Te explicamos qué son las validaciones de gastos y cómo puedes configurarlas desde la plataforma web de Rindegastos.
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Qué son las validaciones de gastos?
Las validaciones de gastos en Rindegastos son reglas personalizables que garantizan que la información ingresada por los usuarios cumpla con los requisitos y políticas de cumplimiento específicos de la empresa.
¿Cuáles son los tipos de Validaciones?
Existen tres categorías dependiendo del nivel de control que se desee aplicar:
No restrictiva (Advertencia): Funciona como un recordatorio. Sugiere al usuario revisar datos, pero no impide el envío del gasto.
Restrictiva (Bloqueo): Bloquea el envío del gasto o informe si no se cumple la condición establecida.
Restrictiva para el cierre de informes: Impide que los aprobadores cierren un informe hasta que se cumpla la condición, asegurando que las correcciones se realicen antes del cierre definitivo.
¿Cómo configurar validaciones de gastos desde cero?
Para crear y configurar validaciones de gastos desde cero en Rindegastos el proceso es muy fácil, sólo sigue estos pasos:
Inicia sesión con tu perfil de Administrador.
En el menú principal, ve a Administrador > Políticas.
Haz clic en el nombre de la política específica donde quieres aplicar la regla.
En el panel lateral izquierdo, selecciona la opción Validaciones.
Haz clic en + Crear validación en parte derecha superior de la plataforma.
Se abrirá una nueva ventana en la parte central, donde seleccionarás la opción Desde cero y luego presiona Continuar.
Luego en Datos principales selecciona la opción de Gastos y marca en cuales políticas deseas crear la validación.
Configura la validación:
Dato a validar: Es el campo que el sistema va a "mirar". Puede ser un campo estándar (Monto, Fecha, Categoría, Proveedor, Cantidad de adjuntos) o un Campo Personalizado que hayas creado.
Operador: Es la lógica de la comparación. Ejemplos: "Es mayor que", "Es menor que", "No contiene", "Es igual a".
Comparador: Es el valor de referencia. Si quieres que no gasten más de 50.000, el comparador será "50000".
Configura un mensaje para los usuarios. En el campo Alerta para rendidores, redacta una instrucción clara o también puedes usar el botón Generar texto con RIA, el cual te ayudará a generar un mensaje para los rendidore y luego haz clic en Continuar
En la pantalla siguiente tendras las opciones: Otras opciones, para configurar:
Validación restrictiva: si esa validación es de cumplimiento obligatorio o no.
Aplicar solo si existe el campo: Si para esta validación solo si el campo es visible para rendidores o no.
Por último haz clic en Guarda validación. A partir de este momento, cualquier gasto nuevo o editado en esa política pasará por esta validación.
✏️Nota: Cuando creas una validación a partir de una plantilla deberás completar sólo algunos de los campos mencionados anteriormente para completar las condiciones de la validación.
¿Cómo eliminar una validación de gastos?
Para eliminar una validación de gastos sigue los siguientes pasos:
En el menú "Administrador" selecciona la opción Validaciones.
Haz clic en la pestaña Validaciones gastos.
Busca la validación que deseas eliminar, puedes utilizar el buscador para encontrarla de forma más rápida.
En la parte superior derecha de la validación, selecciona la opción de eliminar haciendo clic en el ícono 🗑️.
Por último para confirmar haz clic en Eliminar. ¡Y listo!
¿Cómo eliminar de manera masiva validaciones de gastos?
Para eliminar validaciones de manera masiva de gastos sigue los siguientes pasos:
En el menú "Administrador" selecciona la opción Validaciones.
Haz clic en la pestaña Validaciones gastos.
Busca un haz clic en el circulo que se encuentra la lado del titulo de la validación para seleccionar la validación que deseas eliminar.
En la parte inferior de la pantalla se abrirá una ventana donde te confirmará cuantas validaciones seleccionaste.
Por último para confirmar haz clic en Eliminar. ¡Y listo!
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!