Skip to main content

การสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน (Recurring) (IV009)

Create Monthly Invoice (Recurring) (IV009)

Updated over a week ago

ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ (เอกสารที่รองรับการสร้างรายเดือนได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)



การสร้างเอกสารรายเดือน (Recurring) มี 7 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : เข้าเมนูรายรับ > ใบส่งของ(ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้) > ดูทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2 : เลือก + สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3 : ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ

ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้

  • เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ ระบบจะแสดงให้อัตโนมัติ สามารถแก้ไขเลขที่ด้วยตนเองได้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ระบบสร้างให้)

  • อ้างอิงถึง : ระบุเอกสารอ้างอิง (ถ้ามี) ข้อมูลที่ใส่นี้จะแสดงบนหน้าเอกสารและรายงานในช่องอ้างอิง

  • ชื่อลูกค้า : เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ

  • วันที่ครบกำหนด : ระยะเวลาตั้งแต่วันสร้างจนถึงวันที่ครบกำหนดชำระ สำหรับเอกสารที่ถูกสร้างแต่ละครั้ง

  • สามารถติดกลุ่มจัดประเภทหรือใช้เป็นสกุลเงินต่างประเทศได้ (ถ้ามี)

ขั้นตอนที่ 4 : ตั้งค่าการสร้างซ้ำเอกสาร เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร

โดยมีรายละเอียดดังนี้

  • รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้

  • เริ่มตั้งแต่ : วันที่ที่จะให้ระบบสร้างเอกสารรายการอัตโนมัติ ซึ่งจะส่งผลกับการทำรายการในอนาคต หากเลือกวันที่ในอดีต ระบบจะไม่ได้ทำการสร้างข้อมูลย้อนหลังให้

  • สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย

  • สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร

  • ส่งอีเมลอัตโนมัติ : การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสาร ต้องเป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น สามารถระบุข้อความที่ต้องการส่งอีเมลให้กับลูกค้าได้ หากไม่ระบุเมื่อส่งอีเมลระบบจะทำการส่งอีเมลโดยใช้ข้อความตามค่าเริ่มต้นของระบบ

ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารและการสร้างซ้ำเสร็จ ให้กดที่บันทึก

ขั้นตอนที่ 6 : รายการเอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ tab เอกสารอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้

ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

  • เปิดใช้งาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน

  • ปิดใช้งาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด

  • สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้

  • ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้

ขั้นตอนที่ 7 : กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือนนั้น และเลือกปิดการทำงาน

สามารถดูวิดีโอวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน (Recurring) (IV009) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการสร้างเอกสารเป็นรายการโปรด และการสร้างเอกสารล่วงหน้าด้วยระบบ Recurring วินาทีที่ 2:16


- จบขั้นตอนการสร้างเอกสารรายเดือนล่วงหน้าด้วยระบบ Recurring -


คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน Recurring

Keyword : การสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน, ออกเอกสารล่วงหน้า, ใบแจ้งหนี้รายเดือน, ใบแจ้งหนี้, ออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

Did this answer your question?