Suivre, modifier, valider les heures badgées
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Écrit par Molka
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Cet article explique comment suivre, modifier et valider les heures d’arrivée et de départ badgées par les employé(e)s sur l’application Badgeuse, depuis l’espace en ligne Skello.

Les sujets abordés dans cet article sont :

  • Suivre les heures badgées

  • Modifier les badges depuis l’espace en ligne

  • Valider les badges

Pour savoir comment installer et paramétrer la badgeuse, consultez ces articles


Suivre les heures badgées

Synchronisation et remontées d’informations

L’application Badgeuse installée sur la tablette est synchronisée avec l’espace en ligne, grâce à la connexion Wifi de l’établissement. Les arrivées et départs des employé(e)s qui sont badgés sur la tablette remontent donc automatiquement, au fil de la journée, vers l’espace en ligne.

Pour suivre les heures badgées depuis votre espace en ligne, rendez-vous sur l’onglet Badgeuse de votre espace.

💡Il est possible d’activer manuellement la synchronisation entre l’application Badgeuse avec l’espace en ligne.

L’heure de dernière synchronisation est indiquée depuis l’espace en ligne > onglet badgeuse > en haut à droite de l’écran.

Depuis l’application badgeuse installée sur la tablette > cliquer en haut à droite de l’écran sur les flèches 🔄 pour lancer la synchronisation.

💡Il est possible d’activer manuellement la remontée des badges des employé(e)s, quand ils apparaissent dans l’onglet Présences de l’application Bagdeuse, mais qu’ils n’apparaissent pas sur l’espace en ligne.

Sur l’application badgeuse > cliquer en haut à droite sur l’icône personnage > Onglet Présences > Remonter les badges

Suivi des badges

  • Sur l’application badgeuse > cliquer en haut à droite de l’écran, sur l’icône personnage > cliquer sur l’onglet Présences : pour suivre les heures d’arrivée et de départ badgées par les employé(e)s, ainsi que les photos ou signatures des employé(e)s enregistrées au moment du badge.

  • Sur l’espace en ligne > Cliquer sur l’onglet Badgeuse : pour suivre les badges remontés depuis l’application badgeuse vers l’espace en ligne, à la journée pour tous les employés, ou à la semaine par employé(e).

Plusieurs vues sont proposées pour suivre les heures badgées sur l’espace en ligne :

  • Une vue journée : qui permet de voir toutes les heures qui ont été badgées par l’ensemble des employé(e)s dans la journée. Un filtre est proposé sur cette vue, pour suivre les badges d’une ou plusieurs équipe(s) spécifiquement.

  • Une vue employés : qui permet de suivre les badges d’un(e) seul(e) employé(e), sur toute une semaine.

  • Une vue historique : qui permet d’avoir la liste des badges corrigés et la raison pour laquelle ils ont été corrigés.

Dans chaque vue, le suivi est partagé en 3 catégories (de gauche à droite) :

  • Shifts prévus : ce sont les horaires de travail prévus sur le planning, avant le début de la journée.

  • Shifts badgés : ce sont les heures d’arrivée et de départ qui ont été badgées depuis l’application Badgeuse et qui sont remontées sur l’espace en ligne, grâce à la synchronisation.

  • Shifts rémunérés : ce sont les heures qui seront finalement prises en compte sur le planning, l’historiques des heures de l’employé(e) et le rapport. Les heures renseignées dans cette catégorie peuvent être l’heure badgée, ou l’heure prévue sur le shift, en fonction des paramètres définis dans la badgeuse. 👉 Paramétrer les règles de la badgeuse. Ces heures peuvent être modifiées si besoin, avant d’être validées.

💡 Si l’employé(e) a badgé, les cases “shifts rémunérés” sont automatiquement renseignées avec les heures badgées. Si l’employé(e) n’a pas badgé, les horaires du planning prévus sont automatiquement renseignés dans les “shifts rémunérés”.


Modifier les heures badgées depuis l’espace en ligne

La modification des heures badgées est accessible à tous les managers qui en ont la permission, depuis l’onglet badgeuse sur l’espace en ligne 👉 en savoir plus sur le paramétrage des permissions.

La catégorie modifiable sur l’espace en ligne est la catégorie des shifts rémunérés.

En cas d’erreur sur le badge de l’employé(e) (s’il a oublié de badger, de débadger, ou bien s’il n’a pas badgé au bon moment), il est possible d’ajuster les heures qui seront finalement prises en compte, avant de valider la journée (en vue journée) ou la semaine (depuis la vue employés).

💡Les shifts rémunérés peuvent être modifiés après validation, en cliquant sur le bouton bleu, en haut à droite : “modifier”. Une fois saisies, les modifications doivent être validées de nouveau, pour être prises en compte.

⚠️ les heures badgées ne sont pas modifiables depuis l’application Badgeuse sur la tablette.

Valider les heures badgées

Les heures renseignées dans la catégorie shifts rémunérés, peuvent être validées à la journée (pour l’ensemble des employé(e)s), ou bien à la semaine (pour un(e) employé(e) sélectionné(e)).

Cliquer sur le bouton bleu “valider” en haut à droite de l’écran pour valider les shifts rémunérés.

Une fois validés, les horaires renseignés sur les shifts rémunérés, sont affichés sur le planning, et la période validée est verrouillée : on parle de mise au réel du planning. L’apparence des shifts du planning est modifiée quand les badges sont validés : sur chaque shift on peut lire les horaires prévus, en plus petit haut du shift à gauche, et les horaires validés, en dessous, en plus gros. En cas de retard, ou si l’employé(e) est parti en avance, l’écart avec les horaires prévus est visible, sur le planning mis au réel.

Ce sont heures validées qui seront ensuite prises en compte dans l’historique des heures travaillées par l’employé(e) et dans le rapport.

⚠️Si les heures badgées ne sont pas validées depuis l’onglet badgeuse : le planning n’est pas mis au réel. Ce sont les heures du planning qui sont prises en compte dans l’historique d’heures travaillées et le rapport.

⚠️ Ce sont toujours les heures visibles sur planning qui sont considérées comme les heures rémunérées.

💡Les managers qui ont l’autorisation d’ajouter des shifts aux employé(e)s et qui ont accès à l’espace badgeuse, peuvent ajouter une note, au moment de la validation des badges.

Les notes ajoutées depuis l’onglet badgeuse, sont visibles également sur le shift correspondant dans le planning.

⚠️ Pour pouvoir ajouter une note depuis l'onglet badgeuse, les shifts ne doivent pas être verrouillés sur le planning.

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