As tarefas são ações a serem executadas pelo usuário. Você pode adicionar tarefas de e-mail, ligação, contato via LinkedIn ou contato via mídia social ao seu fluxo e na data prevista elas aparecerão na sua tela de tarefas. Também é possível criar tarefas avulsas, sem a necessidade de estarem ligadas a um fluxo, programando um dia e horário para que ela seja executada, e elas também aparecerão na sua tela na área de tarefas.
Como visualizo minhas tarefas?
O Reev possui uma área destinada ao acompanhamento das atividades que devem ser executadas pelos usuários. Para visualizar e realizar suas tarefas você poderá acessar a aba de Tarefas do Reev.
No seu quadro de tarefas será possível acompanhar três tipos de atividades geradas em sua conta:
Tarefas de Hoje: atividades geradas para conclusão na data atual.
Tarefas em Atraso: atividades que foram geradas em datas anteriores e ainda não foram concluídas.
Tarefas Futuras: atividades avulsas criadas para uma data futura ou a tarefa da próxima etapa de um fluxo ativo.
Em cada cartão você poderá visualizar informações como: nome do contato, nome da empresa, data e horário do agendamento, nome do fluxo, quantidade de interações com os e-mails enviados pelo fluxo e informações adicionais relevantes à execução da tarefa, endereço de e-mail, telefone ou perfil de mídia social do contato.
Dentro de cada tarefa você terá ícones para editar detalhes da tarefa, realizar a ação da tarefa e finalizar a tarefa em questão.
Para marcar as tarefas como concluídas, basta clicar no "check" (>) da tarefa:
Além disso, a tela de tarefas é formada por:
Progresso diário
Aqui, você vai conseguir acompanhar, em tempo real, a sua evolução na execução de tarefas ao longo do dia no comparativo com a meta predefinida:
A definição da meta é sempre escolhida considerando metas de Vendedores.
Tarefas do dia
Esse módulo mostra o tipo e volume de tarefas programadas para o dia, facilitando a organização da rotina e conclusão de todas as tarefas com qualidade.
Regras aplicadas na tabela
Tarefas do dia:
Ao executar, finalizar ou excluir uma tarefa, é adicionado +1 para respectiva ação. Ex: No caso de uma tarefa de e-mail executada, fica 1 na linha de e-mail/coluna executada e 1 na coluna de tarefas do dia (representando que de 1 tarefa do dia, ela foi executada).
Ação de postergar, dois casos:
1 - Postergar uma tarefa do dia para algumas horas, não muda nada na tabela e não atualiza a coluna de reagendada;
2 - Postergar a tarefa do dia para 1 dia a frente ou mais, faz com que a coluna de reagendada atualize e ela continua contando também na coluna de tarefas do dia;
Tarefas em atraso:
A lógica de poder executar, finalizar ou excluir segue a mesma lógica que tarefa do dia, a diferença é que ela não é indicada na coluna de tarefa do dia, mas fica indicada na coluna de tarefas atrasadas.
Ação de postergar tarefa em atrasado temos dois casos:
1 - Postergar a tarefa para "Hoje", migra a tarefa que estava na coluna de atrasadas para coluna de tarefas do dia e não conta para a coluna de reagendadas;
2 - Postergar para 1 dia a frente ou mais, faz com que ela fique na coluna atrasadas, no entanto, é contabilizada para reagendadas;
Tarefas futuras:
Ao executar ou finalizar uma tarefa futura, faz com que ela atualize a coluna de tarefas do dia, pois será considerada como uma tarefa daquele dia. Atualiza também a coluna da ação realizada (executada ou finalizada).
Ao excluir ou postergar uma tarefa futura não afeta nada na tabela.
OBS: A ação de postergar todas as tarefas para "1 dia" irá sempre retornar as tarefas no dia seguinte, a ação de postergar tem como regra contabilizar 1 dia independente dos dias marcados no fluxo.
No início do dia a tabela já apresenta o total de tarefas atrasadas e o total das tarefas do dia que já estavam programadas para o dia. Caso seja adicionada mais alguma tarefa para aquele dia, o número é atualizado.
Playlists
As Playlists foram criadas para facilitar a execução de uma sequência de atividades desejada. Nessa parte da tela o objetivo é fornecer um atalho para acesso às playlists criadas para o usuário. O funcionamento detalhado das Playlists está explicado aqui.
Para qualquer tipo de usuário as playlists serão sempre referentes às suas próprias tarefas, não sendo possível executar playlists de outros usuários.
Metas
Visualização do progresso do usuário em questão no comparativo com as metas definidas para esse mesmo usuário. A medida que o usuário evoluir com as tarefas esses gráficos serão atualizados. Material explicativo sobre Metas.
Para usuários Gerente de Contas ou aqueles com permissões, caso utilizem o filtro de visualização para Todos os Responsáveis, o gráfico apresentará o acumulado de todos os usuários.
Live Feed
Nessa visualização só serão apresentados os três últimos eventos ocorridos. Caso o usuário queira acompanhar os demais eventos ele deverá clicar em Ir para Live Feed. Ao clicar neste botão a Central de Controle será aberta e ele poderá visualizar todos os últimos eventos ocorridos.
Para um usuário que realiza as ações (executa, finaliza, exclui ou posterga) todas as tarefas que possuía na listagem de Em Atraso ou Hoje, consideramos que ele fez 100% do esperado. Logo, a soma das 4 colunas de realização deve ficar igual à somatória das colunas de Em Atraso e De Hoje.
Se um usuário tiver o total das colunas de realização menor que a somatória de Em Atraso + Hoje, significa que esse é o saldo de atividades que ele carrega para o próximo dia.
Quais filtros posso usar para organizar minhas tarefas?
Para te ajudar na organização e execução das suas tarefas diárias você poderá utilizar diferentes filtros na tela de Tarefas, são eles:
Modos de visualização das tarefas;
Ozzy Tasks;
Campo de pesquisa;
Filtros personalizados.
A seguir serão descritos cada um desses filtros em detalhes.
Modos de visualização das tarefas
É possível escolher o modo de visualização das tarefas da maneira que for mais adequada para você. Temos 3 modos de visualização da listagem das tarefas:
a. Visualização Kanban - segmentação por Estágio:
Nesse modo de visualização as tarefas serão divididas de acordo com o Estágio dos contatos que possuem tarefas geradas. Além dessa divisão, será possível visualizar as tarefas Em atraso (calendário em vermelho), de Hoje (calendário em azul escuro) ou Futuras (calendário em azul claro) para cada estágio.
b. Visualização Kanban - segmentação por data de conclusão:
Nesse modo, as tarefas serão divididas de acordo com o prazo para a sua conclusão: Em atraso, de Hoje ou Futuras.
c. Visualização em Lista:
Nesse modo de visualização as tarefas aparecerão em formato de lista e divididas de acordo com o seu prazo para a conclusão: Em atraso (calendário em vermelho), de Hoje (calendário em azul escuro) ou Futuras (calendário em azul claro).
Na visualização em lista, você pode clicar nos títulos "Nome, Empresa, Fluxo, Data / Horário e Responsável" das colunas para ordenar as tarefas com base nesse critério, facilitando a priorização conforme suas necessidades.
Ozzy Tasks
Para visualizar as tarefas geradas pelo nosso módulo de Inteligência Artificial, basta selecionar o filtro de Ozzy Tasks.
Campo de pesquisa
Você poderá buscar por tarefas de contatos específicos pesquisando pelas seguintes informações: Nome, Sobrenome, E-mail, Empresa ou Grupo desse contato.
Filtros personalizados
Você poderá filtrar suas tarefas de acordo com as seguintes informações: Estágios, Tipos de tarefas, Tags e Fluxos. É possível fazer qualquer combinação de filtro com essas informações.
É possível, ainda, salvar os filtros personalizados para que você os acesse novamente sempre que precisar de maneira mais fácil. Para isso, selecione o filtro desejado e clique em +Criar novo filtro:
Para acessar os filtros salvos basta clicar no ícone mostrado abaixo sempre que desejar. Nesse ícone ficarão disponíveis os seus filtros privados e os filtros gerais criados pelos outros usuários.
Os usuários Gerente de Contas e aqueles que possuem permissões poderão visualizar as suas tarefas ou as tarefas de outros usuários. Para isso, basta utilizar o filtro por Responsável presente no topo da página. Para visualizar as tarefas de todos os usuários, basta clicar no ❎.
Dúvidas comuns:
Posso criar/visualizar as tarefas de outras pessoas?
No Reev trabalhamos sempre com a lógica de responsabilidade, dessa forma, cada usuário terá seus próprios contatos sob sua responsabilidade dentro da base. Como gerente de contas, eu consigo visualizar e criar todas as tarefas de outros usuários. Como vendedor, tudo depende de como estão definidas as permissões para sua função, pois é por lá que define se os usuários podem criar/visualizar tarefas apenas para si ou para os demais usuários.
Posso editar uma tarefa?
Caso você precise reagendar uma tarefa, alterando seu horário ou data para realização, basta editar sua tarefa.
Para editar, clique no lápis à direita da tarefa, conforme mostrado a seguir:
Lembrando que ao editar a tarefa, é possível também incluir um comentário à ela.
Precisa de Ajuda?
Se você tiver qualquer dúvida ou precisar de assistência adicional, estamos aqui para ajudar! Entre em contato conosco utilizando o chat de suporte no canto inferior da plataforma ou envie um e-mail para contato@reev.co. 😊