บันทึกกรณีจ่ายเงินขาด หมายถึง การจ่ายชำระต่ำไปจากยอดค่าใช้จ่ายจริง แล้วมีการจ่ายเงินเพิ่มภายหลังเพื่อให้ครบตามยอดค่าใช้จ่าย
ตัวอย่าง กิจการมีค่าใช้จ่าย จำนวน 9,630 บาท (ค่าใช้จ่าย 9,000 บาท มี VAT 630 บาท) แต่เมื่อจ่ายจริงกิจการจ่ายชำระ จำนวน 9,600 บาท ซึ่งมีการจ่ายชำระต่ำไปจากยอดค่าใช้จ่ายจริง จำนวน 30 บาท ต่อมากิจการมีการจ่ายเงินเพิ่มให้กับคู่ค้าอีก 30 บาท สามารถทำรายการปรับปรุงได้ตามดังนี้
1. บันทึกกรณีจ่ายเงินขาด และบันทึกตั้งเจ้าหนี้ โดยเข้าเมนูรายจ่าย
ไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย > สร้าง
จากนั้นกรอกข้อมูลที่ต้องการ
เลือกการชำระเงินแบบ ขั้นสูง
ติ๊ก ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง และ +เพิ่มค่าธรรมเนียมหรือรายการ
ปรับปรุง > เลือก หักเงินที่ต้องจ่าย
ปรับปรุงด้วยบัญชี > เลือกผังบัญชีที่ต้องการปรับปรุง
กรณีจ่ายเงินขาดกิจการต้องจ่ายเงินเพิ่มจะใช้ผังบัญชี > เจ้าหนี้อื่น, หนี้สินหมุนเวียนอื่น
กรณีจ่ายเงินขาดกิจการไม่จ่ายเงินเพิ่มจะใช้ผังบัญชี > รายได้อื่น
หรือหากต้องการเพิ่มผังบัญชีสามารถเพิ่มได้ที่ วิธีการเพิ่มผังบัญชี
จำนวนเงินที่ต้องการปรับปรุง > ระบุจำนวนที่มีการจ่ายต่ำกว่ายอดค่าใช้จ่ายจริง จากตัวอย่างมีการจ่ายขาดไป 30 บาทช่องทางการเงิน > เลือกช่องทางการจ่ายเงินและจำนวนเงินที่ชำระตามข้อมูลจริงได้เลย
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้คลิก “อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย”
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
2. บันทึกจ่ายเงินเพิ่มตามจำนวนที่จ่ายขาด
เลือกเมนูรายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย > สร้าง กรอกข้อมูลที่ต้องการ ช่องบัญชีให้เลือกผังบัญชีเดียวกันกับตอนที่บันทึกรายการปรับปรุง ระบุจำนวนเงินที่จะจ่ายเพิ่ม และที่ผังรายจ่ายเลือกภาษีว่า ไม่มี
ระบุข้อมูลการชำระเงิน จากนั้นคลิก “อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย”
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
กรณีจ่ายเงินเกิน สามารถดูได้ตามนี้ การจ่ายเงินเกิน
-จบวิธีบันทึกกรณีจ่ายเงินขาด-
คำถามที่พบบ่อย
Q. จ่ายชำระด้วยช่องทางอื่นๆ นอกเหลือจากเงินสด/เงินฝากธนาคารได้ไหม
A. สามารถทำได้ โดยการเลือกการชำระเงินแบบ ขั้นสูง จะแสดงการจ่ายชำระด้วยช่องทางอื่นๆนอกเหนือจากเงินสด/เงินฝากธนาคารได้
Q. ในการสร้างใบสั่งซื้อ (PO) สามารถยังไม่ระบุผังบัญชีหรือสินค้า/บริการ แล้วค่อยมาระบุหรือแก้ไขตอนสร้างเอกสารซื้อสินค้าได้หรือไม่?
A. สามารถทำได้
ในขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อ คุณสามารถเว้นว่างผังบัญชี/สินค้าไว้ก่อน หรือระบุไว้แล้วค่อยมาแก้ไขในภายหลังตอนที่ดึงไปสร้างเอกสารซื้อสินค้าได้
หมายเหตุ:
หากเว้นว่างไว้ ระบบจะแสดงแจ้งเตือน “พบรายการไม่มีการเลือกบันทึกบัญชี” เพื่อป้องกันข้อมูลตกหล่น ให้กด “ยืนยันการสร้าง” เพื่อทำรายการต่อได้เลย
เนื่องจากเอกสารใบสั่งซื้อยังไม่อยู่ในขั้นตอนการลงบันทึกบัญชี ผู้ใช้งานจึงสามารถไม่ระบุหรือระบุและเปลี่ยนแปลงภายหลังได้
Q. หน้าพิมพ์เอกสารสามารถแสดงยอดหัก ณ ที่จ่ายของแต่ละรายการได้ไหม
A. สามารถทำได้โดยการกดแก้ไขที่หน้าพิมพ์ > เลือกดินสอขวาสุดที่แถบคำอธิบาย>หัวข้อภาษีหัก ณ ที่จ่าย> เลือก แสดงผล
บทความที่เกี่ยวข้อง