การสร้างบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้ (Invoice Receipt) (สำหรับแพ็กเกจ Premium ขึ้นไป) คือ การบันทึกเอกสารสำหรับการรับแจ้งหนี้ ที่ทางกิจการได้รับมาจากทางคู่ค้าหรือ Supplier เพื่อตรวจสอบว่าได้รับสินค้ามาตรงกับใบแจ้งหนี้ที่จะทำจ่ายชำระเงินหรือไม่ ซึ่งจะสามารถนำเอกสารรับแจ้งหนี้ ไปกระทบยอดกับเอกสารรับสินค้า/บริการที่ทางทีมจัดซื้อ ทำขึ้นมาอีกฉบับหนึ่งได้
กิจการแบบไหนควรใช้เอกสารบันทึกรับสินค้า/บริการ
เหมาะกับกิจการที่ต้องการควบคุมภายในระหว่างทีมจัดซื้อ/ทีมดูแลสต็อก และ ทีมบัญชี/ทีมการเงิน เพื่อตรวจสอบว่ายอดที่ได้รับสินค้า/บริการ กับจำนวนเงินที่จ่ายออกไปตรงกันหรือไม่
ขั้นตอนการสร้างบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้ มีดังนี้
1.ไปที่เมนูรายจ่าย
เข้าสร้างเอกสารที่เมนูรายจ่าย > บันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้ > สร้าง
2. เลือกรูปแบบการสร้างบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้
ระบบจะพามาที่หน้าเลือกรูปแบบการสร้างบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้
กรณีเลือกรูปแบบการสร้างแบบ อ้างอิงจากเอกสารเดิม
ให้ระบุช่วงวันที่ออกเอกสาร > ระบุชื่อผู้ขาย > เลือกเลขที่เอกสารที่ต้องการอ้างอิง > คลิกปุ่ม “ถัดไป”
กรณีเลือกรูปแบบการสร้าง ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม
คลิกปุ่ม “ถัดไป”
หรือหากต้องการออกใบสั่งซื้อ (PO) ก่อนสร้างเอกสารบันทึกรับสินค้าและบริการ สามารถกดสร้างตามคู่มือนี้ได้ การสร้างใบสั่งซื้อ
เมื่อสร้างใบสั่งซื้อ (PO) เรียบร้อยแล้วสามารถดึงใบสั่งซื้อมาออกเอกสารรับแจ้งหนี้ (IR) โดยคลิกที่ปุ่ม “ตัวเลือก” ในเอกสาร > เลือก บันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้
3. ระบุรายละเอียดเพื่อสร้างบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้
กรอกรายละเอียดในเอกสารให้ครบถ้วน โดยคำอธิบายรายละเอียดต่างๆในหน้าเอกสาร มีดังนี้
ชื่อผู้ขาย ชื่อลูกค้าที่ต้องการบันทึกในเอกสาร
เลขที่เอกสาร ระบบ Run ให้อัตโนมัติแต่ทางผู้ใช้งานสามารถแก้ไขเองได้หากต้องการปรับให้เข้ากิจการวิธีการตั้งค่าเลขที่เอกสารด้วยตนเองสามารถทำตามคู่มือการตั้งค่าเลขที่เอกสาร
วันที่ออก เป็นวันที่ออกเอกสาร ซึ่งระบบจะแสดงค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน แต่ทางผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะออกเอกสารวันที่เท่าไหร่ทั้งย้อนหลัง และออกในอนาคต
อ้างอิง ช่องสำหรับระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง ข้อมูลที่ใส่นี้จะแสดงบนหน้าเอกสารและรายงานในช่องอ้างอิง
กลุ่มจัดประเภท กลุ่มจัดประเภทใช้ในการจัดกลุ่มเอกสาร และการบันทึกบัญชี เพื่อสร้างรายงานในมิติต่างๆตามประเภทของกลุ่ม ซึ่งจะสามารถใช้ได้สำหรับแพ็กเกจ Pro plus หากสนใจท่านสามารถศึกษาการใช้งานกลุ่มจัดประเภทได้ที่คู่มือการใช้งานฟังก์ชันกลุ่มจัดประเภท
ประเภทราคา จะมีให้เลือกราคาแยกภาษี รวมภาษี และไม่มีภาษี สามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมของเอกสารที่ได้รับมาจากการสั่งซื้อ
ราคานี้เป็นค่าเงิน เป็นช่องสำหรับระบุสกุลเงินต่างประเทศ ในกรณีที่มีการซื้อ/ขายของกับทางประเทศซึ่งจะมีอัตราแลกเปลี่ยนเกิดขึ้น การระบุค่าเงินจะมีผลกับหน้าเอกสารแต่การบันทึกบัญชี การแสดงผลหน้างบ เมนูการเงิน ระบบจะแปลงเป็นเงินบาท
สินค้า/บริการ สินค้าและบริการรายการที่รับเข้ามาในสต็อก
บัญชี ผังบัญชีที่ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีให้เมื่อมีการอนุมัติเอกสาร
จำนวน จำนวนหน่วยของสินค้าที่บันทึกรับเข้ามา
ราคา/หน่วย ราคาต่อหน่วยของสินค้า/บริการที่รับเข้ามา
ส่วนลด/หน่วย ส่วนลดต่อหน่วยของสินค้า/บริการที่รับเข้ามา
