ในการบริหารการเงินของกิจการ โดยเฉพาะการควบคุมค่าใช้จ่ายล่วงหน้า การใช้ สำรองรับ/จ่าย เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้สามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังทำให้การติดตามงบการเงินเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำอีกด้วย
การใช้สำรองรับจ่าย จะเกิดขึ้นในกรณีที่มี บุคคลในกิจการมีการสำรองจ่ายเงินออกไปก่อน โดยไม่ได้ใช้เงินของกิจการ และจะมีการจ่ายคืนให้ในภายหลัง มี 3 กรณี ดังนี้
1. กรณีเพิ่มช่องทางการชำระ หรือการเพิ่มของผังบัญชีของ สำรองรับ/จ่าย
มี 2 ขั้นตอน ดังนี้
1.1. ไปที่เมนูการเงิน
เข้าไปที่เมนูการเงิน > เลือกสำรองรับ/จ่าย > เพิ่มช่องทาง
1.2. ทำรายการ สำรองรับ/จ่าย แบบขั้นสูง
เลือกเพิ่มช่องทางแบบขั้นสูง
ประเภทช่องทางการเงิน เลือก สำรองรับ/จ่าย
ระบุข้อมูลว่าเป็นการสำรองแบบไหน เช่น พนักงานสำรองจ่าย หรือกรรมการสำรองจ่าย สามารถระบุชื่อพนักงาน พร้อมกำหนดว่าจะใช้สำหรับจ่ายหรือรับเงิน
จากนั้นคลิกปุ่ม “เพิ่มสำรองจ่าย”
หมายเหตุ คำอธิบายช่องทางการเงิน จะระบุหรือไม่ระบุก็ได้
2. กรณีจ่ายชำระโดยสำรองจ่าย
ทำบันทึกรายจ่ายปกติและระบุชื่อคู่ค้าตามบิล จากนั้นทำการชำระเงินโดยใช้เป็นบัญชี สำรองจ่าย
โดยไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย > สร้าง
ระบุชื่อผู้ขาย ใส่วันที่เอกสาร ระบุรายการค่าใช้จ่าย สามารถเพิ่มหลายรายการ หรือแยกเลขที่เอกสารได้
เลือกช่องทางการชำระเป็นบัญชีสำรองรับ-จ่าย > คลิกปุ่ม “อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย“
ตัวอย่างการบันทึกบัญชีเมื่อจ่ายชำระโดยใช้บัญชีสำรองรับ-จ่าย
เมื่อเข้ามาที่บัญชีสำรองรับ-จ่ายนั้น ส่วนของภาพรวมเงินเข้า-ออก จะแสดงกราฟแท่งเงินออกเมื่อมีการจ่ายผ่านสำรองจ่าย
3. กรณีจ่ายคืนเงินสำรองจ่าย
ในกรณีที่กิจการโอนเงินคืนสำรองรับ-จ่ายให้กับบุคคลที่สำรองจ่ายล่วงหน้าไปก่อนนี้ สามารถทำได้ดังนี้
ไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > ดูภาพรวม
เลือกบัญชีที่ต้องการใช้โอนเงินคืนบุคคลที่สำรองจ่ายล่วงหน้าไปก่อนนี้
คลิกปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก โอนเงิน
ใส่ข้อมูลการโอน เช่น วันที่ จำนวนเงิน เลือกบัญชีฝั่งออก-เข้า โดยข้อมูลฝั่งเงินเข้าให้ระบุเป็นพนักงานสำรองจ่าย > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
กราฟของสำรองรับ – จ่าย จะเปลี่ยนยอดคงเหลือเป็น 0 เมื่อโอนเงินคืน
ตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีโอนคืนเงินสำรองจ่าย
– จบขั้นตอนสำรองรับ/จ่าย –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
กดเพิ่มช่องทางการเงิน “สำรองรับ/จ่าย” ไม่ได้ ต้องทำอย่างไร
กดเพิ่มช่องทางการเงิน “สำรองรับ/จ่าย” ไม่ได้ ต้องทำอย่างไร
ตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน
ไปที่เมนู ตั้งค่า > ตั้งค่าสิทธิ์การใช้งาน > ผู้ใช้งาน จากนั้นเลือกชื่อผู้ใช้งานที่ต้องการตรวจสอบสิทธิ์
