Introdução
As configurações iniciais da contabilidade definem como cada movimentação da sua operação vira lançamento contábil. São quatro estruturas, e elas dependem uma da outra nesta ordem:
Contas Gerenciais (também chamadas de Plano Gerencial Financeiro): a classificação financeira que o seu time usa no dia a dia para alocar pagamentos e recebimentos.
Plano de Contas Contábil: as contas contábeis usadas no registro e nos relatórios fiscais.
Mapeamentos: a ponte entre as duas estruturas acima, ou seja, qual conta contábil recebe cada combinação de conta gerencial, centro de custo e projeto.
Contas Fixas: as contas contábeis padrão das operações recorrentes, como fornecedores, clientes, retenções de impostos e tarifas bancárias.
Depois dessas quatro, ainda existem três telas de apoio: Fatos Contábeis (consulta do efeito contábil de cada evento), Saldos Contábeis e Geral (as travas de processo). Nos tópicos abaixo cada uma delas é detalhada, com o caminho na plataforma e o que a configuração afeta.
Índice
1- Onde ficam as configurações
As configurações contábeis ficam em Configurações > Contábil. A tela abre em abas:
Geral: travas de processo entre lançamento, pagamento e conciliação.
Plano de Contas: o plano de contas contábil.
Mapeamentos: o vínculo entre contas gerenciais e contas contábeis.
Contas Fixas: as contas padrão das operações recorrentes.
Fatos Contábeis: consulta do efeito contábil de cada evento.
Saldos Contábeis: quais contas gerenciais compõem os saldos de mútuo, comissão e despesas reembolsáveis.
As Contas Gerenciais ficam em: Configurações > Alocações > Contas Gerenciais, ao lado de Projetos e Centros de Custo. Elas são estruturas de alocação, usadas em toda a plataforma e não apenas na contabilidade.
Dois pontos que costumam gerar dúvida:
Permissões: as abas de contabilidade exigem permissão de acesso total à Contabilidade. As telas de Alocações exigem permissão de visualização ou de acesso total às alocações gerenciais. Se você não vê o menu, verifique com o administrador da sua empresa qual permissão está atribuída ao seu usuário.
Para acessar Contabilidade: Configurações> Equipe> Usuário> Permissões customizadas> Conciliação e Contabilidade> Conciliação e Contabilidade (Visualizar ou Editar)
Para acessar Alocações: Configurações> Equipe> Usuário> Permissões customizadas> Configurações Gerais> Gestão das Alocações Gerenciais (Visualizar ou Editar)
Nome da estrutura: "Conta Gerencial" é o nome padrão, mas ele pode ser personalizado por empresa. Se na sua plataforma o menu mostra outro termo, é a mesma estrutura descrita neste artigo.
2- Contas Gerenciais (Plano Gerencial Financeiro)
A conta gerencial é a classificação financeira usada nas alocações: é ela que responde "para qual natureza esse pagamento ou recebimento foi". Toda solicitação de pagamento, reembolso e recebível é alocado em uma conta gerencial, e é a partir dela que a contabilização acontece de forma automatizada.
2.1- Como a hierarquia funciona
A estrutura é hierárquica e a hierarquia vem do código: a conta 1.1.01 fica abaixo da 1.1, que fica abaixo da 1. As contas que têm filhas funcionam como agrupadoras, e as contas de último nível são as que aparecem para alocação no dia a dia.
A plataforma não impõe uma estrutura pronta. A organização mais comum é separar a raiz em entradas, saídas e movimentações internas (transferências, empréstimos e mútuos), mas o desenho é da sua empresa e pode acompanhar o plano gerencial que você já usa.
Na listagem, cada linha mostra:
Conta Gerencial: código e nome, com expansão para os níveis abaixo.
Uso: quantos registros usam a conta. Quando o número total é maior que o uso direto, o total inclui o uso das contas filhas.
Responsável: o usuário que aprova as solicitações de pagamento e reembolso daquela conta.
Conta Contábil Relacionada: indica se a conta já tem vínculo contábil (Vinculada ou Não vinculada). É só um indicador. O vínculo em si é feito na aba Mapeamentos.
Restrições de Centro de Custo e de Projeto, quando existirem.
Na barra de ações você tem Ver Inativos (alterna entre contas ativas e inativas), Ver 100 mais usados (atalho para as contas mais utilizadas), Exportar Contas Gerenciais e o filtro por Centro de Custo. A busca localiza contas em qualquer nível, sem precisar expandir a árvore.
