In diesem Artikel werden wir gemeinsam durchgehen wie du:

Bevor du in Smartplan Dateien zur Lohnabrechnung generieren kannst, die du dann u. U. an das Lohnabrechnungssystem deiner Wahl weiterleitest, musst du zuerst die Lohneinstellungen in deinem Konto korrekt einrichten. In diesem Zusammenhang musst du unter anderem Lohnarten hinzufügen, welche den Lohnsatz oder Stundensatz definieren, den deine Angestellten für ihre Arbeitszeit ausbezahlt bekommen müssen. Schauen wir uns einmal an, wie du dies umsetzen kannst.

Deine Lohneinstellungen findest du unter „Einstellungen“ -> „Smartplan Einstellungen“ -> „Lohn“, nachdem du dich über einen Browser in dein Konto eingeloggt hast. Als Erstes musst du hier auswählen, in welchem Dateiformat die exportierten Daten generiert werden sollen. Wähle einfach das System aus den Optionen aus, welches sich am besten für deine Lohnabrechnungen eignet:

Anmerkung: Da Smartplan noch nicht sehr lange in Deutschland erhältlich ist, arbeiten wir hier derzeit noch an der stetigen Weiterentwicklung unseres Produkts. Solltest du ein bestimmtes Dateiformat benötigen, das nicht aufgeführt ist, oder deine Gehaltsabrechnungen über einen speziellen externen Anbieter abwickeln, teile uns dies gerne mit. Wir sammeln laufend Vorschläge, um die Lohnfunktion in Deutschland erweitern und optimieren zu können. Für eine einfache, direkte Kontaktaufnahme klicke auf den Button "Ein Lohnabrechnungssystem fehlt".

Hast du eine der Optionen ausgewählt? Dann kannst du nun mit der Einrichtung deiner Lohnarten beginnen.

Die verschiedenen Lohnarten und -sätze, die ihr in eurem Unternehmen verwendet, kannst du im Feld der generellen Lohnarten hinzufügen. Klicke einfach auf „Lohnart hinzufügen“. Für jede Lohnart musst du einen Titel und zusätzlich den Stundenlohn angeben. Als zusätzliche Option kannst du ebenfalls ein Kürzel oder eine ID zur Lohnart hinzufügen:

Den Titel kannst du frei wählen. Zum Beispiel könntest du hier "Stundenlohn 1", "Stunden 2" usw. schreiben. Vielleicht machen für euch andere Kategorien aber auch mehr Sinn, zum Beispiel "über 18"/"unter 18" oder "mit Tarif"/"ohne Tarif". Wähle einfach die Titel so aus, dass sie dir deiner Meinung nach den besten Überblick vermitteln.

Bitte wähle den Wert des Stundenlohns mit Sorgfalt, denn dieser stellt später die Grundlage für die Berechnung der Löhne deiner Angestellten dar.

Auch die Angaben zur Lohnarten-ID hängen maßgeblich von euren eigenen internen Anforderungen ab. Solltet ihr beispielsweise einen eigens auf Lohnabrechnungen spezialisierten externen Anbieter nutzen, z.B. eine Lohnabrechnungssoftware oder ein Steuerbüro, kann es gut sein, dass dieser eventuell schon eigene Vorgaben in Bezug auf die Lohnarten gemacht hat (spezielle Nummern oder Kürzel zur Kennzeichnung diverser Lohnarten). In diesem Fall würde es Sinn machen, die Lohnarten in Smartplan genauso zu schreiben wie in deinem Lohnabrechnungssystem, da das System die Informationen so besser abgleichen und zuweisen kann.

Solltest du die Lohnabrechnungen für deine Angestellten selber abwickeln, kannst du natürlich auch die Lohnart frei wählen. Hier könnte es sich zum Beispiel anbieten, eigens kreierte Kürzel für bestimmte Lohnarten zu erstellen, z.B. "ASL1" als Kürzel für "Allgemeiner Stundenlohn 1".

Hinweis: Da für unsere deutschen Kunden bisher nur die Datenexporte in Excel und CSV zur Verfügung stehen, möchten wir anmerken, dass die Lohnexporte für diese Dateiformate keine fertigen Lohnabrechnungen darstellen. Sie sind daher lediglich als Aufbereitung der Daten aus Smartplan zu verstehen und haben somit nur eine unterstützende Funktion für deine eigentliche Lohnabrechnung (oder die deines Steuerbüros oder Lohnabrechnungssystems).

Sobald du die verschiedenen von euch verwendeten Lohnarten eingerichtet hast, kannst du damit beginnen, sie den Angestellten zuzuweisen. Für jeden Nutzer und jede Nutzerin in Smartplan musst du eine Mitarbeiternummer und einen oder mehrere Lohnarten angeben. Die Mitarbeiternummer wird dir oftmals bereits von den Lohnabrechnungsprogrammen oder Steuerbüros vorgegeben. Allerdings kannst du hier z.B. auch die Steuer-Identifikationsnummer oder eure intern vergebenen Mitarbeiternummern oder Kürzel eintragen.

Daraufhin musst du für die Person eine allgemeine Lohnart auswählen, die dann für die Berechnung der Vergütung von regulären Arbeitsstunden der Person genutzt wird. Das entspricht dann dem Standard-Lohn, den der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin primär für seine/ihre Arbeitsstunden erhält.

Du kannst jedoch auch wählen, ob die Person eventuell anders vergütet werden soll, falls er oder sie Schichten mit anderen Jobpositionen übernimmt:

Auf diese Weise kannst du die Art der Vergütung jeweils an die Arbeitsaufgaben anpassen, die der Mitarbeitende im Unternehmen übernimmt.

Wir empfehlen, die Ersteinrichtung der Lohnarten in den Smartplan-Einstellungen vorzunehmen. Es ist jedoch auch möglich, kleinere Änderungen direkt in der Ansicht "Zeiterfassung" vorzunehmen.

Wenn du einen bestimmten Zeitraum nachschlägst und auf eines der Gehälter in der Spalte "Lohn" klickst, öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du sehen, welche Lohnart als Standard-Lohn für diesen Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin gewählt wurde, und diese bei Bedarf ändern.

Du kannst sogar eine völlig neue Lohnart erstellen. Dazu musst du nur auf "+ Lohnsatz hinzufügen" klicken und einen Titel und einen Stundenlohn für die Lohnart eingeben. Klicke dann einfach auf "Speichern", um die Lohnart hinzuzufügen:

Wenn du weitere Hilfe bei der Durchführung der Lohnabrechnungen über Smartplan benötigst, empfehlen wir dir, einen Blick auf diese Artikel zu werfen: