ผังบัญชี PEAK ใช้อย่างไร คลิกอ่านที่นี่
เนื่องจากโปรแกรม PEAK มีผังบัญชี 5 หมวด ที่เป็นมาตรฐานในโปรแกรม กิจการสามารถเลือกใช้งานได้ตามรายการที่ต้องการบันทึกบัญชี โดยไม่ต้องทำการสร้างผังบัญชีก่อนใช้งาน และด้วยผังบัญชีที่เป็นมาตรฐานนี้จึงมีข้อจำกัดที่กิจการและผู้ใช้งานควรทราบ
ทำความเข้าใจผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK
ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม ประกอบด้วยรายละเอียดต่างๆ ดังนี้
ผังบัญชีหลัก
แสดงถึง หมวดของบัญชี 1-5
เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 1 และ 2
ผังบัญชีรอง
แสดงถึง ประเภทบัญชีที่อยู่ภายใต้บัญชีหลัก ชื่อบัญชีนั้นจัดอยู่ในประเภทบัญชีรองใด
เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 2 และ 3
ผังบัญชีย่อย
แสดงถึง ประเภทบัญชีที่อยู่ภายใต้บัญชีรอง ชื่อบัญชีนั้นจัดอยู่ในประเภทบัญชีย่อยใด
เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 4
เลขที่บัญชี
แสดงถึง เลขที่หรือรหัสบัญชี มีจำนวน 6 ตำแหน่ง ถูกรันอัตโนมัติโดยระบบ ตามการเลือกผังบัญชีหลัก รอง และย่อย
เลขที่บัญชีในการรัน แสดงอยู่ตำแหน่งที่ 5 และ 6
การรันเลขที่บัญชีต่อจากผังบัญชีย่อย สามารถรันเลข 2 ตำแหน่งสุดท้าย สิ้นสุดที่ xxxx99 เท่านั้น หากเกินจะถูกรันเป็นชื่อผังบัญชีย่อยถัดไป
ประเภทเงินได้ภาษี
กำหนดประเภทเงินได้ทางภาษีของชื่อบัญชีนั้นๆ ตั้งแต่ 40(1) - 40(8)
กำหนดไว้เพื่อให้ระบบสามารถแนะนำอัตราหัก ณ ที่จ่ายได้อยากเหมาะสมเมื่อมีการใช้ผังบัญชีในการสร้างเอกสาร
สามารถเลือกประเภทเงินได้ หรือ เลือก "ไม่ระบุ" ก็ได้
อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย
กำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายของการบันทึกบัญชีนั้นๆ ได้
หรือหากต้องการให้ระบบแนะนำให้ สามารถเลือกว่าอัตโนมัติ ระบบจะมี AI แนะนำอัตราหัก ณ ที่จ่ายที่เหมาะสมให้
สามารถอัตราภาษร หรือ เลือก "อัตโนมัติ" ก็ได้
ข้อควรทราบของผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK
ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม มีข้อควรทราบ 5 ข้อด้วยกัน คือ
ไม่สามารถแก้ไข และเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ได้
ไม่สามารถลบออกจากโปรแกรมได้
ไม่สามารถกำหนด หรือ รันเลขผังบัญชีเองได้
ผังบัญชีในแต่ละหมวดรันเลขบัญชีย่อย 2 หลักสุดท้ายสิ้นสุดที่จำนวน ตัวเลข 99 เท่านั้น หากมากกว่า 99 ระบบจะขึ้นเป็นหมวดบัญชีรองหมวดใหม่ทันที
หากไม่มีการใช้งานผังบัญชีใดในโปรแกรม ชื่อบัญชีนั้นจะไม่ปรากฎในรายงานทางบัญชี และงบทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากไม่มีการเคลื่อนไหวใดในผังบัญชีนั้นๆ
คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีที่มีอยู่ในโปรแกรม PEAK
กิจการ และผู้ใช้งานที่ต้องการ เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม PEAK สามารถพิจารณาเลือกการใช้งานผังบัญชีได้เป็น 2 กรณี ด้วยกัน คือ
กรณีที่ 1 : ใช้ผังบัญชีที่โปรแกรมมีให้ตามมาตรฐาน
กรณีนี้สามารถเลือกใช้ผังบัญชีในการบันทึกบัญชีทันที
กรณีที่ 2 : ใช้ผังบัญชีเดิมที่มีชื่อผังบัญชีเฉพาะตามกิจการ
กรณีนี้มีข้อแนะนำสำหรับการวางแผนการใช้งานผังบัญชีตามความต้องการของกิจการเพิ่มเติม ดังนี้
กรณีที่ 2.1
เทียบผังบัญชีของกิจการ กับ ผังบัญชีของโปรแกรม ด้วย 4 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 : จัดเตรียมผังบัญชี (เดิม) เฉพาะของกิจการ
ขั้นตอนที่ 2 : พิมพ์รายงานผังบัญชีจากโปรแกรม โดยไปที่
เมนูบัญชี > ผังบัญชี > พิมพ์รายงาน > เลือกบัญชีหลัก และบัญชีย่อย > พิมพ์รายงาน
ขั้นตอนที่ 3 : ทำการเทียบผังบัญชี
เพื่อดูว่าสามารถใช้ชื่อบัญชีนั้นๆได้หรือไม่ โดยพิจารณาชื่อและความหมายของบัญชีนั้นๆ หากชื่อหรือความหมายไปในทางเดียวกัน ให้เลือกใช้ผังบัญชีของโปรแกรม
หากไม่สามารถใช้ชื่อผังบัญชีของโปรแกรมได้ ให้จัดเรียงชื่อบัญชีของกิจการตามหมวดผังบัญชีหลัก ผังบัญชีรอง และผังบัญชีย่อยของโปรแกรม เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบว่าผังบัญชีนั้นๆ จะถูกรันต่อด้วยเลขบัญชีใด เป็นการวางแผนและปรับใช้ผังบัญชีให้จัดเรียงได้อย่างเหมาะสม
ขั้นตอนที่ 4 : ทำการเพิ่มผังบัญชีในโปรแกรม โดยรันตามหมวดบัญชีต่อจากผังบัญชีที่มีอยู่ โดยไปที่ เมนูบัญชี > ผังบัญชี > +เพิ่มบัญชี
บัญชีหลัก ตามหมวดบัญชีที่ต้องการเพิ่ม
