PEAK To PEAK การเชื่อมต่อผู้ขายและผู้ติดต่อ คือ ก้าวแรกของการสร้างเครือข่ายธุรกิจสำหรับผู้ใช้งาน PEAK ด้วยกัน ช่วยให้ทุกกิจการสามารถรับข้อมูลเอกสารจากคู่ค้าที่ใช้ระบบ PEAK เหมือนกันได้ มาบันทึกลงในระบบได้ทันที ลดขั้นตอนการคีย์ข้อมูลและลดความผิดพลาดในการกรอกรายละเอียด โดยสิ่งที่กิจการควรรู้เพื่อการจับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อหลัก ๆ มีดังต่อไปนี้

ก่อนเริ่มการเชื่อมต่อผู้ขายและผู้ติดต่อ ใน PEAK ผู้ใช้งานต้องได้รับสิทธิ์ในระบบก่อน โดยสามารถตรวจสอบ หรือตั้งค่าสิทธิ์ได้ ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

โดยไปที่ เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าสิทธิ์ผู้ใช้งาน > ผู้ใช้งาน

คลิกเลือก รายชื่อผู้ใช้งาน ที่ต้องการตรวจสอบสิทธิ์
​

ในหัวข้อ PEAK Account ตรงส่วนผู้ติดต่อ ให้เปิดสิทธิ์ "เชื่อมต่อคู่ค้าและผู้ติดต่อ"

เงื่อนไขการใช้งาน PEAK To PEAK สำหรับครั้งแรก ระบบจะสามารถกดเชื่อมต่อผู้ติดต่อได้ เฉพาะการเข้าผ่านลิงก์เอกสารออนไลน์ที่คู่ค้า (ผู้ใช้งาน PEAK) ส่งมาให้เท่านั้น โดยมีขั้นตอนการดำเนินการ ดังนี้

(เพิ่มเติม: ผู้ใช้งานสามารถอ่าน คู่มือการจัดการเอกสารขาเข้า เพิ่มเติมได้ที่: คู่มือ PEAK to PEAK การเชื่อมต่อ คลังเอกสาร หน้ากล่องขาเข้า)

หลังจากได้รับเอกสารจากฝั่งคู่ค้าเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ระบบจดจำคู่ค้าและสามารถเสนอข้อมูลได้อย่างถูกต้องในระยะยาว ผู้ใช้งานควรดำเนินการจับคู่ข้อมูลในครั้งแรกที่ได้รับเอกสาร

โดยเลือกเมนู “เชื่อมต่อคู่ค้าและผู้ติดต่อ” เพื่อเข้าสู่หน้าต่างการจัดการข้อมูล

​หมายเหตุ: การเปิดลิงก์เพื่อเชื่อมต่อผู้ติดต่อนี้ จะทำเฉพาะครั้งแรกที่เริ่มซื้อขายกันเท่านั้น ในครั้งถัดไปเมื่อคู่ค้าส่งเอกสารมา ระบบจะส่งตรงเข้ากล่องขาเข้า (Inbox) ในระบบ PEAK ของกิจการคุณโดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบข้อมูลคู่ค้าจากเอกสาร

ระบบจะแสดงหน้าต่าง “จับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อเพื่อช่วยบันทึกเอกสาร” โดยในฝั่งขวาจะปรากฏชื่อคู่ค้าตามที่ระบุมาในเอกสาร (เช่น บริษัท ตัวอย่าง จำกัด) พร้อมแสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสถานะที่ระบุว่าข้อมูล “ตรงกัน” กับในระบบหรือไม่

เลือกผู้ติดต่อในกิจการ (กรณีไม่ขึ้นข้อมูลกิจการ): ให้คุณเลือกชื่อคู่ค้าที่คุณได้สร้างไว้ในฐานข้อมูลของผู้ติดต่อ (เช่น บริษัท ตัวอย่าง จำกัด)

ยืนยันข้อมูล: เมื่อข้อมูลทั้งสองส่วนสอดคล้องกันแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกความสัมพันธ์นี้ไว้ในระบบ

ระบบจะแสดงข้อความว่า “เชื่อมต่อคู่ค้าและผู้ติดต่อ”

หรือหากต้องการแก้ไขการเชื่อมต่อในภายหลัง สามารถกดปุ่ม “แก้ไข” ได้

ภายหลังจากที่ระบบจดจำคู่ค้าได้แล้ว ผู้ใช้งานสามารถเลือกดำเนินการได้ 2 รูปแบบ

โดยคลิก Drop-down ที่ปุ่ม “เพิ่มลงคลังและบันทึกเอกสาร” > จากนั้นระบบจะให้เลือกว่าต้องการบันทึกเอกสารเข้าสู่ระบบด้วยวิธีใด ซึ่งได้แก่

เป็นการบันทึก เพื่อให้ระบบคัดลอกรายละเอียดจากเอกสารต้นทางของคู่ค้า (เช่น ข้อมูลผู้ติดต่อ, เลขที่อ้างอิง, ราคา, ภาษี และรายการสินค้า/บริการ) มาสร้างเป็นร่างเอกสารในระบบของเราให้อัตโนมัติ โดยปัจจุบัน รองรับทั้งการบันทึกรายจ่าย และการสร้างใบสั่งซื้อ

ผู้ใช้งานต้องทำการจับคู่และเลือกรายการสินค้า/บริการด้วยตนเองก่อน เพื่อให้ระบบจดจำความเชื่อมโยงของข้อมูล หลังจากนั้น เมื่อมีการนำเข้าเอกสารจากคู่ค้ารายเดิมในครั้งถัดไป ระบบจะดึงข้อมูลมาแสดงให้อัตโนมัติตามการบันทึกล่าสุด

เมื่อทำการระบุข้อมูลและการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม "อนุมัติ"

สามารถตรวจสอบการบันทึกเอกสารในระบบได้โดยกดที่เลขที่บันทึกบัญชี

สำหรับกรณีที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ไว้ในระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนดำเนินการบันทึกบัญชีในภายหลัง

เมื่อคลิก Drop-down ที่ปุ่ม "เพิ่มลงคลังและบันทึกเอกสาร" > เลือก เพิ่มลงคลังเอกสาร

ระบบจะนำเอกสารไปเก็บไว้ในคลังเอกสารเพื่อที่ผู้ใช้งานจะได้ตรวจสอบเอกสารก่อนนำไปสร้างหรือแนบเอกสารในระบบ โดยหากต้องการดำเนินการต่อ สามารถคลิกที่ปุ่ม "สร้าง/แนบเอกสาร" และระบุข้อมูลตามต้องการ

นอกจากนี้ เมื่อระบบนำเอกสารมาจัดเก็บในคลังเอกสาร (File vault) แล้ว ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้งานต่อได้สะดวกยิ่งขึ้นผ่านฟีเจอร์ใหม่ ดังนี้

สามารถเลือกปรับมุมมองที่มุมขวาบนได้ทั้งหมด 2 รูปแบบ

หากตั้งค่าแสดงผลแบบรูปภาพ ผู้ใช้งานสามารถคลิกที่ ปุ่ม 3 จุด บริเวณขวาบนของกล่องเอกสารนั้นๆ เพื่อกดแก้ไข หรือลบไฟล์ได้ทันที

เมื่อมีการส่งเอกสารผ่าน PEAK To PEAK ระบบจะกำหนดสิทธิ์การแก้ไขเอกสารเพื่อป้องกันความผิดพลาด ดังนี้