Te explicamos cómo actualizar en la nueva versión de Rindegastos los flujos de revisión de las políticas creadas en la versión anterior, fácil y rápido.
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Por qué actualizar los flujos de revisión en Rindegastos?
Con la nueva versión de Rindegastos web ahora podrás configurar flujos de revisión independientes a las políticas de gastos, es decir, un mismo flujo de revisión podrá asignarse a más de 1 política, podrás configurar flujos para que sean asignados sólo a ciertos rendidores de forma específica e incluso utilizar los flujos para las solicitudes de fondo.
Por esta razón, si tus políticas de gasto fueron configuradas en la versión anterior, será necesario realizar la actualización de los flujos de cada una de esas políticas y así poder utilizar esta nueva funcionalidad en la versión web.
¿Qué pasa si actualizo los flujos de revisión?
Cuando actualizas los flujos de revisión en la nueva versión de Rindegastos:
El flujo va a quedar creado con todos sus usuarios aprobadores y vas a poder editar y configurarlo.
Podrás asignar el mismo flujo a varias políticas y a varios rendidores de forma individual, sin tener que ingresar a la versión anterior.
Al momento de hacer la actualización, puedes editar el nombre del flujo para que sea fácil identificarlo.
Todos los informes activos, de la política donde se actualizó el flujo, se reiniciarán desde el rendidor o el primero aprobador, esto dependerá de que tipo cambios ejecutes. A continuación, se explican los casos específicos:
Cambio en el orden de aprobadores o adición de un nuevo aprobador:
El aprobador que actualmente tiene el informe mantiene la revisión.Reemplazo de un aprobador:
Los informes y solicitudes asignados a ese aprobador pasan automáticamente al siguiente en la cadena de aprobación.Adición de un aprobador condicional:
El informe o solicitud regresa al último aprobador que realizó una revisión.
📌 Este comportamiento aplica tanto para informes de gastos como para solicitudes de fondos.
A partir de la fecha de actualización todos los informes que involucren ese flujo deberán ser revisados por los aprobadores.
Cuando reinicies un flujo de revisión por eliminación de un usuario los informes y solicitudes a cargo del aprobador eliminado pasan al siguiente aprobador.
En caso de cambiar el orden del flujo o agregar un nuevo aprobador, el aprobador que tiene actualmente los informes y solicitudes mantiene la revisión.
Podrás asignar un aprobador condicional y en ese caso los informes y solicitudes vuelven al último aprobador que los revisó.
Importante: Una vez actualizado el flujo de revisión es una acción que NO podrá revertirse.
¿Cómo actualizar un flujo de revisión en la nueva versión de Rindegastos?
Para actualizar un flujo de revisión de una política en Rindegastos debes seguir estos pasos:
Desde el menú “administrador”, selecciona la opción Políticas.
Busca y selecciona la política de gastos a la que deseas actualizar el flujo de revisión.
En el menú de la política, selecciona la opción Flujos de revisión. Esta opción sólo estará disponible si no se ha actualizado el flujo.
Haz clic en Leer más y luego en el botón Actualizar flujo y podrás editar el nombre del flujo para que sea fácil de identificar en el listado de flujos.
Si lo que deseas es desactivar el flujo, debajo del nombre del verás el botón Desactivar flujo de revisión.
Finalmente haz clic en Actualizar flujo y ¡Listo!.
Ahora encontrarás ese flujo de revisión en la opción Flujos de revisión del menú “administrador” y podrás editar y configurar el flujo, sus políticas y rendidores.
No deseo actualizar el flujo de revisión, ¿Qué puedo hacer?
Si en lugar de actualizar el flujo de revisión prefieres crear uno nuevo o asignar uno existente, podrás vincular un nuevo flujo de revisión, para esto:
Ingresa directamente desde la opción Flujos de revisión del menú “administrador” y podrás crear y configurar el flujo que deseas utilizar. En este artículo te explicamos ¿Cómo configurar un flujo de revisión?
Luego desde la sección de políticas, en lugar de actualizar el flujo, escoges la opción Vincular nuevo flujo.
Escoge de la lista el flujo que deseas asignar a la política.
Finalmente haz clic en Asignar flujo y ¡Listo! quedará asignado el flujo a la política.
Importante: El flujo de revisión que tenía anteriormente la política no quedará creado como un flujo independiente en Rindegastos.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!