ใบขอซื้อ (PR) คืออะไร
เอกสารที่พนักงานภายในองค์กรใช้เพื่อขออนุมัติจัดซื้อสินค้า หรือบริการที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน โดยมีรายละเอียด เช่น รายการสินค้า ปริมาณ ราคา และเหตุผลในการขอซื้อ ก่อนส่งให้ฝ่ายจัดซื้อหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
1. คลิกสร้างใบขอซื้อ
ไปที่ เมนูรายจ่าย > ใบขอซื้อ > กดสร้าง
2. เมื่อใส่รายละเอียดใบขอซื้อ
กรณีต้องการเปิดการแสดงช่องกรอกข้อมูลหน้าเอกสาร สามารถตั้งค่าการแสดงผลได้
อ้างอิงถึง : ระบุข้อมูลที่ต้องการ (ถ้ามี)
เลขที่เอกสาร : ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติตามรูปแบบเลขที่เอกสารที่กำหนด หากต้องการปรับรูปแบบเลขที่เอกสารสามารถปรับได้ที่เมนูตั้งค่าเอกสาร
ข้อมูลผู้ขาย
ชื่อผู้ขาย : ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ
วันที่ออก : ระบบจะทำการ Default วันที่ปัจจุบันที่สร้างเอกสาร สามารถแก้ไขเลือกวันที่ย้อนหลังหรือในอนาคตได้
วันที่ต้องการใช้ : สามารถกำหนดวันที่ต้องการใช้สินค้าหรือบริการได้
กลุ่มจัดประเภท: สามารถระบุกลุ่มจัดประเภทที่ต้องการสร้างรายงานในฟีเจอร์ PEAK Board โดยระบุกลุ่มจัดประเภทตอนสร้างเอกสาร หรือจะไม่ระบุ มาระบุย้อนหลังได้เช่นกัน
ข้อมูลราคาและรวมภาษี
ประเภทราคา : สามารถระบุประเภทราคาของเอกสารได้ว่าเป็นแบบแยกภาษี รวมภาษีหรือไม่มีภาษี เบื้องต้นระบบจะทำการเลือกประเภทราคาตามการตั้งค่าที่เมนูตั้งค่านโยบายบัญชี
ราคานี้เป็นค่าเงิน: สามารถระบุสกุลเงินตราต่างประเทศที่ต้องการได้ เบื้องต้นระบบจะ Default เป็นเงินสกุลเงินบาท โดยอัตราแลกเปลี่ยนนี้ระบบอ้างอิงจากธนาคารแห่งประเทศไทย ย้อนหลัง 1 วันจากวันที่ออกเอกสาร
รายการ
สินค้า/บริการ : ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกเอกสาร (ถ้ามี)
บัญชี : ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกใบสั่งซื้อ ระบบจะดึงรหัสผังบัญชีที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ
คำอธิบาย : กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงคำอธิบายที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ หากต้องการแก้ไขหรือระบุคำอธิบายเพิ่มเติมสามารถระบุเข้าไปได้ (รองรับ 1,000 อักขระ)
จำนวน : ระบุจำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ
ราคา/หน่วย : ระบุราคา/หน่วย
ส่วนลดต่อหน่วย : ระบุส่วนลด/หน่วย (ถ้ามี)
ภาษี : ระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%, 0% หรือไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม
หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการ (ถ้ามี)
หากรายการในใบขอซื้อมีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + รายการใหม่ เพื่อเพิ่มรายการที่ต้องการ และต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มคำอธิบายรายการ เพื่อใส่คำอธิบายเพิ่มเติม
หมายเหตุเอกสาร : สามารถระบุหมายเหตุเอกสารที่ต้องการส่งให้กับผู้ขายได้ หากหมายเหตุเอกสารที่ส่งให้กับผู้ขายมีรูปแบบเป็นข้อความเดียวกันทุกใบขอซื้อ สามารถไปตั้งค่าที่เมนูตั้งค่าเอกสารเพื่อให้ระบบดึงข้อความมาที่หน้าเอกสารอัตโนมัติได้
3. เมื่อระบุข้อมูลใบขอซื้อเรียบร้อยแล้ว สามารถกดปุ่มบันทึกร่าง หรืออนุมัติใบขอซื้อ
ตัวอย่างเอกสารใบขอซื้อ
2. ระบุข้อมูลใบขอซื้อ
2.1. ข้อมูลอ้างอิง และเลขที่เอกสาร
กรณีต้องการเปิดการแสดงช่องกรอกข้อมูลหน้าเอกสาร สามารถตั้งค่าการแสดงผลได้
อ้างอิงถึง : ระบุข้อมูลที่ต้องการ (ถ้ามี)
เลขที่เอกสาร : ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติตามรูปแบบเลขที่เอกสารที่กำหนด หากต้องการปรับรูปแบบเลขที่เอกสารสามารถปรับได้ที่เมนูตั้งค่าเอกสาร
2.2. ข้อมูลผู้ขาย
ชื่อผู้ขาย : ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ
วันที่ออก : ระบบจะทำการ Default วันที่ปัจจุบันที่สร้างเอกสาร สามารถแก้ไขเลือกวันที่ย้อนหลังหรือในอนาคตได้
วันที่ต้องการใช้ : สามารถกำหนดวันที่ต้องการใช้สินค้าหรือบริการได้
2.3. กลุ่มจัดประเภท (ถ้ามี)
สามารถระบุกลุ่มจัดประเภทที่ต้องการสร้างรายงานในฟีเจอร์ PEAK Board โดยระบุกลุ่มจัดประเภทตอนสร้างเอกสาร หรือจะไม่ระบุ มาระบุย้อนหลังได้เช่นกัน
2.4. ข้อมูลราคาและภาษี
ประเภทราคา : สามารถระบุประเภทราคาของเอกสารได้ว่าเป็นแบบแยกภาษี รวมภาษีหรือไม่มีภาษี เบื้องต้นระบบจะทำการเลือกประเภทราคาตามการตั้งค่าที่เมนูตั้งค่านโยบายบัญชี
ราคานี้เป็นค่าเงิน: สามารถระบุสกุลเงินตราต่างประเทศที่ต้องการได้ ค่าเริ่มต้นระบบ (Default) เป็นเงินสกุลเงินบาท โดยอัตราแลกเปลี่ยนนี้ระบบอ้างอิงจากธนาคารแห่งประเทศไทย ย้อนหลัง 1 วันจากวันที่ออกเอกสาร
2.5. รายการ
การระบุรายการมีดังนี้
สินค้า/บริการ : ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกเอกสาร (ถ้ามี)
บัญชี : ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกใบสั่งซื้อ ระบบจะดึงรหัสผังบัญชีที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ
คำอธิบาย : กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงคำอธิบายที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ หากต้องการแก้ไขหรือระบุคำอธิบายเพิ่มเติมสามารถระบุเข้าไปได้ (รองรับ 1,000 อักขระ)
จำนวน : ระบุจำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ
ราคา/หน่วย : ระบุราคา/หน่วย
ส่วนลดต่อหน่วย : ระบุส่วนลด/หน่วย (ถ้ามี)
ภาษี : ระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%, 0% หรือไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม
หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการ (ถ้ามี)
หากรายการในใบขอซื้อมีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + รายการใหม่ เพื่อเพิ่มรายการที่ต้องการ และต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มคำอธิบายรายการ เพื่อใส่คำอธิบายเพิ่มเติม
2.6. หมายเหตุเอกสาร
สามารถระบุหมายเหตุเอกสารที่ต้องการส่งให้กับผู้ขายได้
หากหมายเหตุเอกสารที่ส่งให้กับผู้ขายมีรูปแบบเป็นข้อความเดียวกันทุกใบขอซื้อ สามารถไปตั้งค่าที่เมนูตั้งค่าเอกสาร เพื่อให้ระบบดึงข้อความมาที่หน้าเอกสารอัตโนมัติได้
3. การบันทึกเอกสารใบขอซื้อ
เมื่อระบุข้อมูลใบขอซื้อเรียบร้อยแล้ว สามารถกดปุ่มตามที่ต้องการได้
บันทึกร่าง: บันทึกร่างเอกสาร
บันทึกร่าง และสร้างใหม่: บันทึกร่างเอกสาร และเปิดหน้าใหม่เป็นหน้าสร้างใบขอซื้อ
อนุมัติใบขอซื้อ: อนุมัติใบขอซื้อ
ส่งอนุมัติ: ส่งให้บุคคลอื่น เพื่ออนุมัติเอกสาร
อนุมัติ และสร้างใหม่: เอกสารถูกอนุมัติ และเปิดหน้าใหม่เป็นหน้าสร้างใบขอซื้อ
อนุมัติ และพิมพ์: เอกสารถูกอนุมัติ และเปิดหน้าใหม่เป็นหน้าพิมพ์ใบขอซื้อ
ตัวอย่างหน้าพิมพ์ใบขอซื้อ
- จบขั้นตอนวิธีสร้างใบขอซื้อ (PR) -