Basecamp est l'outil de référence pour le suivi global du projet.
Il permet d'échanger facilement avec votre chargé de projet et de manière centralisée pour que tous vos collaborateurs restent informés sur l'évolution de la configuration de vos événements.
Il est primordial que toutes vos demandes concernant la configuration passent par ce canal afin que l'on ait un historique précis et un suivi partagé des avancées.
Pour les autres demandes (bugs, questions techniques ou sur l'utilisation), nous vous recommandons de passer par le chat Intercom (petite bulle rouge en bas à droite) pour contacter le support technique.
Bonnes pratiques sur Basecamp 😇
Voici quelques bonnes pratiques à respecter pour que nous puissions être réactifs et efficaces :
Créer un fil de discussion par sujet, pour éviter que les infos se mélangent et se perdent ;
Ajouter un titre explicite aux fils de discussion ;
Privilégier les fils de discussions aux conversations privées pour que l'information soit partagée.
Si des échanges ne vous concernent pas, pensez à vous désinscrire des conversations pour éviter de recevoir trop de notifications !
Envoyez vos demandes de modification de formulaire via Basecamp, et non par le chat, pour que toutes les équipes aient bien accès à l'historique des demandes :
Postez vos demandes liées à un événement dans le canal dédié à l'événement et non dans le canal principal.
Postez les demandes non spécifiques à un événement dans le canal principal "Sujets transverses".
Aperçu de votre espace Basecamp
Menu supérieur
Activity vous permet d'avoir un aperçu de tout ce qui s'est passé sur votre projet de façon chronologique.
Hey : regroupe toutes les notifications liées aux discussions auxquelles vous avez pris part. Vous recevrez également des notifications par e-mail.
le menu Pings vous permet d'envoyer un message privé mais à éviter pour que l'info soit bien partagée avec vos équipes et les nôtres.
💡 Vous pouvez répondre directement aux emails Basecamp, pas besoin de vous connecter, sauf si vous souhaitez initier un nouveau fil de discussion.
Bloc central
Le bloc central représente votre projet sur Planexpo. Cliquez dessus pour découvrir les différentes options pour communiquer.
Sujets transverses : sujets qui concernent toutes vos équipes et communs à tous vos événements.
Blocs dédiés à vos événements : un bloc de discussion sera créé par événement pour éviter de mélanger les demandes et faciliter leur prise en charge par votre chargé de projet. Cela permet également d'avoir un suivi clair.
A faire - ToDolist : permet de planifier les tâches à effectuer par vous ou par Planexpo.
Documents et fichiers : pour échanger des fichiers entre vous et Planexpo.
Planning : calendrier partagé avec Planexpo.