Debtist ist ein internes Tool zur Verwaltung und Nachverfolgung offener Zahlungen sowie zur Eskalation von Zahlungsrückständen. Es wird vorrangig im Kontext von Chargebacks, Rücklastschriften und fehlgeschlagenen Zahlungen verwendet.
Den Artikel für die Vendoren findest du hier.
Wie lange dauert der Inkassoprozess?
Die Dauer des Inkassoprozesses kann je nach Fall und Schuldner variieren. In den meisten Fällen beginnt der Prozess mit einer ersten Mahnung, die innerhalb weniger Tage nach Auftragserteilung versendet wird. Diese Mahnung setzt dem Schuldner eine Frist zur Zahlung, in der Regel zwischen 7 und 14 Tagen.
Wenn keine Zahlung erfolgt, folgen weitere Mahnstufen, die jeweils zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen können. Insgesamt kann der außergerichtliche Inkassoprozess einige Wochen bis mehrere Monate dauern, abhängig von der Reaktion des Schuldners und der Komplexität des Falls.
Sollte der Schuldner weiterhin nicht zahlen, kann das Inkassounternehmen gerichtliche Schritte einleiten, was den Prozess verlängert. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein schneller und effizienter Beginn des Inkassoverfahrens die Chancen auf eine erfolgreiche und zügige Eintreibung der Forderung erhöht. Ein gutes Inkassounternehmen wird stets bemüht sein, den Prozess so kurz wie möglich zu halten.
Schritt-für-Schritt: So nutzt du Debtist im Support
1. Fall finden
Suche nach:
Bestell-ID
Kundenname (bitte unbedingt mit der Bestell-ID oder der E-Mail-Adresse abgleichen, um Verwechslungen zu vermeiden)
2. Fall prüfen
Bitte auf "Details" klicken, um alle relevanten Informationen zum Fall einzusehen – darunter Adresse, eingegangene Zahlungen, Aktivitäten, Kommentare und sw.
3. Anfrage bearbeiten
Je nach Art der Anfrage unterscheiden sich die nächsten Schritte:
Kundenanfrage (z. B. Rückfrage zum Status, Klärung)
In Debtist auf „Details“ klicken, um den Sachverhalt vollständig einzusehen (Zahlungsverlauf, Aktivitäten, Kommentare,).
Dem Kunden anschließend eine klare und präzise Rückmeldung mit Verweis auf den aktuellen Status geben.
Stornierungswunsch vom Vendor
Wenn der Vendor mitteilt, dass er eine Bestellung stornieren möchte, leiten wir
einen Hinweis an das Debtist Support Team weiter, damit die nötigen Schritte korrekt dokumentiert und eingeleitet werden können.
Zahlungsanfrage (für das Finanzteam, das für die Bearbeitung der Zahlungseingänge zuständig ist)
Falls wir eine bereits bezahlte Rate an Debtist weiterleiten möchten, bitte die entsprechende Information im Tab "Zahlung" markieren, damit das Team den Vorgang korrekt zuordnen kann.
Hinweis: Bei strittigen Fällen bitte Rücksprache mit Vitalij oder Nastia halten.
Prozess für die Bearbeitung von Debtist-Anfragen
Prozess für die Bearbeitung von Debtist-Anfragen
Es gibt verschiedene Arten von Anfragen, die wir von Debtist erhalten. Dazu gehören Adressanfragen, Rechnungsanfragen, Zahlungsanfragen, sowie Anfragen, in denen mitgeteilt wird, dass eine Bestellung storniert wurde, etc.
Es gibt bestimmte Schritte, die wir befolgen sollten, um unsere Stellungnahme oder die gewünschte Information an Debtist weiterzuleiten.
Für Nachweise, Rechnungen oder weitere Informationen ist es erforderlich, die Akte im Debtist-System zu finden:
Folgend geben wir die passende Bestell-ID (oder den Kundennamen) ein und suchen nach der Bestellung. Bitte danach auf "Details" klicken:
Bei der Option "Nachricht" könnten wir dem Debtist-Team den aktuellen Stand mitteilen und die passenden Nachweise, Rechnungen oder die Bestellbestätigung hochladen.
Hinweis:
Wenn wir mehr als zwei Dateien hochladen müssen, fassen wir diese bitte in einem Dokument zusammen, damit die Informationen leichter verständlich sind. Tool
Wenn es sich um eine Zahlungsanfrage handelt, zB:
Wenn es sich um eine Zahlungsanfrage handelt, zB:
dann sollten wir dem Vendor zunächst Bescheid geben und klären, ob die Lösung für ihn so passt – erst danach bestätigen oder ablehnen wir die Anfrage gegenüber dem Debtist-Team.