Los estados de las facturas correspondedes
Aprobada:
Una factura de venta en cuente corriente se genera por defecto con Estado "Aprobada". (Figura 1)
Figura 1
Esto significa que al generarse la factura, va a generarse un asiento con impacto en el libro diario en la cuenta corriente del cliente y en el libro de IVA Ventas.
Las facturas en cuenta corriente permanecerán en estado "Aprobada", si no fueron cobradas, parcialmente cobradas, anuladas o generadas como borrador.
Cobrada:
Una factura de venta al contado se genera por defecto con Estado "Cobrada". (Figura 2)
Figura 2
Esto significa que al generarse la factura, va a generarse un asiento con impacto en el libro diario. A diferencia de las facturas en cuenta corriente, este estado implica que se generan dos movimientos en el diario: uno por la venta y otro por el cobro de la misma.
Además, las facturas de venta al contado quedan generadas con este Estado, si no fueron anuladas o generadas como borrador.
Por último, las facturas en cuenta corriente a las cuales se les aplicó un recibo y quedaron totalmente cobradas, pasan de Estado: "Aprobada" a Estado: "Cobrada". (Figuras 3) También pueden pasar de Estado: "Parcialmente Cobrada" a Estado: "Cobrada".
Figura 3
Parcialmente Cobrada:
Las facturas en cuenta corriente a las cuales se les aplicó un recibo, quedando un saldo a cobrar, pasan de Estado: "Aprobada" a Estado: "Parcialmente Cobrada". (Figuras 4)
Figura 4
Borrador:
Al momento de generar una factura, se tiene la opción de seleccionar el Estado "Borrador" (Figuras 5). Estos comprobantes borradores no generan movimientos en el diario ni en la cuenta corriente del cliente ni en el libro de IVA Ventas, hasta que se les cambie el Estado a "Aprobada" (en el caso de facturas en cuenta corriente) o "Cobrada" (en el caso de facturas contado).
Figura 5
Luego, se las podrá levantar desde la grilla de la solapa Resumen Clientes del módulo Clientes para Editar cualquier de sus datos (que hasta ese momento son provisorios), aprobarla o eliminarla.
Además, cumplen un papel importante a la hora de generar facturas recurrentes electrónicas con datos cambiantes
Anulada:
Una factura puede pasar de Estado: "Aprobada" (si se trata de una factura en cuenta corriente) o "Cobrada" (si se trata de una factura contado) a "Anulada" (Figuras 6). Esto implica que se eliminan los efectos contables de la factura, es decir, que deja de afectar la cuenta corriente del cliente y se eliminan los movimientos que había generado en el diario y en el IVA Ventas.
En todos los casos, y siguiendo lo requerido por la normativa, luego de anularse quedará un registro con valor $0,- con la leyenda "Anulada"
Figura 6
Importante: Si se trata de una Factura Electrónica, por normativa de AFIP no se permite su anulación sino que debe anularse a través de la emisión de una Nota de Crédito .