Temas que encontrarás en este artículo:
¿Qué debes verificar antes de crear una plantilla?
Antes de comenzar a diseñar tus plantillas personalizadas, es necesario verificar que tu cuenta cumpla con las siguientes condiciones previas:
Permisos: Debe ser Administrador.
Módulo activo: La empresa debe tener activa la opción Plantillas.
Campos personalizados configurados: Todos los campos que deseas exportar deben estar creados previamente en las Políticas de la empresa.
✏️ Nota: Si la empresa no tiene activo el módulo de Plantillas, solo podrás acceder al módulo de Exportaciones y descargar información en los formatos predeterminados, sin personalizar columnas.
🧐 Aclaración: Las plantillas personalizadas no aplican para las exportaciones realizadas desde la pestaña Informes, para estos utilizan únicamente los formatos predeterminados de la plataforma (Resumido o Completo). Las plantillas personalizadas para selección de columnas aplican únicamente en la pestaña Gastos y para la descarga individual de informes en PDF.
¿Cómo asignar permisos de Administrador a un usuario?
Otorgar los permisos de administración a un miembro de tu equipo es muy sencillo, solo sigue estos pasos:
Desde el menú Administrador, selecciona la opción Usuarios.
Utiliza el filtro de búsqueda para ubicar al usuario que requiere los permisos.
Haz clic sobre el nombre del usuario para ingresar a su perfil.
Selecciona la pestaña Roles y permisos.
Haz clic en el botón Editar.
Desliza hacia la derecha el botón gris del rol de Administrador para activarlo (el botón cambiará a color verde).
Haz clic en Guardar cambios.
¿Cómo crear una plantilla personalizada?
Diseñar una estructura de plantilla a la medida de tu empresa requiere realizar el siguiente procedimiento:
Desde el menú Administrador, selecciona la opción Plantillas.
Haz clic en el botón verde + Crear plantilla ubicado en la esquina superior derecha.
Escribe un nombre identificador para la plantilla.
Selecciona el tipo de plantilla (Excel o PDF).
Haz clic en el botón Crear plantilla.
Para incluir datos, haz clic en + Agregar columna.
En Tipo de campo, elige la categoría requerida (Gastos, Informes, Fondos, Viáticos o Todos los campos).
En la columna Selecciona un campo y elige el dato específico que deseas extraer.
Repite la incorporación de columnas para todos los datos que necesites.
Haz clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha.
¿Cómo exportar gastos en Excel utilizando una plantilla personalizada?
Para extraer el listado de gastos procesados con el formato de tu plantilla personalizada, sigue estas instrucciones:
Desde el menú Administrador, selecciona la opción Exportaciones.
Ubícate en la pestaña Gastos.
Haz clic en el botón Agregar filtros.
Define el Tipo de fecha y el Rango de fechas (Desde / Hasta).
En el filtro de estado, selecciona Todos los estados para incluir gastos aprobados y rechazados.
Haz clic en el botón verde Aplicar filtros.
En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar gastos.
Asigna un nombre al archivo de descarga.
Selecciona el formato de exportación (.xlsx, .txt o .csv).
Selecciona la Plantilla previamente configurada.
Haz clic en Exportar.
¿Cómo descargar un informe en PDF utilizando una plantilla personalizada?
Si requieres descargar la información de un informe específico en formato PDF utilizando tu plantilla, realiza los siguientes pasos:
Desde el menú Administrador, selecciona la opción Global empresa.
Ubícate en la pestaña Informes.
Busca el informe utilizando el buscador o selecciónalo directamente en la lista.
En la parte superior derecha, haz clic en Opciones.
Selecciona la opción Descargar PDF.
Asigna un nombre al archivo de descarga.
Selecciona la plantilla previamente creada.
Haz clic en el botón Descargar informe.
✏️ Nota: La descarga de informes en PDF mediante plantillas personalizadas solo se aplica de forma individual, no de manera masiva.
🧐 Aclaración: Los campos personalizados nuevos creados en una política solo se aplicarán a los gastos o informes que se registren a partir de su creación.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!