Verfügbarkeitspläne in Zeeg
Wenn du dich bei Zeeg anmeldest, legst du im Onboarding-Assistenten deine typischen Verfügbarkeitszeiten fest. Zeeg erstellt daraufhin automatisch eine Verfügbarkeit namens „Arbeitszeiten" auf Basis dieser Angaben. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Zeeg zwei Ebenen der Verfügbarkeit kennt:
Die erste ist deine Verfügbarkeit — ein wiederverwendbares Set wöchentlicher Zeiten, das du einmal erstellst und auf mehrere Buchungsseiten anwenden kannst. Genau darum geht es in diesem Artikel.
Die zweite ist die seitenspezifische Verfügbarkeit — Zeiten, die du direkt innerhalb einer einzelnen Terminseite festlegst und die nur für diese Terminseite gelten. Mehr zur seitenspezifischen Verfügbarkeit erfährst du hier.
Wenn du einen Kalender mit Zeeg verbunden hast, arbeitet deine Verfügbarkeit gemeinsam mit genau diesem Kalender. Zeeg prüft nun beides: Deine Verfügbarkeit legt fest, wann du buchbar sein möchtest, und dein verbundener Kalender stellt sicher, dass bestehende Termine automatisch blockiert werden. Du brauchst keinen verbundenen Kalender, damit deine Verfügbarkeit funktioniert — aber wenn du einen hast, nutzt Zeeg ihn, um Doppelbuchungen zu verhindern.
Verfügbarkeiten können in allen Preisplänen erstellt werden, einschließlich des kostenlosen Starter-Plans.
Warum Verfügbarkeitspläne erstellen?
Verfügbarkeitspläne sind in verschiedenen Situationen hilfreich, zum Beispiel:
Wenn du mehrere Jobs mit unterschiedlichen Arbeitszeiten hast, kannst du für jeden Job einen eigenen Verfügbarkeitsplan in Zeeg erstellen und ihn auf die entsprechenden Buchungsseiten anwenden.
Wenn du bestimmte Termine oder Verpflichtungen hast, die deine Verfügbarkeit einschränken, kannst du einen Verfügbarkeitsplan erstellen, der diese Einschränkungen widerspiegelt.
Wenn du besondere Ereignisse oder Zeiträume hast, in denen du eine erweiterte Verfügbarkeit anbieten möchtest, kannst du einen entsprechenden Plan erstellen und ihn auf die relevanten Buchungsseiten anwenden.
Wenn du ähnliche Dienstleistungen an verschiedenen Standorten anbietest, kann es sinnvoll sein, für jeden Standort einen eigenen Verfügbarkeitsplan zu haben.
Du kannst neue Verfügbarkeitspläne erstellen oder bestehende bearbeiten, indem du in der linken Seitenleiste auf Verfügbarkeit klickst.
Verfügbarkeitsplan im Listenansicht erstellen oder bearbeiten
Klicke in der linken Menüleiste auf Verfügbarkeit und:
Wähle aus, für wen dieser Verfügbarkeitsplan gilt — du kannst dich selbst wählen („Meine Verfügbarkeit") oder einen anderen Nutzer, sofern du die entsprechende Berechtigung hast
Klicke auf Neu erstellen (oben rechts), um einen neuen Verfügbarkeitsplan zu erstellen
Oder wähle einen bereits vorhandenen Plan aus dem Dropdown-Menü Plan auswählen, um ihn zu bearbeiten
Konfiguriere deinen Plan:
Name des Verfügbarkeitsplans — ein aussagekräftiger Name hilft dir, den Plan beim Erstellen oder Bearbeiten einer Buchungsseite schnell zu identifizieren und auszuwählen
Zeitzone — wähle deine Zeitzone. Die Zeitzone, die einem Buchenden angezeigt wird, wird automatisch an seine lokale Zeitzone angepasst, solange die Buchungsseite auf „Zeitzone automatisch erkennen" eingestellt ist
Wöchentliche Zeiten — füge mit den Schaltflächen + und „Klonen" neue Zeitfenster für jeden Wochentag hinzu und bearbeite sie durch direkte Eingabe der Uhrzeiten. Wenn du alle Zeitfenster eines Tages entfernst, wirst du an diesem Tag als „Nicht verfügbar" angezeigt
Lege bei Bedarf Sonderzeiten fest.
