La gestion des utilisateurs du compte se fait depuis Piloc. Pour y accéder :
cliquez sur votre prénom en bas à gauche ;
puis sur Utilisateurs.
Créer un utilisateur
Seul un administrateur peut créer un accès. On reconnait un administrateur au symbole en forme de couronne situé à côté de son nom. Autrement, vous pouvez aussi passer par l'équipe Piloc.
Sur la page Utilisateurs, en haut à droite, il y a un bouton Ajouter un utilisateur. Le collaborateur recevra un lien de connexion par mail qui restera valide pendant 24h après son envoi. Si vous avez un message d'erreur, vérifiez que le collaborateur n'a pas déjà un accès.
Renvoyer des accès utilisateur
Si l'un des vos collaborateurs ne connaît pas ses identifiants ou les a perdus, vous pouvez lui envoyer un email de réinitialisation de mot de passe. Le lien expire au bout d'une heure.
Pour envoyer un email de réinitialisation, cliquez sur le bouton disponible dans la colonne Réinitialiser. Ci-dessous le mail qui sera reçu.
Gérer les droits des utilisateurs
Il existe quatre types d’habilitation sur Piloc : utilisateur, utilisateurs avec accès à la page Compte, utilisateur habilité, i.e. à même de valider des opérations sur le compte SWAN et administrateur.
Utilisateur simple (ex : les équipes de la gestion locative) ;
Accès aux pages Tableau de bord, Locataires et Campagnes si module a été acheté.
Utilisateur avec accès à la page Compte (ex : les équipes de la comptabilité) ;
Accès aux pages Tableau de bord, Locataires, Compte et Campagnes/Historique si module a été acheté.
Pour donner ce type d'accès ou l'enlever, allez sur la colonne Page compte puis choisissez Oui ou Non. Attention cet accès ne veux pas dire que l'utilisateur peut faire des mouvements de trésorerie.
Utilisateur avec à la page Compte et habilité à faire des mouvements de trésorerie.
Accès aux pages Tableau de bord, Locataires, Compte et Campagnes/Historique si module a été acheté. Cet utilisateur est aussi habilité à faire des mouvements de trésorerie.Par défaut, la seule personne habilitée est la personne qui a ouvert le compte. Si d’autres personnes doivent disposer de ce droit, il faudra le leur déléguer. Pour en savoir plus : https://intercom.help/piloc/fr/articles/8271735-accorder-les-droits-de-paiement-a-un-utilisateur.
Administrateur
Accès aux pages Tableau de bord, Locataires, Compte et Campagnes/Historique si module a été acheté. Un administrateur a aussi des droits de gestion des utilisateurs.Seul Piloc peut nommer un administrateur.
Suspendre ou supprimer un utilisateur
Si vous avez le rôle administrateur ou manager, vous avez la possibilité de suspendre temporairement ou de supprimer les accès d'utilisateurs. Attention, pensez bien à supprimer les accès des collaborateurs partis.
Pour suspendre un accès, cliquez sur le bouton disponible dans la colonne Suspendre.
Pour supprimer un accès, cliquez sur le bouton disponible dans la colonne Supprimer.
Attention si cette personne avait des droits de paiement, pensez à les lui enlever. Pour cela :
accéder à la console SWAN en cliquant sur ce lien : https://banking.swan.io/projects/ea594b47-97cf-4fb4-b104-c4e2c566f0a4 ;
renseignez votre numéro de téléphone portable ;
cliquez sur le lien reçu par SMS et authentifiez-vous ;
retournez sur l'ordinateur, vous avez désormais accès à la console SWAN ;
allez dans Membres sur la gauche ;
au bout de la ligne de l'utilisateur cliquez sur les trois points et supprimez le.