Nesse artigo vamos falar sobre cadastrar tarefa, cadastrar categorias de tarefas, cores em tarefas e notificações e histórico.
O cadastro de tarefas do Monde pode ser utilizado para controle das tarefas diárias e administração da agência. Porém podem ser utilizadas também como uma Ferramenta de CRM (Atendimento ao cliente), auxiliando para um melhor atendimento, onde ele terá uma melhor experiência com a sua agência.
Cadastrar tarefa
Para criar uma nova tarefa:
Acesse o atalho Tarefas ou menu Cadastros > Tarefas;
Clique no botão Novo;
Também é possível criar uma nova tarefa através do cadastro da pessoa que ficará vinculada a ela:
Acesse o atalho Pessoas ou menu Cadastros > Pessoas;
Através dos filtros, localize a pessoa;
Clique com o botão direito sobre ela e depois em Nova Tarefa;
Preencha com as informações necessárias, onde:
Título: Deve conter o que deve ser feito na tarefa. Exemplo: "Bruna - Enviar Voucher"
Categoria: Toda tarefa é vinculada a uma categoria. Você pode criar categorias para separar um assunto do outro, e ter um controle melhor das tarefas. Ex: Venda - Orçamento.
Responsável: É o funcionário que será responsável pelo andamento dessa tarefa. Ser for você mesmo mantenha o seu nome, se for outra pessoa, selecione.
Pessoa: Nesse campo você pode vincular a tarefa a uma Pessoa física ou Jurídica cadastrada no sistema. As tarefas relacionadas a essa pessoa, aparecerão no cadastro dela na aba Tarefas.
Empresa: Você pode vincular a tarefa a uma empresa do sistema, fazendo com que somente quem tem acesso a empresa selecionada possa ver a tarefa, ou deixar em branco para que todos possam ver a tarefa;
Vencimento: Data e o horário do prazo para realizar essa tarefa;
Campo em Branco: Texto livre, onde deve conter informações detalhadas da negociação com o cliente. Cópia de trocas de e-mails com cliente ou fornecedor, cotações, etc;
Clique em OK para gravar.
Quando concluir a tarefa, marque o campo Concluída.
Observação: A aba de Contatos é preenchida automaticamente, com os dados informados no cadastro do cliente selecionado como Pessoa na tarefa.
Anexos
Utilizado para anexar orçamentos e outros documentos relacionados ao atendimento do cliente.
Localize e abra a tarefa com um duplo clique;
Acesse o menu Anexos e clique em Anexar:
Localize o documento salvo em seu computador;
Dê um duplo clique sobre ele e confirme.
Para mais informações sobre os anexos, clique aqui.
Cadastrar categorias de tarefas
Para criar uma nova categoria:
Acesse o atalho Tarefas ou menu Cadastros > Tarefas;
Clique no botão Novo;
Ao lado de Categoria clique em Opções (...);
Selecione Novo;
Descrição: Digite o nome para a categoria e clique em OK.
Cores e formatações em tarefas
As tarefas podem ter cores e formatações, que facilitam identificar sua situação, onde:
Vermelho: Significa que a tarefa está vencida, ou seja, passou do dia e/ou horário do prazo estipulado para ser feita.
Azul: A tarefa irá vencer no dia atual, porém está no prazo para ser feita, pois ainda não passou do horário.
Preto: Indica que a tarefa possui uma data de vencimento futura, e ainda está no prazo para ser feita.
Cinza: A tarefa está concluída (se estiver sublinhada) ou excluída.
Negrito: A tarefa ainda não foi aberta pelo usuário.
Notificações e Histórico
O sistema realiza o envio automático de notificações por e-mail para o responsável pela tarefa, quando:
Uma tarefa for designada para um usuário do sistema;
Uma tarefa designada para um usuário for editada;
Houver tarefas vencidas designadas para o usuário.
O envio das notificações é realizado pelo servidor da Monde, não sendo necessária a configuração de envio de e-mail no sistema.
O endereço de e-mail utilizado para o envio das notificações é o que está inserido no campo E-mail do cadastro de pessoas do usuário do sistema.
O sistema grava na tarefa o histórico de todas as modificações feitas nela, como data de vencimento, horário, textos inseridos, títulos modificados, inclusão ou exclusão do campo de pessoa, mudança de responsável, etc.
Dica: Para manter somente as atualizações mais importantes no histórico da tarefa, você pode ocultar os detalhes clicando no botão Ocultar Detalhes:
Somente os comentários feitos por usuários do sistema não são considerados detalhes.
É possível desabilitar o envio do e-mail diário com o relatório de tarefas vencidas, nas configurações de Notificações. Para desabilitar:
Acesse o menu Ferramenta > Configurações;
Na aba Notificações, desmarque a opção Alerta de tarefas vencidas.
Dicas:
Oriente a sua equipe a registrar na tarefa, tudo que iria anotar no caderno;
Todo e qualquer atendimento deve ser registrado em uma nova tarefa, lembrando sempre de vincular o cliente a ela;
Faça um levantamento de todos os passageiros que você tem a embarcar e crie tarefas para cada um. Assim você pode conferir a entrega do voucher e depois fazer o acompanhamento do feedback;
Defina as categorias que você quer ter nas tarefas, pensando em filtros que poderá fazer depois para pesquisar e avaliar seus históricos;
Oriente sua equipe a registrar o máximo de informações no histórico, tudo que conversou, tudo que passou de orçamento e o que precisa ser feito a seguir, assim qualquer pessoa pode entender e dar continuidade no atendimento, se necessário;
Oriente sua equipe a somente concluir uma tarefa quando o cliente realmente não for mais comprar ou quando ele comprou, já voltou de viagem e o vendedor já fez o feedback;
As tarefas podem ser usadas para passar recados entre os usuários. A pessoa recebe um e-mail informando que tem uma tarefa nova e a tarefa fica em negrito na sua listagem para chamar atenção;
Cadastre novas tarefas vinculando o cliente de forma rápida utilizando a aba tarefas do cadastro de pessoas.