Sonderzeiten ermöglichen es dir, deinen regulären Wochenplan für bestimmte Daten zu überschreiben. Sie sind nützlich, wenn deine Verfügbarkeit an einem bestimmten Tag von deinem üblichen Muster abweicht — zum Beispiel an einem Feiertag, einem Firmenausflug, einem Tag mit nur kurzen Verfügbarkeitsfenstern oder bei einer einmaligen erweiterten Verfügbarkeit.
Sonderzeiten haben Vorrang vor deinen wöchentlichen Zeiten. Wenn du beispielsweise den 25. Dezember unter Sonderzeiten als nicht verfügbar markierst, werden an diesem Tag keine Buchungsslots angezeigt — auch wenn dein Wochenplan diesen Tag als Arbeitstag enthält.
Um eine Sonderzeit hinzuzufügen, klicke auf + Datumsüberschreibung im Bereich Sonderzeiten, wähle dann das Datum und die gewünschten Zeiten aus — oder markiere den Tag als vollständig nicht verfügbar.
Klicke am unteren Ende der Seite auf Plan speichern.
Verfügbarkeitsplan in der Kalenderansicht erstellen oder bearbeiten
Du kannst Verfügbarkeitspläne auch im Kalendermodus erstellen und bearbeiten.
Klicke auf der rechten Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche Kalender.
Klicke auf einen beliebigen Tag, den du bearbeiten möchtest, und wähle:
Zeiten bearbeiten — um die Verfügbarkeit nur für dieses bestimmte Datum zu ändern (zum Beispiel, wenn du an einem bestimmten Dienstag wegen eines Außentermins nur eingeschränkt verfügbar bist). Dies funktioniert genauso wie das Hinzufügen einer Sonderzeitenausnahme in der Listenansicht.
Jeden [Wochentage] bearbeiten (zum Beispiel „Alle Dienstage bearbeiten") — um deine wiederkehrende Verfügbarkeit für diesen Wochentag zu aktualisieren. Dies funktioniert genauso wie das Bearbeiten der wöchentlichen Zeiten in der Listenansicht.
Um mehrere bestimmte Tage gleichzeitig zu bearbeiten, klicke oben rechts im Kalender auf Bulk-Änderungen.
Dies ist nützlich, wenn du dieselbe Verfügbarkeit auf mehrere bestimmte Daten anwenden möchtest — zum Beispiel, um eine ganze Woche während eines Firmenkongresses als nicht verfügbar zu markieren, oder um an mehreren Freitagen im Dezember zusätzliche Verfügbarkeitszeiten einzutragen.
Wähle alle Daten aus, die du aktualisieren möchtest, indem du auf sie klickst. Ausgewählte Daten werden hervorgehoben. Klicke dann auf die grüne Schaltfläche Bearbeiten und lege die Verfügbarkeitszeiten fest, die für alle ausgewählten Daten gelten sollen.
Beachte, dass Sammelbearbeitungen datumsspezifische Ausnahmen erstellen — genau wie Sonderzeiten — und nicht deinen regulären Wochenplan ändern. Wenn du die Verfügbarkeit für einen wiederkehrenden Wochentag dauerhaft ändern möchtest, verwende stattdessen Jeden [Wochentage] bearbeiten.Klicke am unteren Ende der Seite auf Plan speichern.
Wenn du einen bestehenden Verfügbarkeitsplan bearbeitest, werden alle Buchungsseiten, die diesen Plan verwenden, automatisch mit der neuen Verfügbarkeit aktualisiert.