2.2- Criar e editar uma conta gerencial
Para criar, clique em Adicionar Conta Gerencial. Para criar já dentro de um nível existente, use a ação Adicionar linha abaixo na linha da conta agrupadora, que o código já vem sugerido com o próximo número livre. Para editar, use a ação Editar na linha.
Na aba Informações Gerais você preenche:
Código: numérico, dentro da hierarquia da conta pai. A plataforma avisa se o código já existe.
Nome: também não pode repetir dentro do mesmo nível.
Responsável: o usuário que vai aprovar as solicitações de pagamento e reembolso referentes a essa conta.
Abaixo do formulário, o bloco Hierarquia mostra onde a conta está sendo criada. No topo do painel existe a ação de Ativar ou Desativar a conta: contas desativadas deixam de aparecer para alocação, mas continuam no histórico e podem ser vistas com o filtro Ver Inativos.
A aba Utilização e Migração mostra onde a conta está sendo usada e permite migrar todos os registros para outra conta gerencial, com a opção Alterar todos. Essa migração não pode ser revertida, então confira a conta de destino antes de confirmar.
O vínculo com a conta contábil não é feito aqui. Ele é feito na aba Mapeamentos, descrita no tópico 4, ou pela tela de Contas Fixas, no tópico 5.
2.3- Restrições por Centro de Custo e Projeto
Na edição de uma conta gerencial existente, a aba de restrições define quais Centros de Custo e quais Projetos podem usar aquela conta. Se nenhuma restrição for adicionada, todos podem usá-la.
As restrições são herdadas pelas contas filhas, e a interface indica quando a restrição foi herdada de um nível superior. Use isso para evitar que uma conta gerencial específica de uma operação apareça para toda a empresa.
2.4- Importar e exportar em massa
Para criar várias contas de uma vez, use Adicionar Massivamente, no menu ao lado do botão de adicionar.
Para levar a estrutura atual para fora da plataforma, use Exportar Contas Gerenciais, que gera um arquivo .csv.
Empresas com ERP integrado (Sienge, Mega ou UAU) têm opções adicionais nessa tela para integrar centros de custo e contas do ERP, em vez de cadastrar manualmente.
3- Plano de Contas Contábil
O plano de contas contábil classifica as movimentações financeiras e não financeiras da empresa. É ele que os mapeamentos e as contas fixas apontam, e é nele que os lançamentos contábeis são registrados.
3.1- Como o plano é estruturado
A hierarquia também vem do código: ao criar a conta 1.1.01, a plataforma procura a conta 1.1 e posiciona a nova conta abaixo dela. Se a conta superior não existir, a criação é recusada.
Cada conta tem os seguintes atributos:
Nome.
Código: o código hierárquico completo, por exemplo 1.1.01.
Natureza: Conta Devedora ou Conta Credora.
Tipo: Conta Sintética (agrupa outras contas) ou Conta Analítica (recebe lançamento).
Código Reduzido: opcional, usado por quem tem um código curto próprio ou herdado do ERP. Quando preenchido, aparece entre parênteses na listagem.
3.2- Criar uma conta contábil
Acesse Configurações> Contábil> Plano de Contas
Clique em Nova Conta e preencha os campos acima. Enquanto você digita o código, a plataforma valida a posição da conta e mostra o resultado na hora:
Nova conta contábil na raiz: o código não tem nível superior, a conta será criada na raiz do plano.
Nova conta contábil: indica abaixo de qual conta ela será criada.
Código já existente: outra conta já usa esse código.
Erro ao identificar conta contábil: o código de hierarquia não é válido, normalmente porque a conta superior ainda não existe. Crie o nível de cima primeiro.
Depois de conferir o aviso, clique em Salvar.
3.3- Editar, adicionar abaixo e excluir
Passando o mouse sobre a linha de uma conta, aparecem três ações:
Editar: altera nome, natureza, tipo e código reduzido. O código não é alterado na edição, ou seja, a posição da conta na hierarquia é definida na criação. Para mudar o código, crie a conta no lugar correto.
Adicionar conta abaixo: abre a criação de uma nova conta para você informar o código do nível seguinte.
Deletar conta: exclui a conta.
