Neste artigo, vamos guiá-lo na configuração de todos os itens essenciais do seu CRM em menos de 30 minutos. Você aprenderá como:
Criar status personalizados para qualificar seus leads.
Configurar predefinições de tarefas para acompanhamentos eficazes.
Configurar seus pipelines (quadros SiftLine).
Automatizar fluxos de trabalho com Sequências.
1. Status de Propriedades
Os Status de Propriedades ajudam a categorizar os leads com base no progresso deles. Para começar, selecione Status na barra lateral esquerda da sua conta e clique em Criar Status Personalizado.
Crie os seguintes status personalizados na seção Status da sua conta REISift:
Sem Contato Novo Lead: Para leads que entram no seu sistema, mas ainda não foram contatados ou qualificados. Isso pode incluir leads marcados por sua equipe ou recebidos de empresas de PPC ou PPL.
Lead Frio: Leads com baixa motivação para vender.
Lead Morno: Leads com motivação moderada para vender.
Lead Quente: Leads altamente motivados e prontos para vender rapidamente
2. Configurar Predefinições de Tarefas
As tarefas ajudam a gerenciar leads de forma eficiente e garantir acompanhamentos no tempo certo. Para configurá-las, selecione Tarefas na barra lateral esquerda da sua conta e clique em Configurar Predefinições.
Tarefas de Gerenciamento de Leads
Crie um grupo de tarefas chamado Gerenciamento de Leads.
Em seguida, crie as seguintes tarefas dentro do grupo Gerenciamento de Leads:
Ligar para Novo Lead – Atribua a si mesmo ou ao seu gerente de leads e defina o prazo para 1 dia.
Acompanhamento 1 para Novo Lead sem Contato – Atribua a si mesmo ou a um membro designado da equipe e defina o prazo para 1 dia.
Acompanhamento 2 para Novo Lead sem Contato – Atribua a si mesmo ou a um membro designado da equipe e defina o prazo para 1 dia.
Acompanhamento 3 para Novo Lead sem Contato – Atribua a si mesmo ou a um membro designado da equipe e defina o prazo para 1 dia.
Nutrir Novo Lead sem Contato – Atribua a si mesmo ou a um membro designado da equipe e defina o prazo para 1 semana.
Acompanhamento LEAD FRIO (45 Dias) – Atribua a si mesmo ou a um membro designado da equipe e defina o prazo para 45 dias.
Acompanhamento LEAD MORNO (15 Dias) – Atribua a si mesmo ou a um membro designado da equipe e defina o prazo para 15 dias.
Acompanhamento LEAD QUENTE (2 Dias) – Atribua a si mesmo ou a um membro designado da equipe e defina o prazo para 2 dias.
Enviar de Volta ao Gerente de Leads (Revisão) – Atribua ao Gerente de Leads e defina o prazo para 1 dia. Use esta tarefa para leads que precisam de uma reavaliação pelo Gerente de Leads.
Tarefas de Aquisições
Crie um grupo de tarefas chamado Aquisições e adicione as seguintes tarefas:
Fazer Proposta – Atribua a si mesmo ou a um membro da equipe de aquisições e defina o prazo para 1 dia.
Acompanhamento de Proposta – Atribua a si mesmo ou a um membro da equipe de aquisições e defina o prazo para 1 dia.
Tarefas de Transações
Crie um grupo de tarefas chamado Transações e adicione a seguinte tarefa:
Processar Contrato – Atribua a si mesmo ou a um membro da equipe de transações e defina o prazo para 1 dia.
3. Quadros SiftLine
Os quadros SiftLine são painéis no estilo Kanban que ajudam você a gerenciar visualmente seus pipelines. Para criar um quadro SiftLine, selecione SiftLine na barra lateral esquerda da sua conta e clique no link ou no ícone de mais (+).
Permissões do Quadro SiftLine:
Apenas Leitura – Permite visualizar o quadro e os cartões. Atribua essa permissão aos membros da equipe que você deseja que tenham acesso ao quadro, mas não possam mover cartões ou fazer alterações.
Leitura e Escrita – Permite visualizar o quadro e os cartões, além de mover os cartões entre as diferentes fases do quadro. Atribua essa permissão aos membros da equipe que irão trabalhar no quadro.
Admin – Permissões completas para visualizar, mover, editar e excluir o quadro. Atribua essa permissão aos membros da equipe que irão ajudá-lo a gerenciar ou criar quadros.
Próximo, crie esses três quadros principais e fases:
1. Quadro de Gestão de Leads:
Novo Lead
Lead Novo sem Contato (Não Qualificado)
Leads FRIO (Qualificado)
Leads MORNO (Qualificado)
Leads QUENTE (Qualificado)
Enviar para Aquisições
Necessita Revisão
Negócio Perdido
Tornou-se Comprador
Não Está Mais Interessado
Não é um Negócio
2. Quadro de Aquisições:
Agendamento / Fazer Oferta
Acompanhamento da Oferta
Oferta Rejeitada
Oferta Aceita
Sob Contrato
Lead Recomendado
Negócio Perdido
Enviar de Volta para Gestão de Leads
3. Quadro de Transações:
Novo Contrato
Aguardando Título
Problemas com o Título
Liberado para Fechamento
Fechado
Negócio Perdido
Quadros de Estratégia de Saída:
Abaixo estão os quadros opcionais que você pode criar com base nas suas estratégias de saída:
Atacado
Novo Contrato
Impulsionando Compradores VIP
Impulsionando TODOS os Compradores
Comprador Encontrado
Atribuído
Negócio Frustrado
Reformas
Novo Flip
Demolição
Reforma
Reforma Concluída
Listado
Vendido
Aluguéis
Novo Aluguel
Demolição
Reforma
Reforma Concluída
Aluguel Listado
Alugado
4. Sequências
As sequências são usadas para automatizar algumas ações na sua conta REISift. Vamos criar algumas sequências para atribuir tarefas automaticamente e mover os cartões SiftLine para o próximo quadro. Selecione Sequências na barra lateral esquerda da sua conta.
Primeiro, vamos criar algumas pastas para organizar nossas sequências. Selecione Criar Pasta e crie as seguintes:
Gestão de Leads
Aquisições
Transações
Agora, selecione Criar Nova Sequência e crie as seguintes:
Nota: Se você estiver no plano Profissional, pode criar até 8 sequências. O plano Empresarial oferece sequências ilimitadas. As sequências marcadas com () são as recomendadas para criar no plano Profissional, junto com quaisquer duas sequências adicionais. Muitos usuários escolhem automatizar o acompanhamento de leads frios, mornos ou quentes.*
Sequência de Gestão de Leads
Essas sequências ajudam a automatizar suas tarefas e acompanhamentos de Gestão de Leads. Para cada uma dessas sequências, selecione a pasta Gestão de Leads após nomeá-las.
*Novo Lead
Esta sequência é configurada para ser acionada quando o status da propriedade for alterado para "Novo Lead". Nomeie a sequência como "Novo Lead" e selecione a pasta Gestão de Leads. Em seguida, selecione as seguintes opções:
Gatilho: Mudança de Status da Propriedade.
Condição: Mudança de Status da Propriedade. Selecione de "Qualquer" para "Novo Lead".
Ações: As duas primeiras Ações são opcionais. As duas últimas são necessárias para o acompanhamento de Leads.
Atribuir Propriedade (Opcional) - selecione Limpar Atribuição. Isso permitirá que o registro seja desatribuído do chamador anterior.
Limpar Tarefas da Propriedade (Opcional) - Pode ser usado para limpar quaisquer tarefas de acompanhamento anteriores que foram atribuídas durante a prospecção.
Criar Novo Cartão - Selecione o quadro Gestão de Leads e a fase Novo Lead. Isso adicionará o registro ao seu quadro de Gestão de Leads.
Criar Nova Tarefa - Clique em Criar Nova Tarefa ou Escolher Preset, em seguida, escolha um preset. Selecione o preset de tarefa Novo Lead dentro do grupo Gestão de Leads.
Selecione Salvar Sequência quando todas as opções acima estiverem completas.
Novo Lead Sem Contato -> FU1
Isso atualizará o status da propriedade e criará uma tarefa de acompanhamento quando o cartão for movido para a fase Novo Lead Sem Contato no SiftLine.
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Gestão de Leads e qualquer fase, depois para o quadro Gestão de Leads e a fase Novo Lead Sem Contato (Não Qualificado).
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade
Alterar Status da Propriedade - Selecione Novo Lead Sem Contato
Criar Nova Tarefa - Selecione o preset de tarefa Novo Lead Sem Contato - Acompanhamento 1.
Novo Lead Sem Contato -> FU2
Essa sequência atribui a próxima tarefa de acompanhamento de Novo Lead Sem Contato após a primeira tarefa de acompanhamento ser marcada como concluída.
Gatilho: Tarefa Concluída
Condição: Tarefa É. Selecione a tarefa Novo Lead Sem Contato - Acompanhamento 1.
Ação: Criar Nova Tarefa. Selecione o preset de tarefa Novo Lead Sem Contato - Acompanhamento 2.
Novo Lead Sem Contato -> FU3
Essa sequência atribui a próxima tarefa de acompanhamento de Novo Lead Sem Contato após a segunda tarefa de acompanhamento ser marcada como concluída.
Gatilho: Tarefa Concluída
Condição: Tarefa É. Selecione a tarefa Novo Lead Sem Contato - Acompanhamento 2.
Ação: Criar Nova Tarefa. Selecione o preset de tarefa Novo Lead Sem Contato - Acompanhamento 3.
Novo Lead Sem Contato -> Iniciar Nutrição
Essa sequência atribui a tarefa de nutrição após a terceira tarefa de acompanhamento ser concluída.
Gatilho: Tarefa Concluída
Condição: Tarefa É. Selecione a tarefa Novo Lead Sem Contato - Acompanhamento 3.
Ação: Criar Nova Tarefa. Selecione o preset de tarefa Novo Lead Sem Contato - Nutrição.
Novo Lead Sem Contato -> Loop de Nutrição
Essa sequência permite "repetir" ou reatribuir a tarefa Novo Lead Sem Contato - Nutrição, para que você possa acompanhar uma vez por semana, caso não tenha obtido resposta.
Gatilho: Tarefa Concluída
Condição: Tarefa É. Selecione a tarefa Novo Lead Sem Contato - Nutrição.
Ação: Criar Nova Tarefa. Selecione o preset de tarefa Novo Lead Sem Contato - Nutrição.
Novo Lead Frio
Essa sequência atualiza o status da propriedade e atribui a tarefa de acompanhamento de lead frio quando o cartão é movido para a fase Leads FRIO (Qualificado).
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Gestão de Leads e qualquer fase, depois para o quadro Gestão de Leads e a fase Leads FRIO (Qualificado).
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade.
Alterar Status da Propriedade - Selecione Lead Frio.
Criar Nova Tarefa - Selecione o preset de tarefa Acompanhamento de Lead Frio (45 Dias).
Loop de Lead Frio
Essa sequência repete ou reatribui a tarefa de acompanhamento de lead frio para que você possa acompanhar a cada 45 dias, caso não haja resposta.
Gatilho: Tarefa Concluída
Condição: Tarefa É. Selecione a tarefa Acompanhamento de Lead Frio (45 Dias).
Ação: Criar Nova Tarefa - Selecione o preset de tarefa Acompanhamento de Lead Frio (45 Dias).
Novo Lead Morno
Essa sequência atualiza o status da propriedade e atribui a tarefa de acompanhamento de lead morno quando o cartão é movido para a fase Leads MORNO (Qualificado).
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Gestão de Leads e qualquer fase, depois para o quadro Gestão de Leads e a fase Leads MORNO (Qualificado).
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade.
Alterar Status da Propriedade - Selecione Lead Morno.
Criar Nova Tarefa - Selecione o preset de tarefa Acompanhamento de Lead Morno (15 Dias).
Loop de Lead Morno
Essa sequência repete ou reatribui a tarefa de acompanhamento de lead morno para que você possa acompanhar a cada 15 dias, caso não haja resposta.
Gatilho: Tarefa Concluída
Condição: Tarefa É. Selecione a tarefa Acompanhamento de Lead Morno (15 Dias).
Ação: Criar Nova Tarefa - Selecione o preset de tarefa Acompanhamento de Lead Morno (15 Dias).
Novo Lead Quente
Essa sequência atualiza o status da propriedade e atribui a tarefa de acompanhamento de lead quente quando o cartão é movido para a fase Leads QUENTES (Qualificado).
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Gestão de Leads e qualquer fase, depois para o quadro Gestão de Leads e a fase Leads QUENTES (Qualificado).
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade.
Alterar Status da Propriedade - Selecione Lead Quente.
Criar Nova Tarefa - Selecione o preset de tarefa Acompanhamento de Lead Quente (2 Dias).
Loop de Lead Quente
Essa sequência repete ou reatribui a tarefa de acompanhamento de lead quente para que você possa acompanhar a cada 2 dias, caso não haja resposta.
Gatilho: Tarefa Concluída
Condição: Tarefa É. Selecione a tarefa Acompanhamento de Lead Quente (2 Dias).
Ação: Criar Nova Tarefa - Selecione o preset de tarefa Acompanhamento de Lead Quente (2 Dias).
Sequências de Aquisições
*Fazer Oferta
Essa sequência é usada para transferir o cartão do quadro/pipeline de Gestão de Leads para Aquisições. Nomeie a sequência como Fazer Oferta e selecione a pasta Aquisições. Em seguida, selecione as seguintes opções:
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Gestão de Leads e qualquer fase, depois para o quadro Gestão de Leads e a fase Aquisições.
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade
Mover Cartão - Selecione Gestão de Leads como o quadro original, depois Aquisições e Agendamento / Fazer Oferta como o quadro e fase de destino.
Criar Nova Tarefa - Clique em Criar Nova Tarefa ou Escolher Preset, depois Escolher um Preset. Selecione a tarefa Fazer Oferta dentro do grupo Aquisições.
Depois de selecionar todas as opções acima, clique em Salvar Sequência.
*Enviar de Volta para Gestão de Leads
Essa sequência envia o cartão de volta para Gestão de Leads caso o proprietário decida que não está pronto para fazer uma oferta. Nomeie a sequência como Enviar de Volta para Gestão de Leads e selecione a pasta Aquisições.
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Aquisições e qualquer fase, depois para o quadro Aquisições e a fase Enviar de Volta para Gestão de Leads.
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade
Mover Cartão - Selecione o quadro Aquisições como o quadro original. Depois selecione Gestão de Leads e Necessita Revisão como o quadro e fase de destino.
Criar Nova Tarefa - Clique em Criar Nova Tarefa ou Escolher Preset, depois Escolher um Preset. Selecione a tarefa Enviar de Volta para Gestão de Leads (Revisão).
Sequência de Transações
*Sob Contrato
Essa sequência é usada para transferir o cartão do quadro/pipeline de Aquisições para Transações. Nomeie a sequência como Sob Contrato e selecione a pasta Transações.
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Aquisições e qualquer fase, depois para o quadro Aquisições e a fase Sob Contrato.
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade
Mover Cartão - Selecione o quadro Aquisições como o quadro original. Depois selecione Transações e Sob Contrato como o quadro e fase de destino.
Alterar Status da Propriedade - Selecione Sob Contrato.
*Status de Negócio Fechado
Essa sequência altera o status para fechado e exclui as tarefas de propriedade quando um cartão é movido para a fase Fechado no quadro de Transações.
Gatilho: Cartão SiftLine Movido
Condição: Cartão SiftLine Movido. Selecione do quadro Transações e qualquer fase, depois para o quadro Transações e a fase Fechado.
Ações:
Limpar Tarefas da Propriedade
Alterar Status da Propriedade - Selecione Fechado.
🎉 PARABÉNS! 🎉
Agora você tem tudo o básico configurado para o seu CRM REISift.
Qual é o próximo passo? Assista ao vídeo abaixo para ver como os registros fluem através desses pipelines.
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