DATEV ist restriktiv, wenn Sie eine Datei übertragen, deren Inhalt nicht zur Dateiendung passt.
Beispiel: Sie übertragen eine Rechnung mit dem Namen RE012345.PDF.
DATEV untersucht den Inhalt der Datei und überprüft, ob es sich tatsächlich um eine PDF handelt. Weicht der Dateiinhalt vom typischen Aufbau von PDF-Dateien ab, dann wird die Datei aus Sicherheitsgründen von DATEV abgewiesen. Die Datei hat zwar die Endung PDF ist aber inhaltlich keine PDF.
DATEV ist hier strenger als lexoffice, wir überprüfen ebenfalls beim Upload einer externen Rechnung, ob diese grundsätzlich OK ist; aber DATEV ist hier wesentlich restriktiver. Leider sind uns hier die Hände gebunden.
Was können Sie tun, wenn Sie in diesen Fehler haben?
In der Regel erhalten Sie von einem Lieferanten eine Eingangsrechnung.
Diese Rechnung laden Sie hoch in lexoffice und buchen diese Rechnung.
Beim Export nimmt lexoffice diese hochgeladene Rechnung und überträgt sie an DATEV.
DATEV meldet dann den Fehler: das Dateiformat passt entspricht nicht der Dateierweiterung.
Aus Gründen des GOBD dürfen wir nicht einfach ein neues korrektes PDF erzeugen und übertragen, daher müssen Sie (leider) tätig werden. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1) Fordern Sie von Ihrem Lieferanten eine ordentliche Rechnungskopie an. erstellt Ihr Lieferant diese jedoch mit dem gleichen Programm, laufen Sie vermutlich wieder in das Problem.
Möglichkeit 2) Erzeugen Sie selbst mit einem PDF-Druckertreiber ein neues PDF und ersetzen damit die fehlerhafte PDF. Streng genommen verstoßen Sie dabei auch gegen die GOBD, aber es fehlt Ihnen vermutlich die Zeit den Weg 1 solange auszuprobieren, bis die Rechnung ordnungsgemäß übertragen werden kann. Bitte besprechen Sie daher dieses Vorgehen mit ihrer Steuerkanzlei.