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน: https://www.peakaccount.com/peak-manual/setup-guide/update-personal-information/checking-user-permission#gsc.tab=0
ตรวจสอบจำนวนช่องทางการเงินตามแพ็กเกจ
หากกดเพิ่มแล้วระบบขึ้นแจ้งว่า “จำนวนช่องทางการเงินครบแล้ว” แสดงว่าช่องทางการเงินถูกสร้างครบตามแพ็กเกจที่ใช้งาน
ผู้ใช้งานสามารถซื้อ แพ็กเกจเสริมช่องทางการเงิน เพิ่มได้
ดูขั้นตอนเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการซื้อแพ็กเกจเสริมช่องทางการเงิน: https://www.peakaccount.com/peak-manual/setup-guide/upgrade-or-renew-package/purchasing-additional-user-package
ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่กรรมการจ่ายเงินไป จะบันทึกอย่างไร
ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่กรรมการจ่ายเงินไป จะบันทึกอย่างไร
ให้บันทึกค่าใช้จ่ายตามปกติ
ในส่วนข้อมูลการชำระเงิน ให้เลือกชำระเงินด้วย “สำรองจ่ายกรรมการ”
เพราะกรรมการได้จ่ายเงินส่วนตัวไปก่อน จากนั้นจึงเบิกเงินคืนกับบริษัท
เพิ่มช่องทางการเงินไม่ได้ ระบบขึ้นแจ้งเตือนว่า "จำนวนช่องทางการเงินครบแล้ว"
เพิ่มช่องทางการเงินไม่ได้ ระบบขึ้นแจ้งเตือนว่า "จำนวนช่องทางการเงินครบแล้ว"
กรณีระบบแจ้งเตือนว่า "จำนวนช่องทางการเงินครบแล้ว" หมายความว่าจำนวช่องทางการเงิน (เช่น บัญชีธนาคาร, เงินสด, สำรองรับ/จ่าย) ที่สร้างไว้ครบตามจำนวนจำกัดของแพ็กเกจปัจจุบันแล้ว
ท่านสามารถดำเนินการได้ 2 วิธี ดังนี้
1. ซื้อแพ็กเกจเสริม (Add-on): เพื่อเพิ่มจำนวนโควตาช่องทางการเงินโดยเฉพาะ โดยไม่ต้องอัปเกรดแพ็กเกจหลัก ดูคู่มือการซื้อแพ็กเกจเสริมได้ที่นี่: https://intercom.help/peak/en/articles/8878535-%E0%B8%8B%E0%B8%B7-%E0%B8%AD%E0%B9%81%E0%B8%9E-%E0%B8%81%E0%B9%80%E0%B8%81%E0%B8%88%E0%B9%80%E0%B8%AA%E0%B8%A3%E0%B8%B4%E0%B8%A1-%E0%B8%88%E0%B8%B3%E0%B8%99%E0%B8%A7%E0%B8%99%E0%B8%9C%E0%B8%B9-%E0%B9%83%E0%B8%8A-%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99-%E0%B8%8A-%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%97%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99-%E0%B8%95-%E0%B8%99%E0%B8%97%E0%B8%B8%E0%B8%99%E0%B8%82%E0%B8%B2%E0%B8%A2-%E0%B9%83%E0%B8%99-peak
2. ปิดช่องทางการเงินที่ไม่ใช้งาน: หากมีช่องทางการเงินที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ผู้ใช้งานสามารถปิดการใช้งานเพื่อคืนโควตาให้บัญชีใหม่ได้ ดูคู่มือการปิดช่องทางการเงินได้ที่นี่: https://intercom.help/peak/en/articles/11092978-%E0%B8%95%E0%B8%B1-%E0%B8%87%E0%B8%84-%E0%B8%B2%E0%B9%80%E0%B8%9B%E0%B8%B4%E0%B8%94-%E0%B8%9B%E0%B8%B4%E0%B8%94%E0%B8%8A-%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%97%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99-%E0%B9%83%E0%B8%8A-%E0%B8%A3%E0%B8%B1%E0%B8%9A%E0%B9%81%E0%B8%A5%E0%B8%B0%E0%B8%88-%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99-%E0%B9%83%E0%B8%99-peak
บทความที่เกี่ยวข้อง