Cet article vous guide à travers:
Les différents points d'entrée pour créer une facture
Les deux types de facture : complète ou par déboursé progressif
La facture complète et l'enregistrement des paiements
La facturation par déboursé progressif
La facture finale
La modification d'une facture
La synchronisation avec votre logiciel comptable
Créer une facture : les points d'entrée
Comme pour les soumissions et les jobs, plusieurs points d'entrée mènent à la création d'une facture.
Depuis la job — cliquez sur le bouton « Créer facture ». La facture est générée à partir des services ajoutés dans la job. Voir article « Créer une job ».
Depuis la section Factures — dans le menu de gauche, allez dans Factures, puis cliquez sur « Nouvelle facture » en haut à droite. Choisissez le client (l'adresse de facturation se remplit), ajoutez au besoin une adresse d'exécution, les services à facturer, un dépôt déjà enregistré, des notes ou des annexes, puis enregistrez en bas à droite.
Depuis la fiche du client — ouvrez le compte du client, allez dans Factures et cliquez sur « Créer une facture ». Les informations du client sont préremplies; il ne reste qu'à confirmer l'adresse de facturation.
Depuis la job.
Depuis la section factures.
Depuis la fiche du client.
Les deux types de facture
PlanOps offre deux façons de facturer :
La facture complète — englobe tout le projet en une seule facture, avec un ou plusieurs paiements.
La facture par déboursé progressif — facture un pourcentage des services au fur et à mesure de l'avancement des travaux.
La facture complète
Cliquez sur le bouton « Créer facture ». Tous les services sont à 100 %. Vous pouvez ajouter des notes, puis, comme pour la soumission, rédiger ou modifier le courriel d'accompagnement avant d'envoyer la facture au client.
La facture présente votre logo et vos informations, la liste des services (avec les quantités), le dépôt perçu, vos numéros de taxes et un état de compte. Les conditions générales et les modalités de paiement s'affichent selon ce qui est configuré par défaut dans les paramètres d'application. Voir article « Les paramètres d'application ».
Le client reçoit la facture, voit son dépôt déjà enregistré et le montant total qu'il lui reste à payer.
Enregistrer un ou plusieurs paiements
Pour enregistrer un paiement, cliquez sur « Créer paiement » (comme pour le dépôt), choisissez le mode de paiement (ex. virement bancaire), inscrivez le montant et la date, puis enregistrez. L'état de compte s'ajuste automatiquement.
Paiement complet — le client règle le solde d'un coup : l'état de compte passe à 0.
Paiements multiples — le client règle en plusieurs versements. Vous enregistrez chaque versement au fur et à mesure, et la plateforme recalcule automatiquement le solde restant. Note : pour les clients particuliers, les virements bancaires peuvent être plafonnés (par exemple 3 000 $ par jour), ce qui explique parfois le règlement en plusieurs versements.
À tout moment, vous pouvez renvoyer la facture par courriel : le client reçoit une notification et retrouve, dans son portail client, la facture à jour ainsi que ses paiements enregistrés.
Paiement complet.
Paiements multiples.
La facturation par déboursé progressif
Cette méthode permet de facturer les travaux au fur et à mesure. Au moment de créer la facture, indiquez le pourcentage réalisé de chaque service. Par exemple : 100 % de l'installation de pavé uni, 50 % du gravier, et 0 % de la tonte de pelouse (pas encore commencée).
Cliquez sur « Créer facture » : vous obtenez une facture partielle, que vous pouvez faire payer comme une facture normale (« Créer paiement »).
Au fil de l'avancement, vous créez de nouvelles factures. Les quantités déjà facturées à 100 % passent à 0, tandis que celles facturées partiellement affichent le pourcentage restant. Vous répétez l'opération jusqu'à ce qu'il ne reste plus rien à facturer.
La facture finale
Lorsque vous créez la dernière facture d'un projet qui a déjà fait l'objet de factures ou de dépôts, elle est identifiée comme facture finale et contient plus d'informations :
Toutes les factures précédentes liées à la job.
La facture actuelle et le solde restant à payer.
Un sommaire complet du projet : le total, les paiements déjà reçus et le solde final.
Enregistrez le dernier paiement avec « Créer paiement » : la facture est alors marquée comme finale.
Modifier une facture
Une facture reste modifiable à tout moment, même une fois créée ou payée. Vous pouvez y ajouter des services ou d'autres éléments, par exemple si un extra s'ajoute en cours de projet.
Synchroniser avec votre logiciel comptable
Si vous travaillez avec un comptable, PlanOps s'intègre à QuickBooks, Sage 50 ou Cloud et Acomba Go. Cliquez sur « Synchroniser » pour transmettre la facture à votre logiciel comptable.
Si vous utilisez un autre outil, vous pouvez simplement générer et envoyer un PDF de la facture.
Autres fonctionnalités qui pourraient vous intéresser
Vision en colonnes
Les factures peuvent également être consultées en affichage en colonnes, ce qui offre une vue mieux organisée grâce au classement par statut.
Statuts des factures et exemples
Chaque facture affiche à la fois son statut et son type. Voici quelques exemples pour bien les distinguer :
Les types de factures
Standard : une facture unique couvrant la totalité de la job.
Partielle : la job est divisée en plusieurs factures ; chaque facture partielle couvre une portion du montant.
Finale : lorsqu'une job compte plusieurs factures, la facture finale est la dernière de la série.
Orpheline : une facture qui n'est rattachée à aucune job.
Exemples de combinaisons
Vue et Partiellement payée + facture Orpheline : le client a consulté la facture et en a payé une partie ; la facture n'est liée à aucune job.
Payée + facture Finale : la dernière facture d'une série de plusieurs a été entièrement payée.
Envoyée et Non payée : la facture a été transmise au client, mais aucun paiement n'a encore été reçu.
Envoyée et facture Partielle : cette facture, qui couvre une portion de la job, a été transmise au client, mais aucun paiement n'a encore été reçu.
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Vous êtes maintenant prêt à créer et gérer vos factures! Pour toute question spécifique ou si vous rencontrez un comportement inattendu, n'hésitez pas à nous envoyer un message directement via le clavardage de support.