Atenção com a exclusão: ela é definitiva e leva junto os vínculos da conta, incluindo mapeamentos, vínculos de contas fixas e os lançamentos contábeis que usam a conta. Exclua apenas contas que não estão em uso. Se a conta já foi usada em lançamentos e você só quer parar de utilizá-la, o caminho seguro é deixar de mapeá-la em vez de excluí-la.
3.4- Importar em massa e exportar
Para carregar o plano inteiro de uma vez, clique em Importar Massivamente. O painel traz o passo a passo:
Abrir o template e fazer uma cópia dele.
Preencher as colunas obrigatórias: Código (código hierárquico, por exemplo 1.1.01), Nome, Natureza (Credora ou Devedora) e Tipo (S para sintética ou A para analítica). A coluna Codigo Reduzido é opcional.
Exportar a planilha no formato .csv.
Fazer o upload do arquivo.
As contas que já existem não são alteradas pela importação: as novas são somadas às atuais. Se houver código duplicado ou hierarquia inválida, a plataforma recusa o arquivo e lista os códigos com problema, sem criar nada pela metade.
Para baixar o plano atual, use Exportar Contas, que gera o arquivo plano-de-contas-contabeis.csv.
4- Mapeamentos
O mapeamento é o que conecta o mundo gerencial ao mundo contábil. Cada mapeamento combina Conta Gerencial, Centro de Custo e Projeto e aponta para uma Conta Contábil. Com isso, a mesma conta gerencial pode ser contabilizada em contas diferentes de acordo com o centro de custo ou o projeto.
Na aba Mapeamentos você tem:
Adicionar Mapeamento: cria uma linha editável. Escolha a conta gerencial, o centro de custo e o projeto quando aplicável, selecione a conta contábil e salve a linha.
Editar e Remover por linha.
Filtros por conta gerencial, centro de custo e projeto, além do total de mapeamentos registrados.
Um alerta de entidades desativadas, que sinaliza mapeamentos apontando para contas, centros de custo ou projetos que foram desativados. Vale revisar esses casos, porque eles tendem a virar erro de contabilização.
Exportar Mapeamentos, para revisar a configuração em planilha.
Ao salvar uma alteração, a plataforma pergunta se ela deve ser refletida nos lançamentos já existentes. Veja o tópico 5.4, que explica o comportamento desse recálculo.
5- Contas Fixas
As contas fixas são a base das contabilizações recorrentes. A lista de contas fixas é definida pela Paggo e cobre os eventos que o sistema já sabe contabilizar, por exemplo fornecedores, clientes, adiantamentos, permutas, retenções de impostos, juros e multas sobre pagamentos e recebimentos, tarifa bancária, empréstimos, mútuos e recebimento por cartão.
A sua configuração é dizer qual conta do seu plano de contas representa cada uma dessas contas fixas. Enquanto isso não é feito, os fatos contábeis que dependem daquela conta não têm onde lançar.
5.1- Como ler a tela
No topo, o indicador Pendências mostra quantas contas fixas ainda não foram relacionadas ao seu plano contábil. A meta da configuração inicial é deixar esse número em zero.
Na tabela, cada linha traz:
O status Configurado ou Pendente.
Conta Fixa: o nome do evento.
Conta Contábil e Conta Gerencial vinculadas.
Tipo: se a conta fixa é de cliente, fornecedor, imposto ou conta bancária.
Detalhes: em quantos fatos contábeis a conta é usada e, quando houver, em quantos casos ela tem customização.
Algumas contas fixas não pedem conta contábil, porque a classificação delas vem de outra configuração. Essas já aparecem como configuradas e não entram na contagem de pendências.
5.2- Vínculo global da conta fixa
Clique na linha da conta fixa para abrir o painel de configuração. O vínculo global é o que vale para todos os casos daquela conta fixa:
Conta Contábil: clique em Editar e selecione a conta do seu plano.
Conta Gerencial: aparece para as contas fixas que aceitam esse vínculo. As opções são limitadas às contas gerenciais mapeadas para a conta contábil escolhida. Se a lista estiver vazia, é sinal de que falta o mapeamento: a própria interface indica o caminho Alocações > Contas Gerenciais e o vínculo deve ser criado na aba Mapeamentos.
Centro de Custo: aparece para as contas fixas que aceitam essa definição, como tarifa bancária, amortização de financiamento e rendimento de aplicação.
Depois de escolher, clique em Salvar.
5.3- Customização por contraparte, imposto e conta bancária
Além do vínculo global, algumas contas fixas aceitam conta contábil específica por caso:
Clientes e fornecedores: conta contábil específica por contraparte. Adicione uma linha, selecione a contraparte, vincule a conta contábil e clique em Salvar customizações.
Impostos: conta contábil específica por imposto, salva em Salvar Customizações de Impostos.
Contas bancárias: conta contábil específica por conta bancária cadastrada, salva em Salvar Customizações de Conta Bancária.
A customização tem prioridade sobre o vínculo global: use o global como padrão e a customização apenas nas exceções, para não ter que manter uma lista enorme de casos.
5.4- Refletir a alteração nos lançamentos
Ao salvar uma alteração de conta fixa, de mapeamento ou de configuração de documento, a plataforma abre a confirmação Refletir alteração nos lançamentos. Ela pergunta se os lançamentos contábeis dos documentos afetados devem ser recalculados com a nova configuração.
Sim, refletir alteração: os documentos afetados entram em recálculo. O processamento é assíncrono, então a plataforma confirma que o recálculo está em andamento e o resultado aparece nos lançamentos aos poucos.
Não: a nova configuração passa a valer apenas para o que for lançado a partir de agora, e os lançamentos já existentes seguem como estão.
Na configuração inicial, quando ainda não existem lançamentos, a resposta é indiferente. Depois de a operação estar rodando, escolher recalcular é o que mantém o histórico coerente com a configuração nova.
6- Fatos Contábeis
Fato contábil é o evento que gera lançamento, por exemplo a provisão de uma nota, a baixa de um pagamento ou o recebimento de um juros. Essa aba é de consulta: os fatos são definidos pela Paggo e não são editáveis
Cada cartão mostra:
O nome do fato e quantos lançamentos ele já gerou na sua conta.
Se ele gera lançamento automaticamente.
Os saldos em que o fato se aplica, com a conta fixa que é debitada e a que é creditada em cada caso.
Use essa tela para conferir o efeito contábil esperado antes de operar e para entender qual conta fixa precisa estar configurada para um determinado evento funcionar.
7- Saldos Contábeis
Nesta aba você indica quais contas gerenciais compõem três saldos que a plataforma acompanha separadamente:
Saldo de Mútuo.
Saldo de Comissão.
Saldo de Despesas Reembolsáveis.
Em cada um deles, clique na ação de editar e selecione as contas gerenciais correspondentes. A seleção aceita mais de uma conta. Se a sua operação não usa mútuo, comissão ou reembolso, esses saldos podem ficar vazios.
8- Configurações gerais e travas de processo
A aba Geral concentra as regras que ligam contabilidade, pagamento e conciliação. Entre as principais:
Obrigar Lançamento antes do Pagamento: impede que um pagamento vá para aprovação antes de o documento ser lançado na Central de Documentos.
Obrigar Lançamento na Conciliação: impede conciliar uma movimentação financeira sem o documento lançado e contabilizado.
Obrigar contas contábeis válidas antes do Lançamento.
Obrigar documento nas Solicitações de Pagamento
Obrigar forma de pagamento nas Solicitações de Pagamento.
Limitar lançamento por data de corte e Fechar documentos por data de fechamento, cada um com o campo de data correspondente. São as travas usadas para proteger períodos já fechados.
Ocultar movimentações financeiras por data de corte, útil quando a operação na Paggo começa no meio de um exercício.
Ajuste os campos e clique em Salvar no fim do cartão. Empresas com ERP integrado podem ver cartões adicionais de integração nessa mesma aba.
Recomendação: ligue as travas depois que plano de contas, mapeamentos e contas fixas estiverem prontos. Ligar antes trava a operação por falta de configuração.
9- Checklist final
Antes de considerar a configuração concluída, confirme:
As contas gerenciais estão criadas, com responsável definido e restrições ajustadas.
O plano de contas contábil está carregado, com natureza e tipo corretos em cada conta.
Os mapeamentos existem para as combinações que a operação usa, sem alerta de entidades desativadas.
O indicador de Pendências em Contas Fixas está em zero.
As travas da aba Geral estão coerentes com o momento da operação.
Com isso, os lançamentos passam a ser gerados automaticamente pelos fatos contábeis a cada documento, pagamento e conciliação, sem depender de classificação manual.
Se algum lançamento sair em conta diferente da esperada, o caminho de investigação é o mesmo desta configuração: primeiro o mapeamento da conta gerencial, depois a conta fixa envolvida e, por último, a customização daquela contraparte.