En este artículo, te guiaremos para configurar todo lo esencial de tu CRM en menos de 30 minutos. Aprenderás cómo:
Crear estados personalizados para calificar tus prospectos.
Configurar plantillas de tareas para un seguimiento efectivo.
Configurar tus embudos de ventas (tableros SiftLine).
Automatizar flujos de trabajo con Secuencias.
1. Estados de Propiedad
Los Estados de Propiedad te ayudan a categorizar los prospectos según su progreso. Para comenzar, selecciona Estados en la barra lateral izquierda de tu cuenta y crea un Estado Personalizado.
Crea los siguientes estados personalizados en la sección de Estados en tu cuenta de REISift:
No Contacto - Prospecto Nuevo: Para cualquier prospecto que ingrese a tu sistema, pero que aún no haya sido contactado o calificado. Estos pueden incluir prospectos marcados por tu equipo o recibidos de empresas de PPC o PPL.
Prospecto Frío: Prospectos con baja motivación para vender.
Prospecto Tibio: Prospectos con motivación moderada para vender.
Prospecto Caliente: Prospectos altamente motivados, listos para vender rápidamente.
2. Configurar Plantillas de Tareas
Las tareas te ayudan a gestionar los prospectos de manera eficiente y asegurar un seguimiento oportuno. Para configurarlas, selecciona Tareas en la barra lateral izquierda de tu cuenta y luego haz clic en Configurar Plantillas.
Tareas de Gestión de Prospectos
Crea un grupo de tareas llamado Gestión de Prospectos.
A continuación, crea las siguientes tareas bajo Gestión de Prospectos:
Llamar a Prospecto Nuevo: Asigna la tarea a ti mismo o a tu gerente de prospectos y establece la fecha de vencimiento en 1 día.
Seguimiento Prospecto Nuevo - No Contactado 1: Asigna la tarea a ti mismo o al miembro del equipo designado, y establece la fecha de vencimiento en 1 día.
Seguimiento Prospecto Nuevo - No Contactado 2: Asigna la tarea a ti mismo o al miembro del equipo designado, y establece la fecha de vencimiento en 1 día.
Seguimiento Prospecto Nuevo - No Contactado 3: Asigna la tarea a ti mismo o al miembro del equipo designado, y establece la fecha de vencimiento en 1 día.
Prospecto Nuevo - No Contactado - Nutrir: Asigna la tarea a ti mismo o al miembro del equipo designado, y establece la fecha de vencimiento en 1 semana.
Seguimiento Prospecto Frío (45 Días): Asigna la tarea a ti mismo o al miembro del equipo designado, y establece la fecha de vencimiento en 45 días.
Seguimiento Prospecto Tibio (15 Días): Asigna la tarea a ti mismo o al miembro del equipo designado, y establece la fecha de vencimiento en 15 días.
Seguimiento Prospecto Caliente (2 Días): Asigna la tarea a ti mismo o al miembro del equipo designado, y establece la fecha de vencimiento en 2 días.
Enviar de Vuelta a LM (Revisión): Asigna la tarea al Gerente de Prospectos y establece la fecha de vencimiento en 1 día. Usa esta tarea para prospectos que necesiten ser reevaluados por el Gerente de Prospectos.
Tareas de Adquisiciones
Crea un grupo de tareas llamado Adquisiciones y agrega las siguientes tareas:
Hacer Oferta: Asigna la tarea a ti mismo o a un miembro del equipo de adquisiciones, y establece la fecha de vencimiento en 1 día.
Seguimiento de Oferta: Asigna la tarea a ti mismo o a un miembro del equipo de adquisiciones, y establece la fecha de vencimiento en 1 día.
Tareas de Transacciones
Crea un grupo de tareas llamado Transacciones y agrega la siguiente tarea:
Procesar Contrato: Asigna la tarea a ti mismo o a un miembro del equipo de transacciones, y establece la fecha de vencimiento en 1 día.
3. Tableros SiftLine
Los tableros SiftLine son tableros estilo kanban que te ayudan a gestionar visualmente tus embudos de ventas. Para crear un tablero SiftLine, selecciona SiftLine en la barra lateral izquierda de tu cuenta y luego haz clic en el enlace o el signo de más.
Permisos del Tablero SiftLine:
Solo Lectura: Permite ver el tablero y las tarjetas. Asigna este permiso a los miembros del equipo a los que quieras dar acceso al tablero, pero sin poder mover tarjetas ni hacer cambios.
Lectura y Escritura: Permite ver el tablero y las tarjetas, y mover tarjetas entre las diferentes fases del tablero. Asigna este permiso a los miembros del equipo que trabajarán en el tablero.
Administrador: Permiso total para ver, mover, editar y eliminar el tablero. Asigna este permiso a los miembros del equipo que te ayudarán a gestionar o crear tableros.
A continuación, crea estos tres tableros principales y fases:
1. Tablero de Gestión de Prospectos:
Prospecto Nuevo
Prospecto Nuevo No Contactado (No Calificado)
Prospectos Fríos (Calificados)
Prospectos Tibios (Calificados)
Prospectos Calientes (Calificados)
Enviar a Adquisiciones
Necesita Revisión
Trato Perdido
Se Convertió en Comprador
Ya No Está Interesado
No es un Trato
2. Tablero de Adquisiciones:
Cita / Hacer Oferta
Seguimiento de Oferta
Oferta Rechazada
Oferta Aceptada
Bajo Contrato
Prospecto Referido
Trato Perdido
Enviar de Vuelta a Gestión de Prospectos
3. Tablero de Transacciones:
Nuevo Contrato
Esperando el Título
Problemas con el Título
Apto para Cerrar
Cerrado
Trato Perdido
Tableros de Estrategia de Salida:
A continuación se muestran tableros opcionales que puedes crear según tus estrategias de salida:
Mayoristas
Nuevo Contrato
Buscando Compradores VIP
Buscando Todos los Compradores
Comprador Encontrado
Asignado
El Trato Se Cayó
Flips
Nuevo Flip
Demolición
Rehabilitación
Rehabilitación Completa
Listado
Vendido
Alquileres
Nuevo Alquiler
Demolición
Rehabilitación
Rehabilitación Completa
Alquiler Listado
Rentado
4. Secuencias
Las secuencias se utilizan para automatizar algunas acciones en tu cuenta de REISift. Vamos a crear algunas secuencias para asignar tareas automáticamente y mover las tarjetas de SiftLine al siguiente tablero. Selecciona Secuencias en la barra lateral izquierda de tu cuenta.
Primero, vamos a crear algunas carpetas para organizar nuestras secuencias. Selecciona Crear Carpeta y crea lo siguiente:
Gestión de Prospectos
Adquisiciones
Transacciones
Ahora selecciona Crear Nueva Secuencia y crea las siguientes:
Nota: Si estás en el plan Profesional, puedes crear hasta 8 secuencias. El plan Empresarial ofrece secuencias ilimitadas. Las secuencias marcadas con un asterisco (*) son las recomendadas para crear en el plan Profesional, junto con cualquier dos secuencias adicionales. Muchos usuarios eligen automatizar el seguimiento de prospectos fríos, tibios o calientes.
Secuencia de Gestión de Prospectos
Estas secuencias ayudan a automatizar tus tareas de Gestión de Prospectos y seguimientos. Para cada una de estas secuencias, selecciona la carpeta Gestión de Prospectos después de nombrarlas.
*Prospecto Nuevo
Esta secuencia se activa cuando el estado de la propiedad cambia a Prospecto Nuevo. Nombra la secuencia como Prospecto Nuevo y selecciona la carpeta Gestión de Prospectos. Luego selecciona lo siguiente:
Desencadenante: Cambio de Estado de la Propiedad.
Condición: Cambio de Estado de la Propiedad. Selecciona de Cualquiera a Prospecto Nuevo.
Acciones: Las primeras dos acciones son opcionales. Las últimas dos son necesarias para hacer el seguimiento con los prospectos.
Asignar Propiedad (Opcional): Selecciona Limpiar Asignación. Esto es para que el registro pueda ser desasignado del llamador anterior.
Limpiar Tareas de Propiedad (Opcional): Puede usarse para borrar cualquier tarea de seguimiento anterior que haya sido asignada durante la prospección.
Crear Nueva Tarjeta: Selecciona el tablero Gestión de Prospectos y la fase Prospecto Nuevo. Esto agregará el registro a tu tablero de Gestión de Prospectos.
Crear Nueva Tarea: Haz clic en Crear Nueva Tarea o Elegir Plantilla, luego selecciona una plantilla. Elige la plantilla de tarea Prospecto Nuevo bajo el grupo Gestión de Prospectos.
Selecciona Guardar Secuencia cuando todas las opciones anteriores estén completas.
Prospecto Nuevo No Contactado -> FU1
Esto actualizará el estado de la propiedad y creará una tarea de seguimiento cuando la tarjeta se mueva a la fase Prospecto Nuevo No Contactado en SiftLine.
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Gestión de Prospectos en cualquier fase, luego a la fase Prospecto Nuevo No Contactado (No Calificado) en el tablero Gestión de Prospectos.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Cambiar Estado de Propiedad - Selecciona Prospecto Nuevo No Contactado
Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado 1.
Prospecto Nuevo No Contactado -> FU2
Esta secuencia asigna la siguiente tarea de seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado después de que la primera tarea de seguimiento sea marcada como completada.
Desencadenante: Tarea Completada
Condición: La tarea es. Selecciona la tarea Seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado 1
Acción: Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado 2.
Prospecto Nuevo No Contactado -> FU3
Esta secuencia asigna la siguiente tarea de seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado después de que la segunda tarea de seguimiento sea marcada como completada.
Desencadenante: Tarea Completada
Condición: La tarea es. Selecciona la tarea Seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado 2
Acción: Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado 3.
Prospecto Nuevo No Contactado -> Comenzar Nutrición
Esta secuencia asigna la tarea de nutrición después de que se complete la tercera tarea de seguimiento.
Desencadenante: Tarea Completada
Condición: La tarea es. Selecciona la tarea Seguimiento Prospecto Nuevo No Contactado 3.
Acción: Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla Prospecto Nuevo No Contactado - Nutrición.
Prospecto Nuevo No Contactado -> Bucle de Nutrición
Esta secuencia te permite "repetir" o reasignar la tarea Prospecto Nuevo No Contactado - Nutrición para que puedas hacer un seguimiento semanalmente si no han respondido.
Desencadenante: Tarea Completada
Condición: La tarea es. Selecciona la tarea Prospecto Nuevo No Contactado - Nutrición.
Acción: Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla Prospecto Nuevo No Contactado - Nutrición.
Nuevo Prospecto Frío
Esta secuencia actualiza el estado de la propiedad y asigna la tarea de seguimiento para prospectos fríos cuando la tarjeta se mueve a la fase Prospectos Fríos (Calificados).
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Gestión de Prospectos en cualquier fase, luego a la fase Prospectos Fríos (Calificados) en el tablero Gestión de Prospectos.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Cambiar Estado de Propiedad - Selecciona Prospecto Frío
Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Frío (45 Días).
Bucle de Prospecto Frío
Esta secuencia repite o reasigna la tarea de seguimiento frío para que puedas hacer un seguimiento cada 45 días si no hay respuesta.
Desencadenante: Tarea Completada
Condición: La tarea es. Selecciona la tarea Seguimiento Prospecto Frío (45 Días).
Acción: Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Frío (45 Días).
Nuevo Prospecto Tibio
Esta secuencia actualiza el estado de la propiedad y asigna la tarea de seguimiento para prospectos tibios cuando la tarjeta se mueve a la fase Prospectos Tibios (Calificados).
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Gestión de Prospectos en cualquier fase, luego a la fase Prospectos Tibios (Calificados) en el tablero Gestión de Prospectos.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Cambiar Estado de Propiedad - Selecciona Prospecto Tibio
Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Tibio (15 Días).
Bucle de Prospecto Tibio
Esta secuencia repite o reasigna la tarea de seguimiento tibio para que puedas hacer un seguimiento cada 15 días si no hay respuesta.
Desencadenante: Tarea Completada
Condición: La tarea es. Selecciona la tarea Seguimiento Prospecto Tibio (15 Días).
Acción: Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Tibio (15 Días).
Nuevo Prospecto Caliente
Esta secuencia actualiza el estado de la propiedad y asigna la tarea de seguimiento para prospectos calientes cuando la tarjeta se mueve a la fase Prospectos Calientes (Calificados).
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Gestión de Prospectos en cualquier fase, luego a la fase Prospectos Calientes (Calificados) en el tablero Gestión de Prospectos.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Cambiar Estado de Propiedad - Selecciona Prospecto Caliente
Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Caliente (2 Días).
Bucle de Prospecto Caliente
Esta secuencia repite o reasigna la tarea de seguimiento caliente para que puedas hacer un seguimiento cada 2 días si no hay respuesta.
Desencadenante: Tarea Completada
Condición: La tarea es. Selecciona la tarea Seguimiento Prospecto Caliente (2 Días).
Acción: Crear Nueva Tarea - Selecciona la plantilla de tarea Seguimiento Prospecto Caliente (2 Días).
Secuencias de Adquisiciones
*Hacer Oferta
Esta secuencia se utiliza para mover la tarjeta desde el tablero/pipeline de Gestión de Prospectos a Adquisiciones. Nombra la secuencia como Hacer Oferta y selecciona la carpeta Adquisiciones. Luego selecciona lo siguiente:
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida.
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Gestión de Prospectos en cualquier fase, luego a la fase Adquisiciones en el tablero Adquisiciones.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Mover Tarjeta - Selecciona Gestión de Prospectos como el tablero original, luego Adquisiciones y la fase Cita / Hacer Oferta como el tablero y fase de destino.
Crear Nueva Tarea - Haz clic en Crear Nueva Tarea o Elegir Plantilla, luego selecciona una plantilla. Elige la tarea Hacer Oferta bajo el grupo Adquisiciones.
Después de seleccionar todas las opciones anteriores, haz clic en Guardar Secuencia.
*Enviar de Vuelta a Gestión de Prospectos
Esta secuencia envía la tarjeta de vuelta a Gestión de Prospectos si el propietario decide que no está listo para hacer una oferta. Nombra la secuencia como Enviar de Vuelta a Gestión de Prospectos y selecciona la carpeta Adquisiciones.
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida.
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Adquisiciones en cualquier fase, luego a la fase Enviar de Vuelta a Gestión de Prospectos en el tablero Adquisiciones.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Mover Tarjeta - Selecciona Adquisiciones como el tablero original. Luego selecciona Gestión de Prospectos y la fase Necesita Revisión como el tablero y fase de destino.
Crear Nueva Tarea - Haz clic en Crear Nueva Tarea o Elegir Plantilla, luego selecciona una plantilla. Elige la tarea Enviar de Vuelta a Gestión de Prospectos (Revisión).
Secuencia de Transacciones
*Bajo Contrato
Esta secuencia se utiliza para mover la tarjeta desde el tablero/pipeline de Adquisiciones a Transacciones. Nombra la secuencia como Bajo Contrato y selecciona la carpeta Transacciones.
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida.
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Adquisiciones en cualquier fase, luego a la fase Bajo Contrato en el tablero Adquisiciones.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Mover Tarjeta - Selecciona Adquisiciones como el tablero original. Luego selecciona Transacciones y la fase Bajo Contrato como el tablero y fase de destino.
Cambiar Estado de Propiedad - Selecciona Bajo Contrato.
*Estado de Trato Cerrado
Esta secuencia cambia el estado a cerrado y elimina las tareas de propiedad cuando una tarjeta se mueve a la fase Cerrado en el tablero de Transacciones.
Desencadenante: Tarjeta SiftLine Movida.
Condición: Tarjeta SiftLine Movida. Selecciona desde el tablero Transacciones en cualquier fase, luego a la fase Cerrado en el tablero Transacciones.
Acciones:
Limpiar Tareas de Propiedad
Cambiar Estado de Propiedad - Selecciona Cerrado.
🎉 ¡FELICIDADES! 🎉
¡Ahora tienes todo lo básico configurado para tu CRM REISift!
¿Qué sigue? Mira el video a continuación para ver cómo los registros fluyen a través de estos pipelines.
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