บัญชีรอง เลือกประเภทบัญชีรองที่ต้องการ
บัญชีย่อย
เลขที่บัญชี
ชื่อภาษาไทย
ชื่อภาษาอังกฤษ
คำอธิบานบัญชี
ประเภทเงินได้ภาษี
อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย
กรณีที่ 2.2
สำหรับกิจการที่ใช้ผังบัญชีในการแบ่งหมวดรายได้ และค่าใช้จ่าย เพื่อบันทึกบัญชีรับรู้รายการตามฝ่าย แผนก โครงการ และอื่นๆ ที่มีการจัดสรรไว้เพื่อเรียกดูรายงานในการเปรียบเทียบเฉพาะ หรือ ธุรกิจบริการ ที่มีการรับรู้รายได้จากการให้บริการมากกว่า 99 รายการบริการขึ้นไป สามารถวางแผนการใช้ผังบัญชีได้ 2 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1 : ใช้การสร้างรหัส บริการ รับรู้รายได้ตามชื่อของบริการแทนการสร้างผังบัญชี
ตัวอย่างเช่น กิจการมีรายได้จากการให้บริการ A, B, C และ D โดยการให้บริการทั้ง 4 บริการนี้
มีการบันทึกบัญชีเป็นรายได้จากการให้บริการทุกรายการ
การใช้ผังบัญชีแบบเดิม สร้างผังบัญชีและรันเลขที่บัญชีตามรายการให้บริการ จะทำให้เกิดชื่อบัญชีรายได้ปริมาณมากเกินความจำเป็น เช่น
410201-01 รายได้จากการให้บริการ A
410201-02 รายได้จากการให้บริการ B
410201-03 รายได้จากการให้บริการ C
410201-04 รายได้จากการให้บริการ D
410201-05 รายได้จากการให้บริการ ……. ต่อไปเรื่อยๆ
การวางแผนใช้ผังบัญชีใหม่ สร้างรหัสการบริการและผูกผังบัญชีรายได้จากการให้บริการ จะทำให้ผังบัญชีรายได้ปรากฎผังบัญชีเพียงชื่อบัญชีเดียว หรือ มีชื่อบัญชีเท่าที่จำเป็นต้องใช้ ยังทำให้เกิดความสะดวกในการใช้เลือกใช้รหัสบริการในการออกเอกสารให้บริการแก่ลูกค้า เช่น
รหัสบริการ A - 410201 รายได้จากการให้บริการ
รหัสบริการ B - 410201 รายได้จากการให้บริการ
รหัสบริการ C - 410201 รายได้จากการให้บริการ
รหัสบริการ D - 410201 รายได้จากการให้บริการ
รหัสบริการ… - 410201 รายได้จากการให้บริการ
รหัสบริการ……….รันรหัสบริการต่อไปเรื่อยๆ
วิธีที่ 2 : ใช้การจัดกลุ่มประเภท เพื่อจัดสรรการรับรู้รายได้ และค่าใช้จ่ายแทนการสร้างผังบัญชี
ด้วยชื่อเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น กิจการมีต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A โดยแบ่งเป็นของ 4 แผนก ประกอบด้วย แผนกการขาย, แผนกการตลาด, แผนกบุคคล และแผนกบัญชี โดยทั้ง 4 แผนกนี้มีการบันทึกบัญชีเป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A ทุกรายการ
การใช้ผังบัญชีแบบเดิม สร้างผังบัญชีและรันเลขที่บัญชีตามรายการต้นทุนฟรือค่าใช้จ่ายตามแผนกนั้นๆ จะทำให้เกิดชื่อบัญชีต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายมีปริมาณมากเกินความจำเป็น เช่น
510104-01 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกการขาย
510104-02 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกการตลาด
510104-03 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกบุคคล
510104-04 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกบัญชี
510105-01 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B - แผนกการขาย
510105-02 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B - แผนกการตลาด
510105-03 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B - แผนก ……. ต่อไปเรื่อยๆ
การวางแผนใช้ผังบัญชีใหม่ สร้างกลุ่มจัดประเภทสำหรับแผนก เพื่อเปิดใช้การจัดกลุ่มประเภทลงบนหน้าเอกสารที่บันทึกค่าใช้จ่าย เลือกชื่อบัญชีที่ต้องการบันทึกต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายนั้นๆ ใช้ชื่อบัญชีเดียวกันทุกแผนก จะทำให้ผังบัญชีต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย ปรากฎผังบัญชีเพียงชื่อบัญชีเดียว หรือ มีชื่อบัญชีเท่าที่จำเป็นต้องใช้ ช่วยตอบโจทย์ความต้องการการเรียกดูรายงานเชิงเปรียบเทียบได้ เช่น
510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกการขาย
510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกการตลาด
510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกบุคคล
510104 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย A - แผนกบัญชี
510105 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B - แผนกการขาย
510105 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B - แผนกการตลาด
510105 ต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย B - แผนก ……. ต่อไปเรื่อยๆ
