Mit unserem E-Mail Automation-Feature kannst du automatisch personalisierte E-Mail-Antworten an deine Leads/Bewerber senden, nachdem sie sich durch deinen Funnel geklickt haben.
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Was kann ich mit E-Mail Automations machen?
Follow-up E-Mails sind eine gute Möglichkeit, deinen Leads ein Freebie zu senden, weitere Informationen oder Angebote zu teilen, über die nächsten Schritte zu informieren oder sich einfach für das Interesse/die Teilnahme/die Bewerbung zu bedanken.
Außerdem kannst du abhängig vom Status den du deinem Lead/Bewerber zuweist weitere E-Mail-Automation-Flows erstellen.
Ein Beispiel:
Du bist eine Recruiting-Agentur und schaltest Meta Ads um Bewerber für deine Kunden zu generieren.
Nachdem dein potentieller Bewerber über deinen Funnel seine Bewerbung abgeschickt hat, erhält er automatisch eine Bestätigungsmail (Eine schnelle Kontaktaufnahme zeigt Professionalität und Engagement).
Wenn du seine Bewerbung dann geprüft hast & ihn zu einem Erstgespräch einladen möchtest änderst du dazu einfach nur seinen Bewerber-Status (z.B. von "New" zu "Interview"). Dadurch wird automatisch eine Erstgespräch Einladungsmail mit einem darin verlinkten Termin-Funnel versendet (kein zusätzlicher manueller Aufwand).
Dein Bewerber hat einen Termin gebucht? Super! Mit seiner Buchung bekommt er automatisch eine Bestätigungsmail mit allen wichtigen Informationen.
Das Gespräch lief leider nicht wie erwartet? Kein Problem. Passe einfach den Bewerber-Status an (z.B. von "Interview" zu "Rejected") und dein Bewerber bekommt eine Absage per Mail.
Das Gespräch war klasse? Passe den Bewerber-Status an (z.B. von "Interview" zu "Offer") und sende damit ganz automatisch eine Mail mit einem Angebot und weiteren Schritten (Get to know mit team etc.).
Absender & eine Sender-Domain verbinden
Wenn du Nachrichten mit Perspective sendest, ist der Absender die "Von"-E-Mail-Adresse, die deinem Empfänger angezeigt wird.
Hier hast du 2 Optionen:
1. Du nutzt unsere Default Sender Adresse:
Diese lautet immer "no-reply@deinname.workspaces.so"
2. Du verknüpfst eine eigene Sender Adresse:
Um deine eigene E-Mail-Adresse als Absender hinzufügen, benötigst du auch eine Sender-Domain.
Um einen neuen Absender hinzuzufügen gehe auf deinen Funnel & gehe dann wie folgt vor:
1. Gehe zu den Funnel-Einstellungen (blaues Zahnrad oben links)
2. Klicke links auf "Absender"
3. Klicke auf "+ Neuen Absender hinzufügen"
4. Gebe eine Absender E-Mail (der Teil nach dem @ ist die Absender-Domain) und einen Absender-Namen an
Absender-Domain ❗️
Um eine Absender Domain nutzen zu können, musst du Zugriff auf die DNS Einstellungen dieser Domain haben
Nutze hierfür am besten eine Subdomain deiner Root-Domain
-> wenn deine Root-Domain z.B. "mycompany.co" ist, kannst du als Absender-Domain z.B. "mail.mycompany.co" oder "notifications.mycompany.co" nutzen
5. Die werden nun 5 individuelle DNS Einträge angezeigt (hier ein Beispiel):
Füge diese nun bei deinem Domain Anbieter (z.B. GoDaddy, Namecheap) hinzu, um deine Domain als Sender-Domain zu verifizieren.
6. Warte nun einige Minuten (mindestens 10 Minuten), bis du auf "Einträge jetzt verifizieren" klickst.
Hinweis 💡
Die Domain-Verifizierung dauert zwar meist nur 10 Minuten, kann aber bei einigen Domain Anbietern bis zu 24 Stunden dauern.
Wundere dich also nicht, wenn deine Domain unmittelbar nach dem du die DNS Einträge gemacht hast noch nicht als verifiziert angezeigt wird.
Solltest du unsicher sein, wie genau du die DNS Einträge bei deinem Domain Anbieter hinzufügst, melde dich beim Support deines Domain Anbieters.
Hier findest du Anleitungen zum Hinzufügen von DNS Einträgen für die beliebtesten Domain Anbieter:
Hast du einen Absender inkl. Sender-Domain einmal erstellt, kannst du diesen in all deinen Funnels nutzen!
Automatisierte Nachrichten erstellen & live schalten
Um einen neuen E-Mail Flow zu erstellen gehe wie folgt vor:
1. Gehe auf deinen Funnel und navigiere zum Editor (Stift-Symbol oben rechts)
2. Klicke dann links oben auf "Nachrichten"
3. Hier kannst du nun eine neue Nachricht anlegen:
Lege fest wann die Nachricht gesendet werden soll
-> wenn du hier den Default Status (erkennst du an der "Default" Badge) auswählst, wird deine Nachricht gesendet, sobald der Lead im CRM erstellt wird (also sobald dieser seine E-Mail Adresse einträgt)
-> wenn du einen anderen Status auswählst (z.B. "Offer sent"), wird die Nachricht gesendet sobald du den Status des Leads im CRM zu diesem bestimmten Status änderst
Wähle den von dir erstellten Absender aus (lerne wie du einen Absender anlegen kannst)
Lege einen Betreff fest
Verfasse deine Nachricht
💡 Copywriting ist nicht dein Ding? Lass dich durch KI unterstützen. Gib die wichtigsten Punkte/einen Textvorschlag ein, klicke einmal, und du bist fertig zum Veröffentlichen! Erfahre hier mehr.
4. Sende eine Testnachricht an dich selbst um zu prüfen ob alles so aussieht, wie du es gerne möchtest: Klicke dazu auf das kleine Auge oben in grau
5. Geschafft! Jetzt kann es los gehen. Setze deine Nachricht Live indem du oben links auf "Live setzen" klickst
Dein Nachrichten-Flow ist nun live! (das siehst du auch an dem kleinen grünen Pfeil oben links)
Möchtest du deine Nachrichtensequenz offline nehmen/pausieren? Klicke einfach auf "Pause".
Gesendete Nachrichten nachverfolgen
Um zu sehen, ob dein Lead deine Nachricht erhalten bzw. geöffnet hat, gehe auf deinen Funnel -> zu deinem CRM Bereich -> klicke auf den betreffenden Lead und wähle links "Nachrichten" aus:
Hier siehst du nun, welche Nachrichten an diesen Lead versendet wurden, ob diese Nachricht geöffnet wurde oder auch ob ein darin enthaltener Link geklickt wurde.
Um mehr Infos bezüglich der genauen Timeline zu sehen klicke auf "Aktivität".
Hier kannst du nun genau nachvollziehen, wann genau die E-Mail versendet, empfangen & geöffnet wurde.
💡 Auch wenn die E-Mail-Verfolgung meistens zuverlässige Daten liefert, gibt es Situationen, in denen sie nicht ganz akkurat ist. Dies sind leider Einschränkungen, die jede E-Mail-Tracking-Software hat (erfahre hier mehr)
Wo kommen die Antworten meiner Leads an?
Die Antworten von den Leads, also die E-Mails, die sie als Antwort auf deine gesendeten Mails schicken, kommen grundsätzlich an die Adresse, die du als Absender angegeben hast.
Um die Antworten auf die automatisierten E-Mails zu empfangen, musst du ein Postfach für die Sender-E-Mail-Adresse einrichten. Dieses Postfach kannst du bei einem E-Mail-Dienst wie z.B. Gmail, Apple Mail oder direkt über einen eigenen Mailserver, der mit deiner Domain verknüpft ist. Wenn deine Leads dann auf deine E-Mails antworten kannst du ihre die Rückmeldungen direkt empfangen und weiterverarbeiten.
Weitere Informationen zu folgenden Themen bei uns im Helpcenter: