เมื่อบันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายในระบบ PEAK ระบบจะมีฟังก์ชันตรวจสอบอัตโนมัติ เพื่อป้องกันการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน หากพบข้อมูลที่มีเลขตรงกัน ระบบจะแสดงข้อความเตือนเกี่ยวกับ เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ ทันที คู่มือนี้จะช่วยอธิบายเงื่อนไขการแจ้งเตือน พร้อมแนะนำขั้นตอนการค้นหาเอกสารเดิมด้วยระบบค้นหาขั้นสูง เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้อย่างถูกต้อง
1. เอกสารและเงื่อนไขที่ระบบตรวจพบ เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ
1.1. ประเภทเอกสารที่ระบบตรวจสอบ เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ
การตรวจสอบครอบคลุมการระบุเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อในเอกสารต่อไปนี้ สำหรับกิจการที่ใช้แพ็กเกจ Premium
บันทึกค่าใช้จ่าย
บันทึกซื้อสินค้า
เอกสารรับใบแจ้งหนี้
1.2. เงื่อนไขการป้องกันการเกิด
กรณี | ผลการตรวจสอบ |
ผู้ติดต่อรหัสเดียวกัน | ไม่สามารถลงทะเบียนเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อเดียวกันซ้ำได้ |
ไม่ระบุประเภทภาษี หรือเลือกภาษีมูลค่าเพิ่มเป็น ไม่มี | ระบบอนุญาตให้ใช้เลขที่ซ้ำได้ |
ผู้ติดต่อคนละรหัส | สามารถลงทะเบียนเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อเลขเดียวกันได้ |
1.3. ข้อความแจ้งเตือน เมื่อพบเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ
เมื่อระบบพบข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขซ้ำ จะปรากฏข้อความ "เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ" บริเวณด้านล่างของหน้าบันทึกเอกสาร
2. ขั้นตอนและวิธีตรวจสอบ เอกสารที่ใช้เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ
ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1: เปิดรายการบันทึกค่าใช้จ่าย เพื่อตรวจสอบเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อ
ไปที่เมนู รายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย แล้วเลือก ดูทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: เปิดการค้นหาขั้นสูง สำหรับค้นหาเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อ
ที่หน้า รายการบันทึกค่าใช้จ่าย > คลิก ค้นหาขั้นสูง บริเวณด้านขวาของช่องค้นหา
ขั้นตอนที่ 3: เลือกขั้นสูงมากและระบุข้อมูลค้นหา
เลือกตัวเลือก ขั้นสูงมาก เพื่อแสดงช่องค้นหาเพิ่มเติม
ขยายช่วง วันที่ออก ให้ครอบคลุมปีที่คาดว่าจะพบเอกสารและปีใกล้เคียง ไม่ควรจำกัดเฉพาะปีปัจจุบัน เพราะเอกสารเดิมอาจถูกบันทึกผิดปี
กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีที่ระบบแจ้งเตือนลงในช่อง เลขที่ใบกำกับภาษี
ขั้นตอนที่ 4: กดค้นหาและตรวจสอบผลลัพธ์
คลิก ค้นหา ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเลขที่ใบกำกับภาษี แม้วันที่ออกเอกสารจะอยู่คนละปีกับช่วงเวลาปัจจุบัน
3. ข้อมูลที่ควรตรวจสอบและแนวทางแก้ไข เมื่อเจอเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ
เมื่อระบบ "ค้นหาขั้นสูง" แสดงรายการเอกสารเดิมที่ใช้เลขที่ใบกำกับภาษีเดียวกันขึ้นมา (เช่น ตัวอย่างรายการเลขที่เอกสาร EXP-20261000005) ผู้ใช้งานควรกด คลิก เข้าไปดูรายละเอียดภายในเอกสารเดิมนั้น ก่อนทำการบันทึกเอกสารใหม่ เพื่อป้องกันการบันทึกภาษีซื้อซ้ำซ้อนหรือบันทึกข้อมูลผิดพลาด
3.1. ข้อมูลที่ควรตรวจสอบในเอกสารเดิม
สถานะของเอกสารเดิม: ตรวจสอบสถานะปัจจุบันของเอกสารเดิม (เช่น รอรับใบเสร็จ, ร่าง, รออนุมัติ, รอชำระ หรือ ยกเลิก) เพื่อพิจารณาขั้นตอนการจัดการต่ออย่างเหมาะสม
เลขที่ใบกำกับภาษี: ตรวจสอบตัวอักษร เครื่องหมาย ตัวเลข และช่องว่าง (เช่น INV-2026-001) ให้ตรงกับใบกำกับภาษีต้นฉบับ
ผู้ติดต่อและรหัสผู้ติดต่อ: ตรวจสอบชื่อผู้ขาย (เช่น กรมสรรพากร) และรหัสผู้ติดต่อว่าเป็นผู้ขายรายเดียวกันกับเอกสารใบใหม่ที่กำลังบันทึกหรือไม่
วันที่ใบกำกับภาษีและวันที่ออกเอกสาร: ตรวจสอบวันที่ระบุบนใบกำกับภาษีและวันที่ออกเอกสารในระบบ (เช่น 12/10/2026) ว่าตรงตามเอกสารจริงและบันทึกตรงตามรอบปีภาษีหรือไม่
ยอดเงินและภาษีมูลค่าเพิ่ม: ตรวจสอบมูลค่าก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) และยอดรวมสุทธิ (เช่น 1,070.00 บาท) ว่าตรงกับเอกสารต้นฉบับหรือไม่
3.2. แนวทางดำเนินการ หลังตรวจพบเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ
หากเป็นรายการเดียวกัน ให้หลีกเลี่ยงการสร้างเอกสารซ้ำและตรวจสอบเอกสารเดิมแทน
หากเลขที่หรือวันที่ในเอกสารเดิมบันทึกไม่ถูกต้อง ให้แก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องตามสิทธิ์ของผู้ใช้งาน
แต่หากเป็นคนละรายการ ให้ตรวจสอบรหัสผู้ติดต่อ ประเภทภาษี และเลขที่บนใบกำกับภาษีต้นฉบับอีกครั้งก่อนบันทึก
(ภาพตัวอย่าง ตรวจสอบพบเลขที่ใบกำกับภาษีซ้ำกัน)
4. สรุปการจัดการปัญหา
เมื่อ PEAK แจ้งเตือน เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำกัน ควรค้นหาเอกสารเดิมก่อนบันทึกต่อ โดยใช้การ ค้นหาขั้นสูงมาก ขยายช่วงวันที่ออก และค้นหาด้วยเลขที่ใบกำกับภาษี วิธีนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการบันทึกภาษีซื้อซ้ำหรือบันทึกเอกสารผิดปีได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- จบขั้นตอนการตรวจสอบและแก้ไขปัญหา เลขที่ใบกำกับภาษีซื้อซ้ำ ใน PEAK -