Die Bearbeitung deines Verfügbarkeitsplans wirkt sich nur auf zukünftige Verfügbarkeit aus — bereits bestätigte Meetings werden nicht geändert oder storniert. Wenn du eine bestehende Buchung absagen oder verschieben möchtest, kannst du das manuell über deine Meetings-Seite tun.
Wenn du einen neuen Verfügbarkeitsplan erstellst, tritt die neue Verfügbarkeit erst in Kraft, wenn du den Plan einer Buchungsseite zuweist.
FAQ
Was ist der Standard-Verfügbarkeitsplan?
Du kannst den am häufigsten verwendeten Plan als Standard festlegen. Beim Erstellen einer neuen Buchungsseite wird dann automatisch dieser Plan ausgewählt. Wähle auf deiner Verfügbarkeitsseite den gewünschten Plan aus, klicke auf das Zahnrad-Symbol rechts daneben und wähle Als Standard festlegen.
Wie lege ich einen Plan als Standard fest?
Wähle auf deiner Verfügbarkeitsseite den gewünschten Plan aus, klicke auf das Zahnrad-Symbol rechts daneben und wähle Als Standard festlegen.
Wie klone ich einen Verfügbarkeitsplan?
Wähle auf deiner Verfügbarkeitsseite den Plan aus, den du klonen möchtest, klicke auf das Zahnrad-Symbol rechts daneben und wähle Klonen.
Wie lösche ich einen Verfügbarkeitsplan?
Wähle auf deiner Verfügbarkeitsseite den Plan aus, den du löschen möchtest, klicke auf das Zahnrad-Symbol rechts daneben und wähle Löschen.
Bitte beachte: Ein Plan, der bereits einer oder mehreren Buchungsseiten zugewiesen ist, kann nicht gelöscht werden. Du musst diese Buchungsseiten zunächst auf einen anderen Plan umstellen. Der Standard-Verfügbarkeitsplan kann ebenfalls nicht gelöscht werden.
Können zwei Buchungsseiten unterschiedliche Verfügbarkeitspläne verwenden?
Ja. Jede Buchungsseite hat ihre eigene Verfügbarkeitseinstellung, sodass du jeder Seite einen anderen Plan zuweisen kannst. Du könntest zum Beispiel eine „Kundengespräche"-Seite und eine „Team-Meetings"-Seite mit deinem Standard-Arbeitszeitenplan haben, und eine „Kurze Vorstellung"-Seite mit einem eingeschränkteren Plan, der nur freitagsnachmittags Slots anzeigt. Um den Plan einer Buchungsseite zu ändern, gehe zu deinem Dashboard, bearbeite die Buchungsseite und aktualisiere die Verfügbarkeitseinstellung.
Kann ich einen Verfügbarkeitsplan einem anderen Teammitglied zuweisen?
Ja, wenn du Workspace-Inhaber oder Administrator bist. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Verfügbarkeitsplans kannst du das Feld „gilt für" auf einen anderen Nutzer in deiner Organisation setzen. Dies ist nützlich, wenn du die Verfügbarkeit für ein Teammitglied konfigurieren möchtest, zum Beispiel beim Onboarding neuer Nutzer.
Wie viele Verfügbarkeitspläne kann ich erstellen?
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Verfügbarkeitspläne, die du erstellen kannst. Du kannst so viele Pläne anlegen, wie du benötigst, und sie auf verschiedene Buchungsseiten anwenden.
Was ist der Unterschied zwischen Sonderzeiten und einer Datumsausnahme?
Beides bezeichnet dasselbe. Sonderzeiten ist der Name des Bereichs in Zeeg, in dem du datumsspezifische Ausnahmen für deinen regulären Wochenplan hinzufügen kannst. Wenn du eine Datumsausnahme hinzufügst, erstellst du einen Sonderzeiten-Eintrag für diesen bestimmten Tag.