Entdeckt DATEV eine ungültige PDF-Datei, dann verweigert DATEV die Annahme der Datei. Je nach Übertragungsart reagiert DATEV dabei jedoch unterschiedlich:
Rechnungsdatenservice: der gesamte Export bricht ab. Sollten also von 100 Belegen der letzte Beleg von DATEV mit 500 abgelehnt werden, dann löscht DATEV die gesamte Übertragung.
Buchungsdatenservice: einzelne Belege werden abgelehnt; alle anderen Belege, die beim Buchungsdatenservice werden übertragen. Sollten bei 100 Belegen also der letzte Beleg angelehnt werden, dann verbleiben die 99 Belege bei DATEV.
500 - das bedeutet dieser Fehlercode
Nach unserer Erfahrung tritt der Fehler 500 in vier uns bekannten Fällen auf, nach unserer Erfahrung handelt es sich zu 90% um Fall 1 oder 2:
Ein Beleg hat ein MIME-Type-Problem
DATEV ist restriktiv, wenn Sie eine Datei übertragen, deren Inhalt nicht zur Dateiendung passt.
Beispiel: Sie übertragen eine Rechnung mit dem Namen RE012345.PDF.DATEV untersucht den Inhalt der Datei und überprüft, ob es sich tatsächlich um eine PDF handelt. Weicht der Dateiinhalt vom typischen Aufbau von PDF-Dateien ab, dann wird die Datei aus Sicherheitsgründen von DATEV abgewiesen. Die Datei hat zwar die Endung PDF ist aber inhaltlich keine PDF.
Der Beleg hat hinten die Endung PDF, aber der Aufbau der Datei passt nicht zu einer PDF-Datei. DATEV ist hier sehr streng, sobald der MIME-Type nicht zur Dateiendung PDF passt (MIME-Type: Aufbau der Datei), verweigert DATEV die Annahme des Belegs.
DATEV ist hier strenger als Lexware Office, wir überprüfen ebenfalls beim Upload einer externen Rechnung, ob diese grundsätzlich OK ist; aber DATEV ist hier wesentlich restriktiver.
Sie können über den externen Link https://www.htmlstrip.com/mime-file-type-checker die Rechnung hochladen und überprüfen. Bitte beachten Sie: der Server steht in den USA und hat nichts mit Lexware Office zu tun, bitte beachten Sie den Datenschutz. Dieser Online-Service gibt Ihnen den korrekten Mime-Type: bei PDF müsste das "application/pdf" sein; ist es "application/zip" dann liegt das Problem daran.
Lösung bei Mimetype "application/zip"
In der Regel erhalten Sie von einem Lieferanten eine Eingangsrechnung.a) Diese Rechnung laden Sie hoch in Lexware Office und buchen diese Rechnung.
b) Beim Export nimmt Lexware Office diese hochgeladene Rechnung und überträgt sie an DATEV.
c) DATEV meldet dann den Fehler: das Dateiformat passt entspricht nicht der Dateierweiterung.
d) Aus Gründen des GOBD dürfen wir nicht einfach ein neues korrektes PDF erzeugen und übertragen, daher müssen Sie (leider) tätig werden. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1) Fordern Sie von Ihrem Lieferanten eine ordentliche Rechnungskopie an. erstellt Ihr Lieferant diese jedoch mit dem gleichen Programm, laufen Sie vermutlich wieder in das Problem.
Möglichkeit 2) Erzeugen Sie selbst mit einem PDF-Druckertreiber ein neues PDF und ersetzen damit die fehlerhafte PDF. Streng genommen verstoßen Sie dabei auch gegen die GOBD, aber es fehlt Ihnen vermutlich die Zeit den Weg 1 solange auszuprobieren, bis die Rechnung ordnungsgemäß übertragen werden kann.
So kommen Sie an die richtige Rechnung
Bennen Sie den Beleg um in eine ZIP-Datei. Bsp. die Rechnung RE12345.PDF nennen Sie um in RE12345.ZIP und versuchen Sie die Datei zu entpacken. Dort finden Sie in der Regel die korrekte Rechnung enthalten. Löschen Sie die ursprüngliche Rechnung in Lexware Office und laden die Originaldatei hoch - DATEV wird diese akzeptieren.
Es werden zu viele Dokumente übertragen
Sie übertragen mehr als 3.000 Belege in einem Monat. DATEV macht bei 3.000 Dokumenten zu. Daher kann man pro Monat maximal 2.999 Belege jeweils pro Übertragung (Eingangsbelege & Ausgangsbelege werden separat übertragen) übermittelt werden, d.h. in einer Übertragung dürfen nicht mehr als 2.999 Eingangsbelege oder 2.999 Ausgangsbelege sein. Falls Sie mehr Belege übertragen möchten, dann ist evt. eine andere Lösung für Sie effektiver. Bitte wenden Sie sich an unseren Support.
Wichtig: Mehr als 3.000 Dokumente kosten bei DATEV Speicherplatz. Bitte besprechen Sie diese Kosten mit Ihrer Steuerkanzlei.
Ein (scheinbarer) Virus im PDF
Ein PDF-Beleg enthält scheinbar einen Virus. In der Regel ist das ein 'false positiv', die Einstellungen von DATEV sind jedoch sehr streng.
Wichtig: Dass das PDF tatsächlich einen Virus beinhaltet ist nach unseren Erfahrungen unwahrscheinlich. DATEV reagiert hier sehr restriktiv. Teilweise werden normale Zeichenketten im Dokument als Virus bewertet, obwohl das Dokument virenfrei ist. Bitte überprüfen Sie das Dokument lokal auf Ihrem PC mit einem aktuellen Virenscanner.
Das DATEV-Rechenzentrum ist nicht erreichbar
Das DATEV-Rechenzentrum befindet sich gerade im Wartungsmodus oder ist nicht verfügbar. Evt. führt DATEV an Modulen, die für die Belegübertragung notwendig sind, Wartungsarbeiten durch oder es gibt generelle Probleme beim DATEV-Rechenzentrum. Dies ist jedoch äußerst selten der Fall, das DATEV-Rechenzentrum gehört zu den sichersten und modernsten Rechenzentren in Europa.
Hinweis: Den aktuellen Status des DATEV-Rechenzentrums können Sie über folgenden Link einsehen.
Bitte wenden Sie sich an den DATEV-Support
Wir können seitens Lexware Office hier wenig machen! Bitte wenden Sie sich an DATEV:
Rechnungsdatenservice: Tel: 0911 319 – 33621; belegwesen@service.datev.de
Buchungsdatenservice: Tel: 0911 319- 38600; kanzlei-rechnungswesen-buchfuehrung@service.datev.de
Die Belege werden von Lexware Office korrekt verarbeitet und an DATEV übergeben. Dass DATEV diese Belege blockiert ist leider ein DATEV-Problem. Wir können hier auch keinen Support geben!
Was können Sie tun?
Da dies für Sie nicht zufriedenstellen ist wissen wir; daher versuchen Sie nachfolgende Lösungsansätze:
Beim Rechnungsdatenservice müssen Sie alle Belege erneut übertragen.
DATEV empfiehlt selbst die Übertragung nochmal anzustoßen und zu überprüfen, oder die Übertragung wieder beim gleichen Beleg abbricht. Nicht selten (gefühlt in 50% der Fälle) reagiert das Sicherheitsmodul bei DATEV bei einer erneuten Übertragung weniger restriktiv. Bricht die Übertragung erneut ab, muss das Problem behoben werden. Leider ist die Behebung nicht trivial.
Beim DATEV Rechnungsdatenservice wird die gesamte Übertragung bei einem 500-Fehler abgebrochen. In Lexware Office wird Ihnen im Übertragungsprotokoll angezeigt, welcher Beleg den Abbruch bei DATEV erzeugt hat. Suchen Sie den Beleg in Lexware Office, löschen Sie das Belegbild und fordern Sie beim Versender eine neue Rechnung an.
Eine weitere Möglichkeit ist, nur diesen einen Beleg über das DATEV-Tool Belegtransfer zu übertragen. Hier ist DATEV nicht so restriktiv.
Übertragen Sie die Belege mit dem DATEV-Tool Belegtransfer. Hier lehnt DATEV nicht den ganzen Stapel ab; sondern nur den einzelnen einen Beleg. Im Protokoll von Belegtransfer sehen Sie welcher Beleg das ist und Sie können dies Ihrer Steuerkanzlei mitteilen.
Beim Buchungsdatenservice sind wahrscheinlich nur einzelne Belege nicht übertragen (siehe Übertragungsprotokoll in Lexware Office). Laden Sie diese wenigen Belege manuell in DATEV hoch.