In dit artikel geven we een overzicht van de emails die naar hulpverleners en cliënten gestuurd worden. Houd er rekening mee dat cliënten enkel notificaties ontvangen als ze uitgenodigd zijn voor QIT online en hun account geactiveerd hebben.
Overzicht mails naar hulpverleners
Administratieve emails: aanmaak account, verificatie in 2 stappen, aanvraag nieuw wachtwoord, aanvraag aanpassing mailadres, nieuwe manager in organisatie
Acties die een cliënt doet:
Cliënt heeft vragenlijsten ingevuld of documenten gedeeld. Dit wordt gebundeld en in een dagelijkse update mail verstuurd.
Cliënt heeft je een bericht gestuurd: berichten verstuurd binnen de 5 minuten worden gebundeld in 1 mail
Dossier updates: je bent uitgenodigd voor een nieuw dossier, je bent verwijderd van een dossier, je hebt een dossier overgedragen
Overzicht mails naar cliënten
Administratieve emails: uitnodiging dossier, verificatie in 2 stappen, aanvraag nieuw wachtwoord, aanvraag aanpassing mailadres
Een hulpverlener heeft een nieuwe sessie toegevoegd, een bestaande sessie aangepast of een document gedeeld. Deze acties worden per 2 uur gebundeld en in een overzicht naar de cliënt verstuurd.
Vragenlijsten, modules en oefeningen worden naar de cliënt gestuurd op de dag dat ze ingepland staan. Indien je ze op de dag zelf verstuurt, zullen ze zoals hierboven na 2 uur verstuurd worden.
Sessies, modules en oefening ingepland in het verleden zullen niet per mail naar de cliënt verstuurd worden.
Herinneringen:
De cliënt krijgt een sessie herinnering 1 dag op voorhand rond 16u.
Indien een vragenlijst na een week nog niet is ingevuld, ontvangt de cliënt hier een herinnering van.
Een hulpverlener heeft een bericht gestuurd: worden elke 5 minuten gebundeld en via mail verstuurd
Aanpassing aan de dossier toegang: de cliënt wordt op de hoogte gesteld als er een nieuwe hulpverlener is toegevoegd, als er een hulpverlener wordt verwijderd, als er een rol wordt aangepast of als het dossier wordt overgedragen.
De cliënt wordt op de hoogte gesteld als er een actieve betrokkene wordt toegevoegd aan het dossier.
❗️ We zijn bezig met een vernieuwing van ons mailsysteem. Bovenstaande lijst geeft de situatie weer eens het volledige systeem live staat. Momenteel worden nieuwe sessies, aanpassingen en gedeelde documenten niet per 2 uur maar dagelijks in de ochtend naar cliënten verstuurd. Vragenlijsten worden meteen verstuurd.