ภาษี อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับรายการนั้นๆ กรุณาเลือกไม่มี สำหรับรายการที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือได้รับการยกเว้นภาษี VAT 0% มีไว้สำหรับธุรกิจส่งออกเท่านั้น สำหรับรายการทั่วไปที่ต้องมีภาษีมูลค่าเพิ่ม กรุณาเลือก 7%
หัก ณ ที่จ่าย สามารถกำหนดเป็นจำนวนเงิน หรือ % ก็ได้ หากกำหนดเป็นจำนวนเงินสูงสุดไม่เกินมูลค่าก่อนภาษีของรายการนั้น หากกำหนดเป็น % ได้ไม่เกิน 100%
+เพิ่มรายการใหม่ เพิ่มบรรทัดในการระบุข้อมูลบนเอกสาร เช่นในเอกสารมีการรับสินค้า 2 ประเภทให้กดเพิ่มรายการใหม่อีก 1 บรรทัด
+เพิ่มคำอธิบาย เพิ่มบรรทัดคำอธิบายบนเอกสาร จะใช้ในกรณีที่ 1 สินค้าหรือบริการมีรายละเอียดที่ต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบหลายบรรทัดให้กดเพิ่มคำอธิบายได้
ส่วนลดรวม ส่วนลดรวมทั้งบิล
มูลค่าที่คำนวณภาษี 7% ยอดก่อนนำไปคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ยอดมูลค่าที่คำนวณภาษี x VAT 7%
จำนวนเงินทั้งสิ้น มูลค่าที่รวม VAT แล้ว
หมายเหตุสำหรับผู้ขาย ช่องหมายเหตุสำหรับระบุข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
แนบไฟล์ในเอกสารนี้ เป็นการแนบไฟล์รูปภาพ PDF ในเอกสารเพื่อใช้สำหรับการดูภายในกิจการเอง หรือจะส่งให้กับลูกค้าทางฟังก์ชันส่ง Email ได้เช่นกัน
แท็ก เป็นการติดข้อความสั้นๆเพื่อแยกประเภทของเอกสารเช่น แท็กตามภาค แท็กตามชื่อพนักงานขาย
หากในหน้าบันทึกเอกสารไม่มีฟังก์ชันครบเหมือนในตัวอย่างเอกสาร สามารถเปิดการตั้งค่าแสดงผลของเอกสารตามคู่มือการตั้งค่าการแสดงผลข้อมูลหน้าสร้างเอกสาร
ตัวอย่างการกรอกข้อมูลเอกสาร
ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร > คลิกปุ่ม “อนุมัติบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้”
ปุ่มอนุมัติเอกสารจะมีให้เลือกการทำรายการทั้งหมด 4 แบบ
อนุมัติบันทึกรับสินค้า/บริการ เอกสารจะเป็นสถานะอนุมัติแล้ว และบันทึกบัญชี
ส่งอนุมัติ เอกสารจะเป็นสถานะรออนุมัติ และยังไม่มีการบันทึกบัญชี
อนุมัติและสร้างใหม่ เอกสารจะเป็นสถานะอนุมัติแล้ว และบันทึกบัญชี
อนุมัติและพิมพ์ เอกสารจะเป็นสถานะอนุมัติแล้ว บันทึกบัญชี และจะพาไปที่หน้าพิมพ์เอกสาร (Online View)
ในกรณีที่ยังไม่ต้องการอนุมัติจะทำได้ 2 แบบ
บันทึกร่าง เอกสารจะเป็นสถานะร่าง และยังไม่มีการบันทึกบัญชี
ยกเลิก เอกสารที่บันทึกไว้จะถูกยกเลิกและสามารถกู้คืนกลับมาได้
สามารถดูการบันทึกบัญชีของเอกสารรับสินค้า/บริการ โดยกดที่เลขบันทึกบัญชี
ตัวอย่างการบันทึกบัญชีของเอกสารรับสินค้า/บริการ
4. การนำบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้ไปกระทบยอดกับเอกสารรับสินค้า/บริการ
เงื่อนไขการทำงานของระบบกระทบยอดที่ระบบจะยอมให้จับคู่
รหัสสินค้า/บริการ ตรงกันทั้งเอกสารรับสินค้า/บริการ (GR) และเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (IR)
จำนวนสินค้า/ บริการ ตรงกันทั้งเอกสารรับสินค้า/บริการ (GR) และเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (IR)
จำนวนเงิน ตรงกันทั้งเอกสารรับสินค้า/บริการ (GR) และเอกสารรับใบแจ้งหนี้ (IR)
ที่หน้าข้อมูลเอกสารบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้กดที่แถบข้อมูลเอกสารที่กระทบ
คลิกปุ่ม “มูลค่าบันทึกรับสินค้า/บริการ”
เลือกเอกสารบันทึกรับสินค้า/บริการ ที่ต้องการนำมากระทบกัน ณ ตอนนี้การทำงานจะจับคู่ได้แบบ 1 ต่อ 1 เอกสาร
ตัวอย่างเอกสารที่กระทบยอดสำเร็จ
ตัวอย่างเอกสารที่กระทบยอดไม่สำเร็จจะมีแจ้งเตือน “มีข้อมูลรหัส, ราคาต่อหน่วย, ส่วนลดต่อหน่วย และประเภทภาษีของสินค้า/บริการบางอย่างไม่ตรงกัน”
ตัวอย่าง หน้าพิมพ์เอกสารบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้
– จบขั้นตอนการสร้างบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้ (Invoice Receipt) –
บทความที่เกี่ยวข้อง
ดูคู่มืออื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการสร้างบันทึกรับเอกสารแจ้งหนี้