Para estar em conformidade com o GDPR e outras regulamentações locais (como LGPD, APPI, etc.), é importante que você tenha o consentimento de todos para gravar suas reuniões. tl;dv acabou de tornar isso ainda mais fácil!
Como funciona o pedido de consentimento?
Para essa funcionalidade funcionar, você precisa ter:
uma integração de calendário totalmente sincronizada (veja aqui como)
gravação automática ativada para todos os eventos do calendário, mesmo que você não participe
Se você não tiver seu calendário sincronizado com sua conta do tl;dv ou não quiser gravar automaticamente, o tl;dv não poderá coletar as informações do evento do seu calendário que precisam para solicitar o consentimento.
Lembre-se que o tl;dv coleta informações apenas sobre eventos no seu calendário principal.
Quando a opção de coleta de consentimento está habilitada, o tl;dv substituirá o link da sala de reuniões no seu evento de calendário por outro link que redirecionará para uma tela de consentimento dentro do próprio tl;dv. Isso também parecerá um pouco diferente nos próprios eventos de calendário. Em vez de ver o link da sala de reuniões, você verá um link que redireciona para o tl;dv.
Se você for o anfitrião da reunião, a sala de reuniões não parecerá diferente quando você clicar no link. Mas quando seus convidados externos quiserem entrar na sala de reuniões, eles verão uma tela pedindo consentimento antes de poderem entrar na própria sala de reuniões:
🗣️ NOTA IMPORTANTE: Se você entrar na sala de reuniões e iniciar a gravação manualmente antes do horário de início do evento, a coleta de consentimento não terá efeito. Essa função só funciona para reuniões que são gravadas automaticamente.
E se meus convidados não consentirem em ser gravados?
Se os seus convidados externos abrirem a página de coleta de consentimento e clicarem em “Recusar consentimento e participar da reunião", eles ainda poderão entrar na sala de reuniões e você pode ter sua reunião normalmente! Mas o tl;dv será bloqueado de acessar e gravar a reunião, seja automaticamente ou manualmente.
A extensão do Chrome ou aplicativo de desktop dirá:
“A gravação do tl;dv está desativada porque alguns participantes recusaram o consentimento para gravação.”
E se você tiver uma reunião com vários convidados, mas nem todos terem feito login ainda ou escolhido se consentem ou não? Até que eles façam isso, você ainda está impedido de gravar.
Você verá na interface do tl;dv:
“A gravação manual está desativada - esta reunião apenas será auto-gravada se todos os participantes derem consentimento ao entrar."
Até que todos que estiverem listados no convite da reunião consintam em serem gravados, você não pode usar o tl;dv para gravar a reunião. O consentimento não pode ser implícito, ele precisa ser confirmado. Se não houver confirmação de consentimento, então a gravação não prosseguirá.
Como eu ativo a coleta automática de consentimento para minhas gravações?
No seu guia de Automatizações, você pode encontrar a opção para habilitar a coleta automática de consentimento para gravação:
Ou se você for um Administrador de Equipe, também pode alternar essa opção para todos os membros da sua Equipe (essa opção não se aplica a você, já que você não é impactado pelos Controles de Administrador, você precisa habilitar sua própria coleta de consentimento).
Quando você habilita esta opção de solicitação automática de consentimento para você ou para sua equipe, você precisará dar ao tl;dv permissões atualizadas para escrever nos eventos do seu calendário. Como estaremos substituindo o link da sala de reuniões pela página que coletará o consentimento dos seus convidados, precisamos ter novas permissões para acessar o seu calendário.
Por que é importante solicitar o consentimento para gravação?
Você é a principal pessoa responsável por estar em conformidade com as regulamentações locais e por fazer uso legal das ferramentas que oferecemos.
É importante que você tenha o consentimento de todos os seus participantes externos para gravar as reuniões em que está participando, pois a qualquer momento seus convidados podem recusar o consentimento ou até mesmo retirar durante a reunião.
Se seus participantes externos não consentirem em serem gravados, o tl;dv não facilitará a gravação e você ainda está sujeito às regulamentações de privacidade e segurança de dados para respeitar o consentimento ou a falta dele de seus convidados.