Пълно ръководство за работа с модул „Фактуриране“ в Nula.bg

Модулът за фактуриране в Nula.bg е създаден с цел да улесни бизнесите в процеса на издаване и управление на фактури, като същевременно осигурява интеграция със складовия и счетоводния модул. Тази статия ще Ви предостави подробни инструкции как да използвате всички функции на модула за фактуриране, за да оптимизирате процеса на работа във вашата фирма.

Видео насоки:

1.Изберете „Създай фактура“ от модул Продажби в менюто Бърз достъп

• Въведете информация за контрагент->При въвеждане на име или булстат на контрагента ние извличаме останалата информация за контрагента от Търговския регистър и я попълваме вместо Вас(адрес, получател, ДДС номер, ако има), спестявайки Ви времето за ръчно въвеждане.

Имате възможност ръчно да добавите контрагент(напр. чуждестранен контрагент) като въведете името на фирмата като свободен текст в полето и го изберете от падащото меню по следния начин:

2.Въведете продукт или услуга като го изберете от падащото меню "Продукт/Услуга". Може да въведете нов продукт в полето(продукт/услуга) като му запишете името и изберете "+добави нов продукт/услуга".

• Ако вашата фирма е регистрирана по ДДС, въведете ДДС ставка. Това можете да настроите глобално от общи настройки в екип->Настройки

Платформата автоматично ще изчисли ДДС и крайната сума. Имате възможност да въвеждате различни ДДС ставки по Ваш избор в полето ДДС.

Имате възможност да добавяте ДДС на всеки артикул поотделно от отметката "ДДС на артикул"

3. Изберете метод за плащане.

Ако по фактурата има плащане системата ще изиска да го въведете:

Ако плащането по фактурата е непълно, имате възможност да въведете платената сума и това ще се изписва в списъка с продажби като частично плащане, като в скоби се изписва оставащата сума:

4. Издаване на периодичен шаблон

Ако имате периодични фактури, можете да създадете шаблон за автоматично издаване:

•При издаване на фактурата най-долу в страницата ще видите бутон "създаване периодичен шаблон"

От тук може да изберете:

-дали фактурите да се изпращат на английски език;

-на какъв период да се изпращат и дали изпращането да е с крайна дата;

-на кое число от месеца и на колко месеца, ако е нужна настройка.

Имате възможност за въвеждане на ключови думи:

-може да изберете какво описание да има включено във фактурата:

пр.

*Януари-Февруари(01-02)

*Март-Май(03-05)

5. Издаване на кредитно и дебитно известие

За да издадете кредитно или дебитно известие:

• Изберете Фактурата, към която искате да издадете кредитно/дебитно известие натиснете „Издаване на кредитно/дебитно известие“ от тук:

• Въведете необходимата информация (продукт/услуга, количество и коригирана сума). Платформата автоматично ще актуализира ДДС и общата стойност според въведените данни.

При правилно въведено кредитно/дебитно известие ще се визуализира история на документа, която изглежда така:

6. Изпращане на фактура по имейл (на български и английски)

След като създадете фактурата:

• Изберете „Изпрати по имейл“ и въведете имейл адреса на получателя.

• Имате възможност да изберете езика на фактурата: български или английски.

• Ако изберете английски, всички полета автоматично ще се преведат на английски език. Имайте предвид, че ако сте добавили опция на ф-ра да се визуализират мерни единици трябва да бъде добавено име на мерната единица в самия артикул от продукти->редакция.

-Също имате възможност да въведете адреса на фирмата си на английски език от екип->адреси->използвай за фактури на английски език:

7. Издаване на проформа фактура и преобразуването ѝ в обикновена фактура

Платформата позволява лесно създаване и управление на проформа фактури:

• Изберете "Създай нова" в меню продажби или "Бизнес"->Проформа. Изберете вид документ - Проформа фактура

• Въведете необходимите данни за контрагента и продукта/услугата, както при обикновена фактура.

• След като клиентът потвърди проформа фактурата, можете да я преобразувате в обикновена фактура с едно кликване, като натиснете „Създай фактура“.

След създаване на фактура от проформата ще се генерира история на документа за лесно проследяване.

7. Изтриване на фактура

Ако не виждате бутона изтрий, значи фактурата, която сте избрали не е последна. В NULA имате възможност да изтриете последната издадена фактура. Системата приема последната фактура по най-скорошна дата на съставяне до днешната. Тоест, ако последната създадена фактура е въведена със задна дата на съставяне няма да можете да я изтриете докато не редактирате датата на съставяне. Имайте предвид, че изтривайки дадена фактура не променяте номерацията и при изтриване номерът на фактурата няма да съществува. При създаване на нова фактура след това имате възможност ръчно да въведете номера на фактурата, за да следвате правилно серията.

Препоръчваме да използвате функция "анулирай".

8. Редакция на фактура

Можете да редактирате фактура само ако тя е маркирана като "неплатена" и се намира в отключен ДДС период. Ако се опитвате да редактирате "неплатена" фактура, но получавате следното съобщение означава, че ДДС периодът е приключен. Имате възможност да редактирате фактурата, ако отключите ДДС периода от ДДС->Избран период->Отключи

9. Функции към модул фактуриране

При издадена фактура имате възможност да:

-редактирате

-дублирате(при избор на тази опция ще генерирате нов документ със същата информация от предходната фактура)

-маркирате като изпратена(това може да си отбелязвате при ръчно изпращане на фактурата. След маркиране ще виждате този статус)

-създаване на Кредитно/Дебитно известие(виж .5)

-създаване на дублиращ документ(ще генерирате същия документ със същия номер)

-анулирай(ще маркира фактурата като анулирана и няма да влияе на ОВ, но ще влезе в ДДС дневника с нулева стойност, следвайки номерацията)

-изтрий(ще изтриете документа и неговия номер)

-продажби->имате възможност да изтеглите генериран PDF документ на български или английски език за оригинала на издадената фактура:

-стокова разписка-> генерирате стокова разписка в PDF документ към фактурата и можете да я изтеглите на български или на английски език.

-копие->генерирате PDF документ, на който пише копие към съответната фактура.

-двете-можете да изтеглите заедно е един документ оригинал и копие на фактурата.

-можете да принтирате оригинал, копие или двете заедно в един документ

-този бутон води до създаване на нова фактура

Добавяне на прикачен файл

По надолу в страницата имате възможност за добавяне на прикачен файл към фактурата от тук:

10.Таблица с всички приходни фактури

В модул "Продажби" виждате всички фактури. Имате възможност да сортирате по различни критерии и да избирате кои колони да се визуализирате в таблицата за Ваше улеснение.

7. Търсачка - в търсачката можете да търсите фактури по номер или контрагент

В тази статия включихме всичко, което Ви е нужнo, да знаете за създаване на приходни фактури през NULA. Ако имате допълнителни въпроси, не се колебайте да се свържете с нас на support@nula.bg.