Wanneer een weegopdracht de status Betaald heeft, kan deze verstuurd worden naar het boekhoudpakket. Je ziet dan onderstaande button staan.
Als je klikt op de knop, wordt er een XML bestand gedownload. Deze kan ingeladen worden binnen de Exact Globe administratie. Om dit goed te laten gaan, zijn er een aantal verplichtingen binnen het systeem die ik hieronder kan opsommen.
1. Dagboek inkoop moet ingesteld zijn bij systeeminstellingen
De dagboek in verplicht en moet ingesteld zijn bij: Beheer > Systeem > Koppelingen > Exact Globe > Dagboek inkoop
2. BTW types moeten gekoppeld zijn met een Exact Globe referentie
Alle btw types die gebruikt worden bij de weegopdracht, moeten op de juiste manier gekoppeld zijn met een code die nodig is voor Exact Globe. Je kan via Beheer > BTW types de desbetreffende BTW type aanklikken. Hier staat een veld Boekhoudreferentie die ingevuld moet worden.
3. Gefactureerde lijnen goed koppelen
Alle lijnen die een hoeveelheid hebben die niet gelijk is aan 0, worden gefactureerd en moeten dus ook juist gekoppeld zijn. Voor de de vaste lijnen zoals manuren, kraanuren en transportkosten betekent dit dat in de systeeminstellingen de juiste waardes gekoppeld moeten staan.
Voor de materialen lijnen geldt hetzelfde, alleen zijn daarvoor andere instellingen. Zorg dat alle globale instellingen voor Exact Globe ingesteld staan. Je kan op de pagina van materialen zelf uitzonderingen maken. Stel je hebt in de globale instellingen als grootboekrekening materiaal 10000 ingesteld, zal al het materiaal automatisch weggeschreven worden onder dat nummer. Als je een materiaal op een andere grootboekrekening wilt wegschrijven, kan dat op de materialen pagina via onderstaand veld.
Ook is het verplicht dat elk materiaal een boekhoudreferentie heeft naar het artikel wat bestaat in Exact Globe.
Als al deze instellingen goed ingeregeld staan, zal de XML gedownload worden en kan deze verder verwerkt worden.