営業メンバーが抱えている案件の状況を確認するために、案件進捗会議を定期的に行う営業組織は多いかと存じます。
Mazricaを使って案件進捗会議を行うポイントをご説明します。
■案件進捗会議の目的
案件の進捗/停滞状況を確認し、打ち手を明確にする
■案件進捗会議を行う上での事前準備
各メンバーが最新の案件情報にアップデートした状態で会議に臨みましょう。
案件ボードや案件一覧の条件保存機能を使い、自分の案件が表示されるように保存条件を作成することをお勧めします。
■案件ボード
契約予定日で絞込を行い、当月ないし翌月までの売上予定案件を把握します。
各案件について、フェーズを進めるのかどうか、進めるのであればどのタイミングで何をすべきか確認をします。
もし停滞しているのであれば、案件に次回アクションを入れて停止フェーズに移動させます。
そうすることで期間内に決めるべき案件が精査できるようになります。
■アクションのカラーラベル
案件ボード、案件一覧では、最新の完了アクションからの経過日数ごとに、赤、黄、青の3色のカラーラベルを案件につけることが出来ます。
契約予定日で絞り込まれた状態の案件ボード・案件一覧で、案件のカラーラベルを確認しましょう。成約に近いフェーズに差し掛かっているにもかかわらず、カラーラベルが赤や黄色になっている案件がないか、適切なタイミングでアクションが行えているのかどうかを確認しましょう。
■案件詳細項目
各案件が進捗か停滞かを判断するための情報を登録するようにしましょう。
BANT（予算、決裁権、ニーズ、導入時期）情報や、カウンターパートの役職、競合情報など、成約するために必要な情報を入力しておくと、案件の進捗するかどうか判断しやすくなります。
この時に、出来るだけ項目を選択形式で作成しておくと、分析や検索がしやすくなり便利です。
■案件進捗会議の効果
これらを定期的に行い、繰り返していくことで、チーム内で進めるべき案件はどれなのか、案件を進めるためには何をしたらいいのかが共有されるようになります。
各メンバーが感覚的に案件を進めていくのではなく、チーム内での明確な基準が共有されるようになり、属人化の解消や全体的な成約率の底上げをすることが可能です。
注力すべき案件に時間を充てることが出来るようになり、生産性の向上にもつながります。
■案件進捗会議を行うことでわかるMazrica運用改善のポイント
■各フェーズごとの案件移行数を確認する
フェーズ進捗レポートで、指定期間内にどれぐらいの案件が各フェーズに移行されたかを確認しましょう。先週、先月など過去期間において、特定のフェーズに入っていた案件が今どのフェーズに移行したかは、ドリルダウンをすると確認が出来ます。案件が停滞しやすいフェーズがあるのであれば、フェーズの見直しを行いましょう。
■フェーズ内のボトルネックを確認する
ファネル分析レポートで、フェーズごとの案件維持率が確認しましょう。担当者、商品、チャネルごとに維持率を確認できるため、成約しやすい勝ちパターンやボトルネックとなる要因を見つけ出すことが可能です。また案件維持率が著しく下がるフェーズが見つかった場合には、フェーズを見直しましょう。
■フェーズの見直し
フェーズ進捗レポートやファネル分析レポートを通して、停滞しやすいフェーズや案件維持率が著しく下がるフェーズが発見できた場合は、フェーズの粒度を変えてみることをお勧めします。
例えば、トライアル→見積書送付までのフェーズにボトルネックがある場合、
トライアルというフェーズを「トライアル環境設定」＞「トライアル実施」＞「トライアルフィードバック」など3つに分けます。「トライアル」と定義していたフェーズの中にも、細かいプロセスがあり、成約に必要なプロセスが隠されているかもしれません。
案件進捗会議を行う中で、適宜フェーズを見直し、適切な粒度で営業プロセスが管理できるように改善を行いましょう。