I TimeView vælger du Alle for at få oversigten vist. Her vælger du Dokumentskabeloner. Her skal vi lave en skabelon som vi kan bruge til at flette med:
Vælg Opret ny under Dokumentskabelon oppe i båndet.
Vælg dit ”udgangsdokument” – hvis du f.eks. har en standardformulering til at ligge, og du bare mangler at få flettefelter på.
Giv det en sigende titel, en beskrivelse og vælg kategorisering af dokumentet.
Vælg Tilføj – og vælg Rediger for at rette og indsætte flettefelter.
For at få indsat flettefelter skal du gå til Forsendelser – hvor du klikker på Vælg modtagere og herefter Brug eksisterende liste.
Vælg den Excel fil du modtog fra TimeSolutions.
I det vindue som popper op vælger du Windows (standard) som Tekstkodning.
Herefter har du en liste som du kan vælge under Indsæt fletfelt oppe i bånden.
Navnene på felterne er på engelsk –hvilket kan volde lidt udfordringer, men du er altid velkommen til at ringe til TimeSolutions for support.
Bemærk, at du igennem Words standardfunktionalitet vælger om der er tale om en mail eller et brev.
I det følgende bliver vist vejledning hvis der er tale om en e-mail forsendelse.
Hvis der er tale om et brev skal du nu springe frem til afsnittet "Brev”.
Hvis det er email så kan du fortælle mailadresserne til formen ved at vælge Afslut og flet ude til højre i Word. Herefter skal du fortælle hvilket felt der er selve mailadressen.
Du skal være opmærksom på, at der er forskel på feltet CustomerEmail – som er det felt der står på selve kundeformen og så feltet ContactEmail, som er det felt der står på kontaktpersonerne. Bemærk at det også er her du sætter Emnet på mailen.
Nu er du klar til at lave selve fletningen og forsendelsen:
Marker et antal kontakter – højreklik og vælg dokument.
Vælg en kontakt som den primære.
Udfyld dokumentforklædet på normal vis.
Gennemse og afsend.
Brev
Hvis du skal lave et brev så laver du først selve brevet i Word – og henter det ind som dokumentskabelon, som beskrevet i afsnittet om opstart. Herefter finde du de flettefelter som skal ned i brevet typisk Kundenavn, vejnavn, postnummer og by samt attentionperson.
For at gøre det lidt lettere i brugen er de felter som typisk anvendes:
«Customer_CustomerName» = KundeNavn
«Customer_AddressCoName» = C/O navn / adresse. Feltet bruges forskelligt hos forskellige virksomheder, så det er god ide at undersøge om dette felt skal stå her eller efter adressefeltet. Bemærk at Word selv ”sletter” linien hvis indholdet er tomt, så der bliver ikke en tom linie i adresseblokken.
«Customer_AddressStreet» = Vejnavn og husnummer
«Customer_AddressPostbox» = Postbox (Igen – kommer kun med hvis udfyldt).
«Customer_AddressZipCode» = Postnummer – (Husk at der skal mellemrumstegn inden bynavnet sættes ind.
«Customer_AddressCity» = Bynavn – skal stå på samme linie som postnummer.
«Contact_FirstName» = Kontaktpersons fornavn (husk mellemrum til efternavn). «Contact_LastName» = Kontaktpersons efternavn.
Når skabelonen er færdig skal den gemmes igen – dette gøres ved at lukke Word og svare ja til at det skal gemmes.
Herefter er skabelonen klar til bruge – og kan benyttes enten i almindelig brevfletning eller dokumentgruppe-fletning.
Almindelig brevfletning:
Marker et antal kunder – gå til Hjem afsnittet og klik på knappen Brevfletning.
Indsæt titel på brevet – find den rigtige skabelon – og kontroller at de andre værdier er rigtige – og tryk OK:
Herefter kører funktionen videre i Word – hvor vi anbefaler at man benytter Afslut og Flet > Rediger de enkelte dokumenter. Dermed får man nemlig mulighed for lige at se skrivelserne igennem før print.
Flet fra dokumentgruppe:
En dokumentgruppe er en gruppe af kunder eller kontaktpersoner, som er udvalgte til at modtage en bestemt skrivelse – f.eks. julekort.
I den situation er der derfor taget højde for udvælgelsen af modtagere, hvorfor man ikke skal markere og vælge brevflet fra kundeoversigten, men i stedet tage udgangspunkt i Dokumentgrupper oversigten som findes under Kunder:
Dobbeltklik på den dokumentgruppe som der skal skrives til.
Vælg kunder eller kontakter og udfyld dokumentforklædet som beskrevet i sidste afsnit med en sigende titel, den rigtige skabelon, dato mv.
Herefter kører funktionen videre i Word – hvor vi anbefaler at man benytter ”Afslut og Flet > Rediger de enkelte dokumenter”. Dermed får man nemlig mulighed for lige at se skrivelserne igennem før print.