Cet article répond à ces questions :
Où retrouver mes réservations, mes demandes à confirmer et mes devis ?
Comment voir si une réservation est payée sans ouvrir le dossier ?
Qu’est-ce qui change dans le dossier de réservation ?
Que se passe-t-il si je ne réponds pas à une demande ?
Comment exporter mes réservations ?
Ce que vous y gagnez
Du temps gagné : l’état de chaque réservation et de son paiement est visible directement dans la liste.
Aucune demande manquée : en confirmation différée, une demande sans réponse est désormais confirmée.
Des encaissements sécurisés : les paiements attendus et le solde de chaque dossier sont mis en avant.
À retenir : sur une offre en confirmation différée, une demande sans réponse de votre part est confirmée automatiquement. Pour tout savoir, consultez l’article Confirmation différée : ce qui change avec le nouvel elloha.
Ce qui change
| Avant | Maintenant |
Demande en confirmation différée sans réponse | Annulée automatiquement | Confirmée automatiquement |
Paiement d’une demande en confirmation différée | Aucun paiement à la demande | Selon le mode d’encaissement du plan tarifaire : en paiement à la réservation, le client paie dès sa demande |
Réservations et cartes ou chèques cadeaux | Dans des onglets séparés | Réunis dans la liste des réservations |
Liste des encaissements | Dans le menu Réservations | Dans Paramètres > Mon argent |
Exports CSV | Limités à 2 000 lignes | Choix des données à exporter et exports plus volumineux, envoyés par e-mail |
Votre liste de réservations
Retrouvez vos dossiers dans le menu Réservations, organisés en 4 onglets :
Réservations : vos réservations confirmées ;
À confirmer : les demandes en attente de validation, si vous utilisez la confirmation différée ;
Devis : les devis envoyés à vos clients, que vous pouvez transformer en réservation ;
En cours : les dossiers en cours de création ou non finalisés, que vous pouvez reprendre à tout moment.
À vérifier : finalisez vite vos dossiers En cours. Un dossier en cours ne bloque pas la disponibilité : tant qu’il n’est pas validé, l’hébergement peut être réservé par un autre client sur les mêmes dates, en ligne ou sur vos plateformes.
Tout, d’un coup d’œil. Pour chaque dossier, vous voyez :
le statut de la réservation : confirmée, annulée ou en attente ;
le statut de paiement : soldée ou non soldée.
Vous pouvez aussi :
choisir les colonnes à afficher ;
filtrer par date de création, période de séjour, statut, état des paiements ou type de réservation ;
rechercher un dossier par nom de client ou numéro de réservation.
Le dossier de réservation
Vos paiements, mis en avant. Le dossier affiche :
les conditions de paiement de la réservation ;
les paiements à venir ;
la balance des paiements : ce qui a été réglé et ce qui reste dû.
Vous pouvez désormais aussi :
déroger aux conditions de paiement prévues, pour adapter une réservation à un cas particulier ;
envoyer un lien de paiement sécurisé (Stripe, Paybox, PayZen) ou un lien ANCV Connect pour encaisser à distance ;
éditer un ticket de caisse.
À vérifier : la carte bancaire en garantie couvre uniquement le montant de la réservation. Quand une réservation est garantie par une carte bancaire, vous ne pouvez débiter sur cette carte que le montant de la réservation. Les extras ajoutés sur place (repas, ménage, location de matériel…) ne peuvent pas être prélevés sur cette carte : encaissez-les directement auprès de votre client, sur place ou en lui envoyant un lien de paiement depuis le dossier.
Deux nouveautés pour la tenue de vos dossiers :
vos conditions générales de vente sont conservées dans le dossier, dans la version en vigueur au moment de la réservation ;
le consentement de votre client à recevoir vos communications est enregistré.
La nouvelle vente
Depuis le bouton Nouvelle vente, enregistrez une réservation prise par téléphone, par e-mail ou au comptoir. La recherche des clients existants est améliorée et limite les doublons dans votre fichier clients.
Nouvelle vente : indiquez directement les dates souhaitées par votre client.
Bon à savoir : la nouvelle vente ne recherche plus automatiquement la première date disponible. Indiquez directement les dates souhaitées par votre client.
Les exports
Depuis la liste des réservations, choisissez les données à inclure dans votre export CSV. Les exports volumineux sont préparés en arrière-plan et vous sont envoyés par e-mail.
À savoir
Suppression : un dossier de réservation ne peut pas être supprimé définitivement. Il garde toujours un statut (soldé, non soldé, annulé ou en cours) et reste consultable.
Taxe de séjour : sa liste se trouve désormais dans Paramètres > Mon argent, avec vos encaissements.
Vente d’options seules : une option libre se vend seule uniquement depuis Nouvelle vente. Sur votre moteur de réservation, le client doit d’abord choisir un hébergement.