Faste opkrævninger bruges, når foreningen skal opkræve de samme typer beløb igen og igen, typisk månedligt eller kvartalsvist. Før du opretter en fast opkrævning, anbefaler vi, at du gennemgår jeres fordelingstal, acontosatser og betalingsløsninger, så grundlaget er på plads.
Opret en fast opkrævning
Gå til Indtægter -> Opkrævninger
Klik Opret opkrævning
Udfyld stamdata:
Titel: Navnet på opkrævningen, fx "Månedlig opkrævning"
Type: Gentagende opkrævning
Periode: Hvor ofte den skal udsendes, fx månedligt
Næste opkrævningsdato: Datoen for første udsendelse
Herefter opsætter du opkrævningslinjer, som bliver til linjer på fakturaen.
Hvis du ønsker at opsætte en opkrævning, der kun sendes én gang, så kan du også følge denne guide. Den eneste forskel er, at du under type i ovenstående afsnit skal vælge Engangsopkrævning.
Opkrævningslinjer
En opkrævning kan have en eller flere linjer. I praksis er der tre typiske måder at opkræve på.
1. Fast pris
Fast pris bruges, når alle husstande skal opkræves det samme beløb, fx kontingent.
Eksempel:
Titel: Kontingent
Konto: 10010 - Opkrævet kontingent
Type: Fast pris
Antal: 1
Pris: 1.000
2. Aconto
Aconto bruges, når beløbet beregnes ud fra acontosatsen på den enkelte husstand. Her bogføres der direkte på den tilhørende balancepost.
Eksempel:
Titel: Aconto vand
Type: Aconto vand
Når du vælger aconto-typen, udfylder systemet automatisk konto og felter. Prisen vises som 1, fordi systemet bruger husstandens aconto-beløb og ganger med 1.
3. Fordelingstal
Fordelingstal bruges, når husstande skal opkræves forskelligt ud fra en fordelingsnøgle, fx fællesbidrag. Læs først guiden til fordelingstal, hvis I ikke allerede har opsat dem.
Eksempel:
Titel: Fællesbidrag
Konto: 10020 - Opkrævet fællesbidrag
Type: Det fordelingstal I har oprettet i Indstillinger
Pris: Pris pr. enhed af fordelingstallet
Sådan beregner du prisen:
Hvis foreningens samlede fordelingstal er 100, og I samlet skal opkræve 2.000 kr., indtastes prisen som 20 kr. (2000 / 100 = 20).
Opret opkrævningen
Klik Opret opkrævning
Opkrævningen kan tage lidt tid at oprette, fordi systemet genererer opkrævningsrunder for de kommende perioder.
Kontrol af opkrævningsrunder og fakturaer
Når opkrævningen er oprettet, kan du se opkrævningsrunderne på siden.
Vi anbefaler, at du kontrollerer opkrævningen med det samme:
Klik på en opkrævningsrunde (datoen)
Tjek totalsummerne i overblikket
Åbn en eller flere husstandes fakturaudkast og kontroller linjerne
Hvis du vil se den endelige faktura som PDF inden du sender til alle, kan du sende én faktura, fx til et bestyrelsesmedlem:
Åbn den planlagte faktura for husstanden
Klik Send faktura
Kassereren får automatisk en mail 5 dage før en opkrævning udsendes, men det erstatter ikke den første kontrol ved oprettelse.
Ekstraopkrævninger
Hvis du skal lægge særlige linjer på for enkelte husstande eller grupper, fx bestyrelsesgodtgørelse eller gebyr for manglende deltagelse i havedag, skal du bruge ekstraopkrævninger.
Det gøres på den enkelte opkrævningsrunde, hvor du kan tilføje ekstra linjer på samme måde som opkrævningslinjer, men med mulighed for at vælge modtagere (husstande eller grupper).
Tips
Undgå tekster i beskrivelsen, der skal ændres løbende, fx datoer.
I Indstillinger -> Indtægter -> Opkrævninger kan du aktivere, at fakturaens periode automatisk indsættes.
I Indstillinger -> Indtægter kan du sætte en standard forfaldsdato (antal dage til forfald).
Hvis I bruger Betalingsservice, kan den reelle deadline være tidligere end jeres forfaldsdato pga. frister hos Betalingsservice.
Hvis en opkrævning skal sendes tidligere end planlagt:
Åbn den relevante opkrævningsrunde
Klik Send opkrævning