Nachdem du alle Einstellungen zur Lohnfunktion vorgenommen hast, kannst du dir über Smartplan eine Lohndatei erstellen lassen. Wenn du zuerst noch die Lohneinstellungen für euer Konto einrichten musst, findest du Hilfe dazu in diesen Leitfäden:
In diesem Artikel sehen wir uns nun an, wie du in Smartplan eine Lohndatei generieren kannst, mit der du deine Gehaltsabrechnungen vornehmen oder die du an eine entsprechende Stelle weiterleiten kannst.
Allgemeiner Hinweis: Da für unseren deutschen Kunden bisher nur die Datenexporte in Excel und CSV zur Verfügung stehen, möchten wir anmerken, dass die Lohnexporte für diese Dateiformate keine fertigen Lohnabrechnungen darstellen. Sie sind daher lediglich als Aufbereitung der Daten aus Smartplan zu verstehen und haben somit nur eine unterstützende Funktion für deine eigentliche Lohnabrechnung (oder die deines Steuerbüros oder Lohnabrechnungssystems).
Langfristig wird jedoch die Integration in verschiedene unabhängige Lohnabrechnungsprogramme vorgesehen, sodass man die aus Smartplan exportierten Daten dann direkt beim Lohnabrechnungsanbieter hochladen kann. Solltet ihr bereits mit einem solchen Programm arbeiten und eine Integration wünschen, kontaktiere bitte unseren Support.
Wenn du eine Lohndatei mit Smartplan erstellen möchtest, gehe zum Menüpunkt "Zeiterfassung". Gebe links den Zeitraum an, der für die Lohndatei gelten soll. Wenn du nun auf "Zeige Daten aus folgenden Dienstplänen" klickst, hast du die Möglichkeit, die Daten bestimmter Dienstpläne von der Suche und letztendlich vom Gehaltsexport auszuschließen:
Die Seitenleiste auf der linken Seite zeigt die gesamten Lohnkosten für den gewählten Zeitraum an. Hier kannst du sehen, wie die tatsächlichen Stunden von den ursprünglich geplanten Stunden abweichen und wie sich das auf die Lohnkosten auswirkt. Du erhältst auch einen Überblick über das Gehalt jeder einzelnen Person deines Unternehmens.
Klicke auf eine/n Angestellte/n, um eine detaillierte Übersicht über die Arbeitsstunden und das Gehalt zu bekommen. Außerdem kannst du so noch finale Änderungen und Korrekturen vornehmen.
Wenn alles richtig aussieht, klicke auf "Lohn für den Zeitraum erstellen" auf der linken Seite:
Jetzt siehst du eine endgültige Übersicht über alle Gehaltsinformationen. Außerdem kannst du die Mitarbeiternummer und die Lohnart für jede/n einzelne/n Mitarbeiter/-in bearbeiten. Wenn du auf eine Person klickst, kannst du sehen, welche Stunden und Zuschläge sie in dem gewählten Zeitraum bekommen hat und wie sich dies zum endgültigen Gehalt addiert:
Wenn es Mitarbeiter/-innen gibt, die du nicht in der Datei aufnehmen möchtest, entferne einfach das Häkchen neben deren Namen.
Wenn du möchtest, dass die Stundensätze und Lohnberechnungen in deinem Gehaltsexport inkludiert werden, vergiss nicht, das Kästchen mit der Option "Ja, Lohnsätze im Lohnexport inkludieren." anzukreuzen. Andernfalls würdest du eine Datei erhalten, die lediglich auflistet, wie viele Stunden innerhalb der einzelnen Lohn- oder Zuschlagsart gearbeitet wurden.
Wenn du bereit bist, deine Gehaltsabrechnung zu erstellen, klicke auf "Datei herunterladen" in der rechten unteren Ecke und Smartplan erstellt eine Lohndatei für dich:
Du kannst nun Daten aus dieser Datei für deine Gehaltsabrechnungen heraus kopieren oder die Datei einfach direkt an ein Steuerbüro oder einen anderen Lohnabrechnungsdienstleister weiterleiten.