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¿Qué debes tener en cuenta para asociar gastos a un fondo o caja chica?
Antes de asociar gastos a un fondo o caja chica, es importante cumplir con los siguientes requisitos:
Tener asignado un fondo o caja chica (ya sea por solicitud o asignación del administrador).
Contar con saldo disponible, en caso de que el fondo no sea flexible.
Tener gastos previamente creados para poder asociarlos.
Seleccionar el fondo correspondiente al momento de crear el informe.
¿Cómo crear un informe asociando un fondo o caja chica?
Sigue estos pasos para crear un informe y asociarlo a un fondo:
Dirígete al menú Rendidor y selecciona Informes.
Haz clic en + Crear informe.
Selecciona la política de gastos:
Debe ser la misma con la que creaste los gastos.
Ingresa un título para el informe y haz clic en Crear informe.
Selecciona el fondo o caja chica que deseas asociar.
Completa los datos generales y personalizados del informe.
Selecciona los gastos que deseas incluir:
Solo verás los gastos disponibles bajo la misma política.
Revisa la barra superior:
Podrás ver si existen gastos con errores
Tendrás la opción de filtrarlos y editarlos
Haz clic en Guardar cambios.
El informe quedará en estado borrador:
Puedes seguir editándolo o agregar más gastos
Si todo está correcto, haz clic en Enviar informe.
Confirma el envío:
Podrás visualizar el flujo de aprobación
También podrás modificarlo si es necesario
Haz clic nuevamente en Enviar informe para finalizar.
¡Listo! El informe quedará enviado al flujo de revisión y los gastos aprobados se descontarán del saldo del fondo o caja chica.
💡 Recomendación: Antes de enviar el informe, verifica que el fondo seleccionado sea el correcto y que los gastos incluidos correspondan a ese fondo, para evitar rechazos o ajustes posteriores.
¿Cómo visualizar detalles de un fondo activo?
Puedes consultar la información de tu fondo activo, incluyendo su saldo y movimientos, desde la plataforma de dos formas:
Desde el módulo de Fondos
Dirígete al módulo Fondos.
Allí podrás visualizar:
Saldos abonados
Saldos cargados
Montos en revisión
También podrás identificar a qué fondo corresponde cada monto.
Desde un informe de gastos: Al momento de crear o editar un informe:
Ingresa o crea el informe
Selecciona el fondo o caja chica.
Podrás visualizar:
El saldo disponible
El tipo de fondo:
Flexible: permite enviar informes incluso si no hay saldo disponible suficiente.
No flexible: requiere contar con saldo disponible para poder enviar el informe.
📌 Importante: Si no cuentas con saldo disponible suficiente en un fondo no flexible, no podrás enviar el informe asociado a ese fondo, debes contactarte con el administrador de Rindegastos en tu empresa para que te apoye a abonar saldo o ajustar el fondo a flexible.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!