วิธีการตรวจสอบรายงานอายุเจ้าหนี้การค้าและงบทดลองไม่เท่ากัน (AD038)

คลิกที่นี่เพื่อเปิดดูแบบเต็มหน้าจอ

วิธีการตรวจสอบรายงานอายุเจ้าหนี้การค้าเปรียบเทียบกับหน้างบทดลองไม่เท่ากัน ตรวจสอบได้ทั้งหมด 2 กรณี ดังนี้

ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุเจ้าหนี้การค้า
ยอดคงเหลือในงบทดลองน้อยกว่ารายงานอายุเจ้าหนี้การค้า

1. ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุเจ้าหนี้การค้า

สำหรับกรณีที่ยอดคงเหลือในงบทดลองมากกว่ารายงานอายุเจ้าหนี้ หรือในงบทดลองแสดงยอดคงเหลือผิดฝั่ง (แสดงยอดคงเหลือฝั่งเดบิต)

วิธีการตรวจสอบมีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้

1. เตรียมข้อมูล : พิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้อง

พิมพ์รายงานงบทดลองแบบแสดงรายการเจ้าหนี้การค้า เจ้าหนี้อื่น
พิมพ์รายงานอายุเจ้าหนี้การค้า
พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท แบบแสดงบัญชีย่อยของผังบัญชีเจ้าหนี้การค้า
ตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล

2. เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุเจ้าหนี้การค้า

การตรวจสอบในขั้นตอนนี้ทำเพื่อหาส่วนต่างระหว่างยอดคงเหลือในงบทดลองและรายงานอายุเจ้าหนี้การค้าคงเหลือ

ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 - 31/12/2023 กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อย เจ้าหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือติดลบใน
"งบทดลองอยู่ (-47,427.69) บาท"

ตัวอย่างรายงานอายุเจ้าหนี้การค้า
พิมพ์รายงานอายุเจ้าหนี้การค้า ณ วันที่ 31/12/2023
ผู้ติดต่อรหัส C00000 ใน "รายงานอายุเจ้าหนี้การค้ามียอด 952,572.31 บาท"
(โดยดูมูลค่าคงเหลือรวมที่ช่องคอลัมน์ T : รวม)

3. ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง

นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุเจ้าหนี้การค้า และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง

ใช้สูตร =VLOOKUP เข้ามาช่วยเพื่อจับคู่เอกสารในรายงานบัญชีแยกประเภท

สูตรที่ได้ คือ =VLOOKUP(G3,รายงานอายุเจ้าหนี้!$D:$D,1,FALSE)

3.1.2 Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ

3.1.3. คอลัมน์ I2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่

3.1.4. กรองเฉพาะรายการที่แสดง #N/A เพราะเป็นรายการที่ไม่มีคู่ และเป็นรายการที่ไม่แสดงในรายงานอายุเจ้าหนี้ และคลิกเข้าดูที่เอกสาร

3.1.5. หากมีการชำระในปี ให้จับคู่รายการที่ถูกจ่ายแล้ว และดูที่ คอลัมน์ G ว่ารายการใดไม่แสดงเลขที่อ้างอิง นั่นหมายถึง มีการการบันทึกรายการที่สมุดรายวันโดยตรง (JV) ข้อมูลจึงไม่แสดงในรายงานอายุเจ้าหนี้

จากข้อมูลที่ได้ จะพบว่า รายการที่ 183 ใน คอลัมน์ G ไม่มีเลขที่อ้างอิงจากเอกสารรายจ่าย

2. ยอดคงเหลือในงบทดลองน้อยกว่ารายงานอายุเจ้าหนี้การค้า

วิธีการตรวจสอบมีทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้

1. เตรียมข้อมูล : พิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้อง

พิมพ์รายงานงบทดลองแบบแสดงรายการเจ้าหนี้การค้า เจ้าหนี้อื่น
พิมพ์รายงานอายุเจ้าหนี้
พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท แบบแสดงบัญชีย่อยของผังบัญชีเจ้าหนี้การค้า
ตัวอย่างการพิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท
ให้กำหนดบัญชีย่อยเป็นรหัสผู้ติดต่อที่ต้องการตรวจสอบข้อมูล

2. เปรียบเทียบข้อมูลรายงานงบทดลองและรายงานอายุเจ้าหนี้การค้า

ตัวอย่างยอดคงเหลือในงบทดลอง
ช่วงเวลาที่เลือกดูข้อมูล แบบก่อนปิดรายได้ค่าใช้จ่าย 01/01/2023 - 31/12/2023 กดดูข้อมูลแสดงบัญชีย่อยเจ้าหนี้การค้าที่ต้องการตรวจสอบ คือ C00000 มียอดคงเหลือใน
"งบทดลองอยู่ 949,372.31 บาท"

3. ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาที่มาของผลต่าง

นำข้อมูลของทั้ง 2 ไฟล์ให้อยู่ในไฟล์เดียวกัน (รายงานอายุเจ้าหนี้ และรายงานบัญชีแยกประเภท) เพื่อตรวจว่าเอกสารใดทำให้เกิดผลต่าง

ใช้สูตร =VLOOKUP เข้ามาช่วยเพื่อจับคู่เอกสารในรายงานอายุลูกนี้

สูตรที่ได้ คือ =VLOOKUP(D3,รายงานบัญชีแยกประเภท!$G:$G,1,FALSE)

3.1.2 Double คลิกที่จุดสีเขียว เพื่อให้สูตรรันไปรายการอื่น ๆ

3.1.3. คอลัมน์ U2 ใช้สูตร Sort & Filter เพื่อหารายการที่ไม่มีคู่

3.1.5. คลิกเข้าดูที่เอกสาร

ดูการบันทึกบัญชีว่าเพราะสาเหตุใดยอดของเอกสารรายจ่ายที่บันทึกตั้งหนี้ไว้ จึงไม่แสดงที่ บัญชีแยกประเภท

สาเหตุที่เอกสารรายจ่ายไม่แสดงยอดที่บัญชีแยกประเภท เกิดจากการบันทึกบัญชีถูกยกเลิก ตามรูปภาพตัวอย่างด้านล่างนี้ หรือมีการแก้ไขสมุดบัญชีรายวัน โดยเปลี่ยนผังการบันทึกบัญชีที่ไม่ใช่การ Dr. เจ้าหนี้การค้า เป็นต้น จึงส่งผลให้ยอดในบัญชีแยกประเภทแสดงมูลค่าคงเหลือน้อยกว่ารายงานอายุเจ้าหนี้การค้า

-จบขั้นตอน วิธีการตรวจสอบรายงานอายุเจ้าหนี้และงบทดลองไม่เท่ากัน-

คู่มืออื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับวิธีการตรวจสอบรายงานอายุเจ้าหนี้และงบทดลองไม่เท่ากัน