วิธีการตรวจสอบเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายกับงบทดลองไม่เท่ากัน (AD040)

คลิกที่นี่เพื่อเปิดดูแบบเต็มหน้าจอ

เอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายกับงบทดลองไม่เท่ากัน เกิดจากอะไร อ่านเพิ่มเติมที่นี่

เอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายกับงบทดลองไม่เท่ากันเบื้องต้น จะแบ่งสาเหตุออกเป็น 3 กรณีดังนี้

บันทึกเอกสารค่าใช้จ่าย โดยไม่ระบุผังบัญชีรายจ่าย
บันทึกเอกสารค่าใช้จ่าย โดยระบุผังบัญชีเป็นหมวดอื่น ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย
บันทึกบัญชีรายจ่าย ที่สมุดบัญชีรายวันโดยตรง

กรณีต้องการตรวจสอบข้อมูลเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายกับงบทดลองไม่เท่ากันมีทั้งหมด 2 ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนการเตรียมข้อมูล
ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลผังบัญชี

ขั้นตอนที่ 1 : ขั้นตอนการเตรียมข้อมูล

1. พิมพ์รายงานค่าใช้จ่าย

เลือกเมนูรายจ่าย > เลือกบันทึกค่าใช้จ่าย > เลือกดูทั้งหมด

เลือก "พิมพ์รายงาน"

เลือก "แสดงข้อมูลทุกรายการ > เลือกช่วงเวลาที่ต้องการพิมพ์รายงาน > เลือก ดาวน์โหลด หรือ ส่งรายงานไปที่อีเมล และกด "พิมพ์รายงาน"

หากเลือกรับรายงานด้วยวิธีดาวน์โหลด รายงานจะแสดงให้ดาวน์โหลดได้ที่ปุ่มกระดิ่ง > ให้กด "ดาวน์โหลด" เพื่อดาวน์โหลดรายงานลงอุปกรณ์ที่ใช้งาน

2. พิมพ์รายงานบัญชีแยกประเภท

เลือกเมนูบัญชี > เลือกบัญชีแยกประเภท

เลือก "พิมพ์รายงาน" กำหนดเงื่อนไขดังนี้

เลือกพิมพ์รายงานแบบ "เลือกช่วงบัญชี"
ช่วงเวลาที่เลือกพิมพ์รายงาน ให้เลือกเป็นช่วงเวลาเดียวกันกับที่พิมพ์รายงานค่าใช้จ่าย
เลือกช่วงบัญชีให้ครอบคลุมผังบัญชีหมวด 5 ทั้งหมด > จากนั้นกดปุ่ม "พิมพ์รายงาน"

ระบบจะมีการ Pop-up ให้เลือกช่องทางที่ต้องการรับรายงาน

สามารถกดเลือก ดาวน์โหลด หรือ ส่งรายงานไปที่อีเมล > เมื่อเลือกแล้วกด "ดาวน์โหลด"

ขั้นตอนที่ 2 : ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลผังบัญชี

กรณีที่ 1 : บันทึกเอกสารค่าใช้จ่าย โดยไม่ระบุผังบัญชีรายจ่าย

กรณีนี้จะตรวจสอบโดยใช้ รายงานค่าใช้จ่าย ดังนี้

1. เมื่อเปิดรายงานแล้ว ให้ทำการใส่ฟังก์ชัน Filter ในแถวที่ 8 ของรายงานตามตัวอย่าง

2. เลือกดูข้อมูลในคอลัมน์ N หัวข้อ "เลขที่ผังบัญชี"

เลือกดูเฉพาะรายการที่ Blanks

3. จะพบกับเอกสารที่ไม่ได้ระบุผังบัญชีในการบันทึกรายจ่าย

โดยยอดของรายการนี้ จะไม่มีการบันทึกลงในบัญชีแยกประเภท และไม่แสดงในงบทดลอง

วิธีแก้ไขกรณี : บันทึกเอกสารค่าใช้จ่าย โดยไม่ระบุผังบัญชีรายจ่าย

1. ให้ทำการตรวจสอบเลขที่เอกสาร

2. เปิดเอกสารนี้บนระบบ PEAK > เลือก "แก้ไข" เอกสาร

3. ระบุข้อมูลในช่อง "บัญชี/ค่าใช้จ่าย" ด้วยผังบัญชีค่าใช้จ่ายหมวด 5 ให้ครบถ้วน > กดบันทึก

กรณีที่ 2 : บันทึกเอกสารค่าใช้จ่าย โดยระบุผังบัญชีเป็นหมวดอื่น ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย

กรณีนี้จะตรวจสอบโดยใช้ รายงานค่าใช้จ่าย ดังนี้

2. เลือกดูข้อมูลในคอลัมน์ N หัวข้อ "เลขที่ผังบัญชี"

ผังบัญชีค่าใช้จ่าย จะขึ้นต้นด้วยเลข 5 สำหรับผังบัญชีที่ขึ้นต้นด้วยเลขอื่นๆ จะไม่ถูกบันทึกรายการเป็นค่าใช้จ่าย สามารถเลือกดูข้อมูลของผังบัญชีนั้น ๆได้ตามตัวอย่างนี้

3. สำหรับผังบัญชี 114102 - สินค้าสำเร็จรูป ที่มี "รหัสสินค้า/บริการ" แสดงให้ตามภาพด้านล่างนี้

เป็นการบันทึกบัญชีปกติของระบบ โดยระบบจะรับรู้สินค้าที่ซื้อเข้าเป็นสินค้าคงเหลือก่อนแล้วจะบันทึกต้นทุนขาย เป็นรายจ่ายให้ในตอนที่ขายออก

4. สำหรับผังบัญชีอื่นๆ สามารถนำเลขของผังบัญชี มาค้นหาที่ เมนูบัญชี > ผังบัญชี

5. นำเลขที่บัญชีมาค้นหาในช่องค้นหา เพื่อดูว่าผังบัญชีที่บันทึกสอดคล้องกับรายจ่ายที่ต้องการบันทึกหรือไม่ โดยแนะนำให้ปรึกษากับทางนักบัญชี หรือผู้สอบบัญชีที่ดูแลกิจการเพิ่มเติม

กรณีที่ 3 : บันทึกบัญชีรายจ่าย ที่สมุดบัญชีรายวันโดยตรง

กรณีนี้จะตรวจสอบโดยใช้ รายงานบัญชีแยกประเภท

ดูข้อมูลที่คอลัมน์ G หัวข้อ "อ้างอิง" สามารถดูได้ว่าเอกสารถูกบันทึกที่สมุดบัญชีรายวันโดยตรงหรือไม่ ดังนี้

1. ช่องอ้างอิง ไม่มีเลขที่เอกสารจ่ายอ้างอิง โดยจะแสดงเป็นช่องว่าง

2. เลขที่เอกสารอ้างอิง แสดงเป็นตัวอักษรสีดำ และไม่สามารถกดคลิก hyper link เพื่อเข้าดูเอกสารได้

วิธีแก้ไขกรณี : บันทึกบัญชีรายจ่าย ที่สมุดบัญชีรายวันโดยตรง

1. ตรวจสอบเลขที่สมุดบัญชีรายวันที่ คอลัมน์ H หัวข้อ "เลขที่บันทึกบัญชี"

2. เลือกเมนูบัญชี > เลือกบัญชีรายวัน > เลือกรายวันทั้งหมด

3. นำเลขที่สมุดบัญชีรายวัน ค้นหาที่ช่อง "ค้นหา" > กดคลิกที่เอกสาร เพื่อเข้าสู่ข้อมูลเอกสาร

4. เลือก "ตัวเลือก" > กดยกเลิกเอกสาร

5. ทำการบันทึกรายจ่ายที่เมนูรายจ่ายแทน ตามคู่มือการบันทึกค่าใช้จ่ายทั่วไป(NE003)

เข้าสู่คู่มือ การบันทึกค่าใช้จ่ายทั่วไป(NE003) คลิกที่นี่

- วิธีการตรวจสอบผังบัญชีค่าใช้จ่ายกับงบทดลองไม่เท่ากัน -

คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบผังบัญชีค่าใช้จ่ายกับงบทดลองไม่เท่ากัน