Por la experiencia de la plataforma, vemos que uno de los principios clave del trabajo a largo plazo con un cliente es el primer mensaje.
Nos hemos dado cuenta de que muchos de nuestros especialistas escriben grandes mensajes y que esto contribuye a la cooperación con los clientes. Así que hemos creado esta guía para que todo el mundo pueda utilizar las mejores prácticas.
Utilizando estas directrices, podrá reforzar su primer contacto con los clientes.
Su primer mensaje al cliente
❗ Algunas personas se encuentran en un estado en el que necesitan la benevolencia que pueden sentir en tu mensaje.
Importante:
Escribe primero en el chat y pregunta al cliente si tiene alguna pregunta o si quisiera aclarar algo al principio. También puedes agradecerle por haberse inscrito contigo.
Si puedes comunicarte en más de un idioma, te recomendamos que escribas tu primer mensaje en español.
La primera notificación si el cliente no ha pagado la sesión inmediatamente o no ha elegido una hora concreta:
👋
“¡Hola! Me llamo (tu nombre), soy el especialista con el que estás a punto de reservar una sesión. Elija un día y una hora convenientes en mi agenda de la plataforma y resérvela. Si tienes alguna pregunta sobre tu solicitud, estaré encantado de responderte”.
“¡Hola! Gracias por contactarme. Indíquenos si tiene alguna pregunta antes de la primera sesión, o tal vez le gustaría aclarar algo”.
Una vez que la sesión haya sido pagada con éxito
🎯¡Importante! Escriba un mensaje de confirmación: «¡Hola, ha reservado la sesión con éxito, nos vemos el [Fecha y hora]!
Esto reduce la probabilidad de malentendidos entre usted y el cliente (recomendamos aclarar la zona horaria en la que están acordando la cita).
En caso de terapia online:
Aclara con antelación dónde se llevará a cabo la cita. Actualmente, proporcionamos un enlace a Google Meet. Es importante aclararlo desde el principio: esto genera más confianza y previsibilidad para el cliente."
👩💻 «Por favor, comprueba tu conexión y ocúpate de tu intimidad antes de la sesión para estar preparado. Te espero a la hora indicada, ¡hasta pronto!».
Si el cliente ha elegido una reunión fuera de línea:
Tras la reserva, envíe al cliente instrucciones sobre cómo llegar a su oficina
1. Envía un mensaje en cuanto te unas
👋 Puede saludar al cliente, presentarse y agradecerle que se haya interesado por tus servicios.
2. Resumen de la fecha y hora
Una vez que la sesión se haya pagado correctamente, registre la hora elegida por el cliente para la sesión. Esto ayudará a evitar malentendidos y agregará más claridad.
✅ "¡Buenos días! Nuestra sesión está programada exitosamente para [fecha] a [hora]. Si tienes alguna pregunta, escribe. ¡nos vemos!”
Si la sesión no es paga, podrás especificar al cliente si logró elegir un horario conveniente en tu agenda y, en caso contrario, ayudar a elegir ofreciendo tragamonedas gratis.
3. Proporcione un enlace a la reunión
Recuerde al cliente sobre el enlace para la reunión, esto facilitará la conexión del cliente y reducirá posibles inconvenientes.
📌 "En el mensaje de confirmación de la reserva tienes un enlace de Google meet.. Por favor, revíselo antes de la sesión para estar preparado."
4. Recordar la vulnerabilidad de los clientes
🙏 Las personas que se acercan a los psicólogos o psicoterapeutas pueden estar en un estado vulnerable, por lo que recomendamos crear condiciones cómodas para sus clientes. Pueden sentirse nerviosos o incómodos, así que trate de hacer que el proceso de primer contacto y, en general, el trabajo sea cómodo y amigable.
Otras recomendaciones útiles desde nuestra experiencia:
Responda al cliente en el chat lo antes posible (dentro de las siguientes 2 horas desde que aparezca el chat, tanto en días laborables como en fines de semana, excepto entre las 21:00 y las 9:00).
Hemos observado que los clientes suelen contactar más a menudo durante los fines de semana, por lo que le solicitamos que esté disponible o que nos avise si no puede responder.
Para las sesiones en línea, la calidad de su conexión es muy importante. Por favor, revise la velocidad de su internet para que el cliente pueda verlo y escucharlo lo mejor posible.
Tan pronto como haya realizado la sesión con el cliente y sepa la fecha del próximo encuentro, por favor, reserve este espacio para el cliente en el calendario de esta manera, para que el recordatorio de pago automático se envíe 24 horas antes. El recordatorio de pago es importante, ya que ahorra su tiempo (sabrá con certeza si el cliente asistirá a la sesión) y también aumenta la probabilidad de que el cliente asista a la sesión, porque está pagada por adelantado.
¡Gracias por su atención y colaboración!
No tenemos ningún inconveniente en que utilice nuestras plantillas de mensajes. Esto puede aumentar significativamente la conversión de clientes.