À quoi ça sert ?
Quand vous enregistrez un règlement après avoir généré la facture, le PDF de la facture ne se met pas à jour tout seul. Cette fonctionnalité vous permet de regénérer la facture pour qu'elle affiche le statut de paiement actuel : règlements reçus, montants en attente, remboursements.
Vos clients reçoivent ainsi une facture qui reflète exactement ce qui a été payé, sans que vous ayez besoin de créer un nouveau document.
Avant de commencer
La commande doit déjà être facturée (une facture doit avoir été générée).
Vous devez avoir les droits de gestion des commandes (propriétaire, collaborateur avec accès commandes ou agent).
Si vous voulez que la facture reflète un paiement récent, assurez-vous d'abord que ce règlement a bien été enregistré dans la commande.
Comment faire
Ouvrez la commande concernée depuis Ventes > Commandes.
Descendez jusqu'à la section Documents de la commande.
Sur la ligne de la facture, cliquez sur le bouton menu (icône ⋮ trois points) à droite du document.
Cliquez sur Mettre à jour statut règlement.
Une fenêtre de confirmation apparaît avec le message : « Le document actuel sera supprimé et regénéré. Êtes-vous sûr ? »
Cliquez sur Regénérer pour confirmer.
Patientez quelques secondes. La facture est supprimée puis recréée automatiquement avec les informations de paiement à jour.
Le nouveau PDF apparaît à la place de l'ancien dans la section Documents. Vous pouvez le télécharger ou l'envoyer au client.
Points importants à retenir
Le numéro de facture reste le même après l'actualisation. Ce n'est pas une nouvelle facture, c'est le même document avec les règlements mis à jour.
Seules les informations de paiement sont actualisées (montant payé, restant dû, statut). Les produits, quantités et prix ne changent pas.
L'ancien PDF est définitivement supprimé et remplacé par le nouveau. Si vous avez besoin de conserver l'ancienne version, téléchargez-la avant de lancer l'actualisation.
Pensez à enregistrer vos règlements dans la commande avant d'actualiser la facture, sinon le nouveau document affichera les mêmes informations que l'ancien.
Cette action fonctionne aussi sur les factures proforma, les factures d'acompte et les avoirs.
Et ensuite ?
Téléchargez la facture actualisée et envoyez-la à votre client par email directement depuis Wineriz.
Si le client a tout réglé, la facture affichera le statut « Payé » — vous pouvez alors passer la commande en livrée ou archivée.
Si des règlements restent en attente, relancez votre client depuis la fiche commande.
Questions fréquentes
J'ai enregistré un paiement mais ma facture affiche toujours « en attente », comment je fais ?
Allez dans la commande, section Documents, cliquez sur le menu ⋮ de la facture puis sur « Mettre à jour statut règlement ». La facture sera regénérée avec le paiement à jour.
Est-ce que ça change le numéro de ma facture ?
Non, le numéro de facture reste strictement identique. Seul le statut des règlements est mis à jour sur le document.
Mon client a payé en plusieurs fois, est-ce que tous les paiements apparaissent sur la facture actualisée ?
Oui, tous les règlements enregistrés (payés et remboursés) apparaissent sur la facture regénérée, avec le détail de chaque paiement.
J'ai actualisé par erreur, est-ce que je peux revenir en arrière ?
Non, l'ancien PDF est définitivement remplacé. Mais comme le contenu de la facture (produits, prix) ne change pas et que le numéro est conservé, il n'y a pas de risque comptable. Seul le statut de paiement affiché est différent.
Je ne vois pas le bouton « Mettre à jour statut règlement », pourquoi ?
Ce bouton n'apparaît que si une facture a déjà été générée. Si la commande n'est pas encore facturée, commencez par la facturer. Vérifiez aussi que vous avez les droits nécessaires sur cette commande.
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