ปรับแต่งและตั้งค่า เลขที่เอกสาร คือขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสารสำหรับเอกสารทั้งฝั่งรายรับและรายจ่ายในระบบ PEAK ได้อย่างยืดหยุ่น โดยสามารถกำหนดได้หลากหลายรูปแบบตามประเภทเอกสาร
เอกสารเมนูรายรับ ได้แก่
ใบเสนอราคา
ใบรับเงินมัดจำ
ใบแจ้งหนี้
ใบเสร็จรับเงิน
ใบกำกับภาษีขาย
ใบลดหนี้
ใบวางบิล
เอกสารเมนูรายจ่าย ได้แก่
ใบสั่งซื้อ
ใบจ่ายเงินมัดจำ
การบันทึกค่าใช้จ่าย/ซื้อสินค้า
รับใบลดหนี้
ใบรวมจ่าย
บันทึกซื้อสินทรัพย์
วิธีการตั้งค่าเลขที่เอกสาร มีขั้นตอนดังนี้
1. ปรับแต่งและตั้งค่า เลขที่เอกสาร โดยเข้าสู่เมนูตั้งค่า
ไปที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าเอกสาร > เลขที่เอกสาร
2. ทำการแก้ไขการตั้งค่าเลขที่เอกสารตามต้องการ
คลิกปุ่ม “แก้ไข” เพื่อเริ่มกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสาร
สามารถตั้งค่ารูปแบบเลขที่เอกสารได้สำหรับเอกสารในเมนูรายรับ เช่น ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี รวมถึงเอกสารเมนูรายจ่าย เช่น ใบสั่งซื้อ และใบจ่ายเงินมัดจำ เป็นต้น โดยรายละเอียดของแต่ละช่องมีดังนี้
ตัวอักษรเริ่มต้น สามารถเปลี่ยนตัวอักษรและเพิ่มใหม่ได้ตามจำนวนตัวอักษรที่ระบุไว้ที่มุมขวาบนของช่อง
ตัวอักษรพิเศษ สามารถใส่เป็นเครื่องหมายต่างๆได้ เช่น – / หรือเว้นว่างไว้
ช่องวันที่ เป็นช่องระบุวันของเอกสาร โดยช่องปี สามารถเลือกได้ 4 แบบ จะมีทั้งปีคริสต์ศักราชและปีพุทธศักราช ซึ่งมีให้เลือกแบบ 4 ตำแหน่งหรือ 2 ตำแหน่ง
จำนวนเลขที่เอกสาร (Running Numbers) เลือกได้ระหว่าง 2 ถึง 9 หลัก
กรณีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษี ผู้ใช้งานสามารถเลือก “แยกเลขที่เรียงใบกำกับภาษี” ได้หากต้องการจัดเรียงหมายเลขแยกจากเอกสารอื่น
3. คลิกปุ่ม “บันทึก” เพื่อยืนยันการปรับแต่งและตั้งค่า เลขที่เอกสาร
เมื่อแก้ไขตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “บันทึก”
สามารถดูวิดีโอแนะนำการตั้งค่าเลขที่เอกสารได้ที่ PEAK Account คลิปเดียวจบ ครบทุกการตั้งค่า นาทีที่ 18:04
– จบขั้นตอนการปรับแต่งและตั้งค่า เลขที่เอกสาร –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
สามารถตั้งค่าเลขที่หนังสือหัก ณ ที่จ่าย และเลขที่สมุดบัญชีรายวันได้ไหม
สามารถตั้งค่าเลขที่หนังสือหัก ณ ที่จ่าย และเลขที่สมุดบัญชีรายวันได้ไหม
ตอนนี้ยังไม่สามารถตั้งค่าเองได้ ระบบจะรันเลขที่ให้อัตโนมัติตามค่าที่กำหนดไว้
การรันเลขที่เอกสารรันยังไง
การรันเลขที่เอกสารรันยังไง
ตามค่ามาตรฐานของระบบ เลขที่เอกสารจะรันต่อจากเลขล่าสุดที่สร้าง เช่น
หากสร้างเอกสารเลขที่ 01, 02, 03 ตามลำดับ
ภายหลังมีการยกเลิกเลขที่ 02 เมื่อสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะรันเลข 04
หากยกเลิกเลขที่ 03 เมื่อสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะใช้เลข 03
ทั้งนี้ เลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกไปแล้ว สามารถใช้เลขที่เอกสารเดิมได้ครับ โดยพิมพ์เลขเอง
หมายเหตุ: หากใช้งานแพ็กเกจ Premium สามารถตั้งค่าไม่ให้ระบบนำเลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานได้
ตั้งค่าเลขที่สมุดบัญชีรายวันได้ไหม
ตั้งค่าเลขที่สมุดบัญชีรายวันได้ไหม
ขณะนี้ยังไม่สามารถตั้งค่าเลขที่สมุดบัญชีรายวันเองได้ ระบบจะรันเลขให้อัตโนมัติครับ
เลขที่สมุดบัญชีรายวันไม่เรียงกันเกิดจากสาเหตุอะไร
เลขที่สมุดบัญชีรายวันไม่เรียงกันเกิดจากสาเหตุอะไร
เกิดจากการแก้ไขข้อมูลของเอกสารต้นขั้ว เช่น
สร้างบันทึกค่าใช้จ่าย จะมีสมุดบัญชีรายวันจ่าย (PV) เกิดขึ้น
หากมีการแก้ไขข้อมูล เช่น ระบุกลุ่มจัดประเภทใหม่ หรือแก้ไขข้อมูลการชำระเงิน
ระบบจะทำการ ยกเลิกสมุดบัญชีรายวันเล่มเดิม และ สร้างเล่มใหม่ ส่งผลให้เลขที่สมุดบัญชีรายวันอาจไม่เรียงลำดับกันครับ
หากเคยใช้งานโปรแกรมอื่นมาก่อน แล้วเริ่มมาใช้งาน Peak ระหว่างปี สามารถให้ระบบรันเลขที่เอกสารต่อจากเดิมได้ไหม เช่น เลขที่เอกสารใบเสนอราคา
หากเคยใช้งานโปรแกรมอื่นมาก่อน แล้วเริ่มมาใช้งาน Peak ระหว่างปี สามารถให้ระบบรันเลขที่เอกสารต่อจากเดิมได้ไหม เช่น เลขที่เอกสารใบเสนอราคา
สามารถทำได้ครับ
โดยไปที่เมนู ตั้งค่าเลขที่เอกสาร ของประเภทเอกสารที่ต้องการ เช่น ใบเสนอราคา
หากในโปรแกรมเดิมเลขที่ใบเสนอราคาสุดท้ายคือ Q-25059
ตอนสร้างใบเสนอราคาใน PEAK ฉบับแรก ให้ระบุเลขที่ด้วยตนเองเป็น Q-25060
หลังจากนั้น ระบบจะทำการ รันเลขที่ต่ออัตโนมัติ เป็น Q-25061, Q-25062 ตามลำดับครับ
บทความที่เกี่ยวข้อง