LIBERANDO AS PERMISSÕES DO MÓDULO
Para gerenciar o módulo é necessário verificar se as permissões estão liberadas.
Para isso, acesse o Painel Administrativo>Recursos Humanos>Permissões>Recursos Humanos>Assinaturas Eletrônicas e verifique se a permissão "Gerenciar Assinaturas Eletrônicas" está habilitada para seu papel:
No Painel Administrativo
Após habilitar a permissão, o módulo Assinaturas Digitais estará disponível em Recursos Humanos:
ETAPAS PARA CADASTRAR UM DOCUMENTO
1) Criando uma categoria
Primeiramente é necessário criar uma categoria de documentos, para isso, clique em "Adicionar Categoria":
Defina um nome para a categoria e clique em "Salvar". A mensagem abaixo será exibida, indicando que a categoria foi cadastrada com sucesso.
2) Adicionando um documento
A próxima etapa é adicionar o documento desejado, para isso, clique em "Adicionar Documento":
Na tela seguinte, selecione a categoria, nome e tipo do documento (texto ou PDF).
Após cadastrar, clique em "Próxima Etapa":
3) Selecionando a visibilidade e vinculando os ASSINANTES no documento
Selecione a visibilidade, escolhendo entre "Público" e "Privado":
Com a visibilidade "Público", todos os usuários da intranet serão selecionados como assinantes do documento.
Selecionando "Privado", o administrador poderá direcionar o documento para uma Unidade, Departamento, Cargo ou Colaborador(es) específicos.
Ao adicionar um assinante, o mesmo será exibido no campo "Relatório dos Assinantes":
4) Selecionando a visibilidade e vinculando os LEITORES no documento
Na próxima etapa será possível adicionar leitores no documento.
Selecione entre "Público" ou "Privado", seguindo a mesma regra anterior.
Os usuários adicionados como leitores serão exibidos em "Relatório dos Leitores":
Qual a diferença entre assinantes e leitores?
Assinantes é o grupo de pessoas que irão visualizar e dar o aceite (assinatura) no documento;
Leitores apenas irão visualizar o documento e marcar na opção "LIDO".
5) Revisando as informações
Ao finalizar, serão exibidas as configurações do documento:
Revise as informações, e caso estiver tudo certo, clique em "Publicar Documento".
Caso não desejar publicar o documento no momento, o mesmo ficará salvo em "Assinaturas Digitais>Relatório". Assim, o administrador pode cadastrar um documento, mas publicá-lo somente no momento desejado.
Para visualizar a lista de documentos acesse "Assinaturas Eletrônicas>Relatório":
No exemplo acima, o documento foi cadastrado, mas não foi publicado.
Um documento que ainda não foi publicado, permite a edição dos dados. Após a publicação, a edição não é mais permitida.
6) Edição do documento
Caso for necessário realizar a edição de algum dado do documento antes da publicação, o administrador poderá realizá-la localizando o documento no relatório e clicando em Selecione>Editar:
7) Ativando o documento
Para ativar o documento, clique em Selecione>Ativar:
8) Publicando o documento
Caso o documento não tenha sido publicado, após ativá-lo, clique em Selecione>Editar, siga todas as etapas novamente até que a opção "Publicar Documento" seja exibida:
Observação: para que o documento seja exibido para os usuários, é necessário ativá-lo e publicá-lo.
Após a publicação, o documento ficará disponível para assinatura ou leitura em Meu Perfil>Assinaturas Eletrônicas.
Para saber mais, confira o artigo:
Como VISUALIZAR, LER e ASSINAR um documento pelo módulo ASSINATURAS ELETRÔNICAS?