigung zum Löschen öffnet sich (wie bei Terminen)
Abwesenheiten-Übersicht
Klicke auf "Abwesenheiten" im Kalender-Menü
Ein Übersichts-Modal öffnet sich (Tabelle)
Du siehst alle Abwesenheiten aller Mitarbeiter
Mehr Details: "Abwesenheiten"